Trước khi ký với một đối tác, hãy tra tình trạng pháp lý của họ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và trạng thái mã số thuế trên trang tra cứu của cơ quan thuế: doanh nghiệp đang hoạt động, tạm ngừng, đang làm thủ tục giải thể, bị thu hồi giấy chứng nhận hay không hoạt động tại địa chỉ đăng ký đều dẫn tới những rủi ro rất khác nhau. Một công ty "có thật" chưa chắc là công ty còn được ký hợp đồng mới.
Người ta thường chỉ tra để biết công ty có tồn tại không. Câu hỏi quan trọng hơn là: hôm nay, công ty đó đang ở trạng thái nào. Đối tác nhỏ có thể tạm ngừng mà không báo khách, công ty đang giải thể vẫn có người cố bán nốt hàng, doanh nghiệp đã bỏ địa chỉ vẫn có nhân viên nhận đơn. Bài này giải thích từng trạng thái ở mức nguyên lý và việc bạn nên làm với mỗi loại.
Hai nơi tra, hai loại thông tin
Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho biết tình trạng theo góc đăng ký kinh doanh: doanh nghiệp đang hoạt động, đang tạm ngừng, đang làm thủ tục giải thể, đã giải thể, bị thu hồi giấy chứng nhận. Cổng cũng đăng các thông báo về doanh nghiệp, chẳng hạn thông báo giải thể, để các bên liên quan biết. Tên gọi chính xác các trạng thái có thể khác đôi chút tuỳ thời điểm và giao diện.
Trang tra cứu mã số thuế của cơ quan thuế cho biết trạng thái theo góc thuế: người nộp thuế đang hoạt động, tạm ngừng có thời hạn, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế, và một số trạng thái khác. Hai nguồn này thường khớp nhau nhưng không phải lúc nào cũng cập nhật cùng lúc.
Vì vậy bạn nên tra cả hai, ghi lại kết quả kèm ngày giờ. Nếu một nguồn báo bình thường còn nguồn kia báo bất thường, đó là tín hiệu cần hỏi thẳng đối tác và chờ họ giải thích bằng văn bản trước khi ký. Phần ý nghĩa của trạng thái thuế đối với hoá đơn đầu vào thuộc danh mục hoá đơn, chứng từ và các trang chuyên thuế.
Mỗi trạng thái nghĩa là gì với hợp đồng của bạn
Bảng dưới tóm tắt ở mức nguyên lý theo Luật Doanh nghiệp hiện hành; chi tiết từng trường hợp đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi người làm nghề.
| Trạng thái | Ý nghĩa chính | Hợp đồng mới | Hợp đồng đang thực hiện |
|---|---|---|---|
| Đang hoạt động | Doanh nghiệp hoạt động bình thường theo đăng ký | Ký bình thường, vẫn kiểm người ký | Tiếp tục |
| Tạm ngừng kinh doanh | Doanh nghiệp đã thông báo tạm ngừng trong một khoảng thời gian | Không nên ký cho đến khi họ hoạt động trở lại | Doanh nghiệp vẫn phải thanh toán nợ, hoàn thành hợp đồng đã ký, trừ khi có thoả thuận khác |
| Đang làm thủ tục giải thể | Đã có quyết định giải thể, đang thanh lý tài sản, thanh toán nợ | Doanh nghiệp bị cấm ký hợp đồng mới, trừ hợp đồng để thực hiện giải thể | Gửi yêu cầu thanh toán, đối chiếu công nợ ngay |
| Bị thu hồi giấy chứng nhận | Cơ quan đăng ký thu hồi trong các trường hợp luật định; doanh nghiệp phải làm thủ tục giải thể | Không ký | Theo dõi thủ tục giải thể, lưu chứng cứ công nợ |
| Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (theo thuế) | Cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp không còn ở địa chỉ | Không nên ký; rủi ro cao | Liên hệ bằng văn bản tới địa chỉ đăng ký và địa chỉ thực tế, lưu bằng chứng |
| Đã giải thể, đã chấm dứt mã số thuế | Pháp nhân không còn tồn tại | Không thể ký | Người đang nhân danh doanh nghiệp này giao dịch là dấu hiệu bất thường |
Với trạng thái đang giải thể, theo nguyên tắc luật định, kể từ khi có quyết định giải thể, doanh nghiệp và người quản lý bị cấm một số hành vi như ký hợp đồng mới không nhằm thực hiện giải thể, cầm cố tài sản, chuyển nhượng tài sản không đúng quy định. Nếu một doanh nghiệp đang giải thể vẫn mời bạn ký hợp đồng mua bán bình thường, hãy dừng lại.
