Công ty mạo danh là khi một người hay nhóm người dùng tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, thậm chí ảnh văn phòng của một doanh nghiệp có thật để giao dịch với bạn, nhưng kênh liên lạc, người ký và tài khoản nhận tiền đều không thuộc doanh nghiệp đó. Tra mã số trên cổng đăng ký vẫn ra "đang hoạt động", vì công ty thật vẫn hoạt động. Điểm hở nằm ở chỗ khác: người bạn đang làm việc cùng không phải người của công ty ấy.
Đây là kiểu giả mạo nguy hiểm hơn công ty "ma" không tồn tại, vì mọi phép tra cứu bề mặt đều cho kết quả đẹp. Bài này đi từng lớp: tên, mã số, kênh liên lạc, người ký, tài khoản nhận tiền, để bạn tách được đâu là thông tin thật của doanh nghiệp và đâu là phần kẻ gian ghép vào. Các chiêu lừa qua thư điện tử giả danh sếp hay đổi số tài khoản của nhà cung cấp quen là một mảng riêng của an ninh mạng; ở đây tập trung vào lúc bạn bắt đầu làm ăn với một đối tác mới.
Mạo danh khác công ty ma ở chỗ nào
Công ty ma là pháp nhân có đăng ký nhưng không hoạt động thật, hoặc đăng ký chỉ để xuất hoá đơn, lập xong rồi bỏ. Tra cứu loại này thường lộ ra vài dấu hiệu: thành lập rất gần đây, địa chỉ là một căn hộ hoặc nơi không có thật, tình trạng thuế bất thường. Công ty mạo danh thì ngược lại: doanh nghiệp được mượn tên có thể đã hoạt động hai mươi năm, có nhà máy, có uy tín. Kẻ gian chọn đúng những doanh nghiệp như vậy để mượn uy tín.
Cách làm thường thấy là lập một trang web có tên miền gần giống, một địa chỉ thư điện tử dùng dịch vụ miễn phí hoặc tên miền na ná, một tài khoản mạng xã hội đăng ảnh nhà xưởng tải từ internet, kèm bản chụp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thật (vốn công khai một phần). Rồi họ chào hàng giá tốt, nhận đơn, xin đặt cọc. Đến khi bạn tìm tới trụ sở thật, công ty thật không hề biết đơn hàng nào.
Doanh nghiệp bị mượn tên cũng là nạn nhân, và không tự động phải chịu trách nhiệm với khoản bạn đã chuyển cho kẻ mạo danh. Vì thế phòng từ đầu quan trọng hơn mọi bước đòi lại sau này. Nếu bạn là doanh nghiệp bị mượn tên, cách xử lý (báo công an, cảnh báo khách, làm việc với nền tảng) thuộc danh mục khi bạn bị mạo danh trên cùng trang này.
Đối chiếu từng lớp thông tin: thật nằm ở đâu
Nguyên tắc là mỗi thông tin bạn nhận từ người liên hệ phải được kiểm qua một nguồn mà người liên hệ không kiểm soát được.
| Lớp thông tin | Người liên hệ đưa | Nguồn độc lập để đối chiếu | Dấu hiệu lệch |
|---|---|---|---|
| Tên, mã số doanh nghiệp | Bản chụp giấy chứng nhận, chữ ký email | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tra cứu mã số thuế của cơ quan thuế | Tên khác một vài ký tự, viết tắt lạ, mã số thiếu chữ số |
| Địa chỉ trụ sở | Địa chỉ trên báo giá | Địa chỉ đăng ký trên cổng; bản đồ, đến tận nơi nếu gần | Địa chỉ giao dịch khác hẳn trụ sở, không giải thích được |
| Người đại diện, người ký | Danh thiếp, giấy uỷ quyền | Tên người đại diện theo pháp luật trên cổng | Người ký không có quyền, không có giấy uỷ quyền rõ |
| Trang web, tên miền | Đường dẫn do người liên hệ gửi | Tự gõ tên công ty tìm kiếm, so với tên miền công ty đã dùng nhiều năm | Tên miền mới đăng ký, thêm gạch nối, đổi đuôi |
| Thư điện tử | Địa chỉ của người liên hệ | Địa chỉ chung của công ty trên trang chính thức hoặc hồ sơ công bố | Dùng hộp thư miễn phí, tên miền khác trang chính |
| Số điện thoại | Số di động của người liên hệ | Số tổng đài công ty bạn tự tra | Chỉ có một số di động, gọi tổng đài không ai biết người này |
| Tài khoản nhận tiền | Số tài khoản trên báo giá | Xác nhận bằng văn bản từ kênh chính thức; tên chủ tài khoản hiện khi chuyển | Tài khoản đứng tên cá nhân hoặc công ty khác |
Bạn không cần đi hết bảng cho một đơn hàng nhỏ. Nhưng với đối tác mới và khoản tiền đáng kể, mỗi dòng nên có ít nhất một phép đối chiếu ghi lại được.
Những biến thể tên gọi hay được dùng để đánh lừa
Thêm hoặc bớt một từ loại hình. Công ty thật là "Công ty TNHH Sản xuất A", bản giả là "Công ty Cổ phần Sản xuất A" hoặc "Công ty TNHH A Việt Nam". Người đọc lướt dễ coi là một.
Đổi dấu, đổi một chữ cái. Tên tiếng Việt có dấu và tên giao dịch tiếng Anh cho phép nhiều biến thể nhìn rất giống nhau, nhất là trong địa chỉ thư điện tử và tên miền.
Mượn chữ "chi nhánh", "văn phòng đại diện". Kẻ gian tự xưng là chi nhánh phía Nam của một công ty ở miền Bắc. Chi nhánh thật có đăng ký riêng và mã số đơn vị phụ thuộc gắn với mã số công ty mẹ, tra được; chi nhánh tự xưng thì không có.
Mượn tên tập đoàn. Xưng là "đơn vị thành viên", "đối tác phân phối độc quyền" của một tập đoàn lớn. Quan hệ này không thể hiện trên đăng ký doanh nghiệp, phải xác nhận trực tiếp với tập đoàn qua kênh chính thức.
Dùng đúng tên, đúng mã số nhưng khác người. Đây là dạng khó nhất. Mọi thông tin pháp nhân đều đúng, chỉ có người liên hệ là giả. Cách duy nhất là xác minh người đó qua tổng đài hoặc thư điện tử chính thức của công ty.
Bóc tách một đối tác nghi mạo danh trong một buổi
Các bước dưới đây làm được trong vài giờ, không tốn tiền, phù hợp khi bạn vừa nhận báo giá hấp dẫn từ một "công ty lớn" chưa từng làm việc.
- Chép nguyên văn tên công ty, mã số, địa chỉ, tên người liên hệ, số tài khoản từ báo giá ra một tờ ghi chép.
- Tra mã số trên cổng đăng ký doanh nghiệp. So tên đầy đủ từng chữ, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật.
- Tự tìm trang chính thức của công ty bằng tên đầy đủ, không bấm vào đường dẫn người liên hệ gửi. Lấy số tổng đài và địa chỉ thư điện tử chung từ đó.
- Gọi tổng đài, hỏi: công ty có nhân viên tên này ở bộ phận này không, báo giá số này có phải do công ty phát hành không.
- Gửi thư từ địa chỉ của bạn tới địa chỉ chung của công ty, đính kèm báo giá, xin xác nhận bằng văn bản. Lưu lại thư trả lời.
- Hỏi số tài khoản nhận tiền chính thức qua kênh đã xác minh, so với số trên báo giá.
- Chỉ khi mọi điểm khớp mới làm bước tiếp: ký hợp đồng, đặt cọc theo mức nhỏ trước.
Nếu tổng đài trả lời không biết người này, đừng đối chất với người liên hệ để "xem họ nói gì". Ngừng giao dịch, lưu toàn bộ trao đổi và báo cho doanh nghiệp thật biết tên họ đang bị mượn.
Tài khoản ngân hàng không mang tên công ty: điểm rơi của gần như mọi vụ
Dù kẻ mạo danh có khéo đến đâu, đến bước nhận tiền họ cần một tài khoản họ kiểm soát. Tài khoản đứng tên công ty thật thì họ không rút được. Vì vậy hầu hết các vụ đều đến cùng một chỗ: số tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân, hoặc tên một công ty khác, kèm lời giải thích nghe có lý như "tài khoản của giám đốc cho nhanh", "công ty đang đổi ngân hàng", "tài khoản công ty con phụ trách thu".
Hiện nay khi chuyển khoản, ứng dụng ngân hàng thường hiện tên chủ tài khoản thụ hưởng trước khi bạn xác nhận. Đây là chốt chặn rẻ nhất: đọc kỹ tên đó, so với tên công ty trên hợp đồng. Tên lệch thì dừng, dù số tiền nhỏ. Với giao dịch giữa doanh nghiệp, thanh toán vào tài khoản của chính pháp nhân bán hàng cũng là điều kiện để chứng từ của bạn hợp lệ cho sổ sách; phần thuế liên quan để các trang chuyên thuế giải thích.
Có trường hợp thanh toán cho bên thứ ba là thật và hợp pháp, ví dụ thanh toán cho công ty mẹ, cho bên bao thanh toán. Khi đó phải có văn bản ba bên hoặc văn bản đề nghị của chính bên bán, ký bởi người có thẩm quyền, gửi từ kênh chính thức. Thiếu văn bản đó thì coi như chưa xác minh.