Những tình huống dễ bị lừa theo trạng thái
Bán thanh lý hàng tồn của công ty đang giải thể. Có thể hợp pháp nếu nằm trong thủ tục thanh lý tài sản để giải thể. Nhưng người bán phải là người có thẩm quyền theo quyết định giải thể, tiền phải về tài khoản doanh nghiệp, có chứng từ. Bán "tay" qua nhân viên, nhận tiền mặt là dấu hiệu rủi ro.
Đối tác tạm ngừng nhưng vẫn nhận đơn. Nhân viên kinh doanh có thể không biết hoặc cố tình nhận đơn trong thời gian công ty tạm ngừng. Bạn đặt cọc rồi, công ty không giao hàng vì đang tạm ngừng, việc đòi lại tốn thời gian.
Doanh nghiệp đã bỏ địa chỉ nhưng còn người giao dịch. Người giao dịch có thể là chủ cũ đang tìm cách bán nốt, hoặc người lợi dụng tên doanh nghiệp. Bạn không gửi được văn bản tới trụ sở, không ai nhận trách nhiệm.
Pháp nhân đã giải thể nhưng con dấu, hoá đơn cũ vẫn lưu hành. Người cầm dấu cũ, giấy tờ cũ dùng để ký hợp đồng, xuất chứng từ. Pháp nhân không còn, bạn không có ai để đòi ngoài cá nhân người đã giao dịch.
Đối tác vừa được mở thủ tục phá sản. Hoạt động của doanh nghiệp bị giám sát và hạn chế theo pháp luật về phá sản. Nếu bạn là chủ nợ, có các thủ tục riêng để đăng ký khoản nợ; nếu đang định ký hợp đồng mới, cần đặc biệt thận trọng và hỏi người làm nghề.
Tra tình trạng đối tác: quy trình gọn
Quy trình dưới đây áp dụng trước khi ký hợp đồng mới, và nên lặp lại định kỳ với đối tác đang có công nợ lớn.
- Lấy mã số doanh nghiệp của đối tác từ giấy chứng nhận đăng ký hoặc hoá đơn trước đây.
- Tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem tình trạng, người đại diện, địa chỉ; xem mục thông báo nếu có thông báo giải thể hay thu hồi.
- Tra mã số thuế trên trang tra cứu của cơ quan thuế: xem trạng thái người nộp thuế.
- Ghi kết quả hai nguồn kèm ngày giờ tra vào phiếu thông tin đối tác, lưu ảnh màn hình.
- Nếu trạng thái khác "đang hoạt động", gửi văn bản hỏi đối tác qua kênh chính thức và không ký, không chuyển tiền cho đến khi rõ.
- Với đối tác đang có hợp đồng: nếu trạng thái chuyển sang tạm ngừng, giải thể, gửi ngay văn bản đối chiếu công nợ, yêu cầu thanh toán hoặc giao hàng theo hợp đồng.
- Đặt lịch tra lại: với nhà cung cấp, khách hàng có công nợ lớn, tra mỗi quý hoặc trước mỗi đơn hàng lớn.
Mất mười phút mỗi quý cho vài đối tác chính rẻ hơn rất nhiều so với một lần phát hiện muộn rằng khách hàng nợ bạn đã giải thể từ mấy tháng trước.
Khi phát hiện đối tác đang có công nợ với bạn đổi trạng thái
Nếu đối tác đang nợ bạn chuyển sang đang làm thủ tục giải thể, đây là lúc phải hành động nhanh. Doanh nghiệp giải thể phải thanh toán hết các khoản nợ trước khi hoàn tất thủ tục; người quản lý có trách nhiệm theo luật nếu báo cáo sai về việc đã thanh toán hết nợ. Bạn nên gửi văn bản yêu cầu thanh toán, kèm bảng đối chiếu công nợ, tới địa chỉ trụ sở và người được giao thanh lý, lưu bằng chứng gửi.
Nếu đối tác tạm ngừng kinh doanh, họ vẫn có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ và hoàn thành hợp đồng đã ký, trừ khi có thoả thuận khác. Gửi văn bản nhắc nghĩa vụ, đề nghị lộ trình thanh toán, thay vì chờ họ hoạt động lại.
Nếu đối tác được mở thủ tục phá sản, việc đòi nợ đi theo thủ tục riêng với những mốc thời hạn cần tuân thủ. Đây là lúc nên có người làm nghề hỗ trợ, vì bỏ lỡ một mốc có thể ảnh hưởng tới quyền của bạn trong việc chia tài sản còn lại. Trong mọi trường hợp, đừng tự ý lấy hàng, giữ tài sản của đối tác để cấn trừ nợ khi chưa có cơ sở pháp lý.
Lưu ý khi đọc kết quả tra cứu
Kết quả tra cứu là dữ liệu, không phải kết luận. Vài điều nên nhớ khi đọc:
- Dữ liệu có độ trễ: thay đổi vừa được ghi nhận có thể chưa hiển thị ngay, nhất là quanh các đợt cập nhật hệ thống.
- Trạng thái "đang hoạt động" chỉ nói doanh nghiệp không ở các trạng thái đặc biệt, không nói gì về sức khoẻ tài chính.
- Hai nguồn tra (đăng ký kinh doanh và thuế) có thể lệch nhau trong một thời gian; lệch là lý do để hỏi, không phải để kết luận.
- Thông tin địa chỉ có thể đang dùng tên đơn vị hành chính cũ, trước khi sắp xếp; đọc theo nghĩa, không so từng chữ.
- Các trang tra cứu thông tin doanh nghiệp không chính thức có thể chậm hoặc sai; ưu tiên cổng của cơ quan nhà nước.
- Kết quả tra cho thấy tình trạng pháp nhân, không xác nhận người đang giao dịch với bạn có thuộc pháp nhân đó.
Kết hợp tra tình trạng với kiểm người ký, kiểm kênh liên lạc và tài khoản nhận tiền mới tạo thành một lần xác minh đối tác tương đối đầy đủ.
Nếu bạn dùng phần mềm kế toán hay bảng tính để quản lý nhà cung cấp, thêm một cột ghi ngày tra tình trạng gần nhất và kết quả. Nhìn cột đó, người phụ trách biết ngay đối tác nào đã lâu chưa được kiểm lại, thay vì phải nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có được ký hợp đồng mới không?
Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không tiến hành hoạt động kinh doanh. Bạn không nên ký hợp đồng mới với doanh nghiệp đang tạm ngừng; nếu họ muốn hoạt động lại sớm, họ cần thông báo theo thủ tục và trạng thái sẽ được cập nhật.
Đối tác đang giải thể còn nợ tiền thì làm thế nào?
Gửi văn bản yêu cầu thanh toán kèm bảng đối chiếu công nợ tới trụ sở và người được giao thanh lý, lưu bằng chứng gửi. Doanh nghiệp phải thanh toán hết nợ trước khi hoàn tất giải thể. Nếu khoản nợ lớn hoặc bị né tránh, nên hỏi người làm nghề.
Trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký nghĩa là gì?
Đây là trạng thái theo góc thuế khi cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp không còn ở địa chỉ đã đăng ký. Giao dịch với doanh nghiệp ở trạng thái này rủi ro cao, cả về liên lạc, đòi nợ lẫn chứng từ. Nên dừng và làm rõ trước khi ký.
Tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp có mất phí không?
Tra cứu thông tin cơ bản như tên, mã số, địa chỉ, người đại diện, tình trạng thường miễn phí. Thông tin chi tiết hơn hoặc văn bản xác nhận có thể phải đề nghị cung cấp theo thủ tục và có phí. Kiểm quy định hiện hành tại cổng.
Bao lâu nên tra lại tình trạng đối tác một lần?
Không có quy định bắt buộc. Thực tế nên tra trước mỗi hợp đồng mới, trước đơn hàng lớn, và định kỳ mỗi quý với đối tác có công nợ đáng kể. Với đối tác nhỏ, ít giao dịch, tra mỗi lần phát sinh giao dịch là đủ.
Đối tác bị thu hồi giấy chứng nhận thì hợp đồng đã ký có còn không?
Thu hồi giấy chứng nhận không xoá nghĩa vụ đã phát sinh. Doanh nghiệp bị thu hồi phải làm thủ tục giải thể, trong đó phải thanh toán các khoản nợ. Bạn nên lưu chứng cứ công nợ và theo dõi thủ tục giải thể của họ.