Ví dụ giả định: một đơn hàng suýt mất cọc
Ví dụ giả định: một xưởng may nhỏ ở Đồng Nai cần mua vải số lượng lớn. Một người liên hệ qua mạng xã hội, xưng là nhân viên kinh doanh của một công ty dệt có tiếng ở phía Bắc, gửi bản chụp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ảnh nhà máy, bảng giá thấp hơn thị trường một chút, và đề nghị đặt cọc ba mươi phần trăm để "giữ suất sản xuất". Tra mã số trên cổng đăng ký: công ty có thật, đang hoạt động, địa chỉ đúng như bản chụp.
Người phụ trách mua hàng làm thêm hai việc. Thứ nhất, tự tìm trang chính thức của công ty dệt, lấy số tổng đài và gọi hỏi: phòng kinh doanh không có ai tên như vậy, và công ty không bán qua mạng xã hội cho khách lẻ. Thứ hai, nhìn lại số tài khoản trên báo giá: tài khoản đứng tên một cá nhân, kèm lời giải thích là "tài khoản của trưởng phòng để nhận cọc cho nhanh". Hai điểm lệch là đủ để dừng lại.
Không ai trong câu chuyện này phải là chuyên gia. Chỉ cần một nguyên tắc: thông tin người liên hệ đưa thì kiểm qua nguồn người liên hệ không nắm. Xưởng may lưu lại toàn bộ tin nhắn, báo cho công ty dệt biết tên họ đang bị dùng, và tìm nhà cung cấp khác qua kênh quen.
Phòng từ phía doanh nghiệp bạn: quy chế nhỏ, tránh thiệt lớn
Kiểm từng lần thì mệt và dễ quên. Một vài quy định nội bộ đơn giản giúp nhân viên mua hàng, kế toán không phải tự phán đoán mỗi khi gặp đối tác lạ.
- Mọi nhà cung cấp mới phải có phiếu thông tin: mã số, người đại diện, địa chỉ, tài khoản, kèm ngày và người tra cứu.
- Số tài khoản nhà cung cấp chỉ được nhập vào hệ thống thanh toán sau khi có xác nhận qua kênh độc lập, và do một người khác người mua hàng nhập.
- Không thanh toán vào tài khoản cá nhân cho đơn hàng mua của doanh nghiệp, trừ trường hợp đối tác là cá nhân và hợp đồng ghi rõ.
- Đặt cọc lần đầu với đối tác mới ở mức nhỏ, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng hoặc qua phương thức có bảo đảm.
- Lưu hồ sơ xác minh kèm hợp đồng, để khi có chuyện còn chứng minh được bạn đã cẩn trọng.
- Khi nhận cảnh báo từ một doanh nghiệp rằng tên họ đang bị mạo danh, rà ngay danh sách đơn hàng đang mở có dính tới tên đó.
Những quy định này gần như không tốn chi phí, chỉ tốn vài phút mỗi lần. So với một khoản đặt cọc mất trắng, đó là cái giá rất nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Tra mã số doanh nghiệp thấy đang hoạt động thì đối tác có chắc là thật không?
Chưa chắc. Kết quả tra chỉ chứng minh doanh nghiệp mang mã số đó có tồn tại và đang hoạt động, không chứng minh người đang liên hệ với bạn là người của doanh nghiệp đó. Bạn cần xác minh thêm qua tổng đài hoặc thư điện tử chính thức.
Đối tác dùng địa chỉ thư điện tử miễn phí có phải dấu hiệu lừa đảo không?
Không hẳn, nhiều cơ sở nhỏ vẫn dùng hộp thư miễn phí. Nhưng nếu họ xưng là công ty lớn, có trang web riêng mà lại liên hệ bằng hộp thư miễn phí, bạn nên xác nhận qua địa chỉ chung trên trang chính thức trước khi giao dịch.
Đã chuyển tiền cho kẻ mạo danh công ty thật thì công ty thật có phải trả lại không?
Về nguyên tắc, công ty thật không giao kết với bạn thì không tự động chịu trách nhiệm. Bạn nên trình báo cơ quan công an, đề nghị ngân hàng phối hợp xử lý tài khoản nhận tiền, và giữ đầy đủ chứng cứ trao đổi để phục vụ việc điều tra.
Có nên đến tận trụ sở công ty để xác minh không?
Nếu trụ sở ở gần và hợp đồng có giá trị đáng kể thì nên. Khi đến, hỏi lễ tân hoặc bộ phận hành chính xác nhận người liên hệ có làm việc ở đây không. Đừng hẹn gặp người liên hệ ở quán cà phê gần đó rồi coi như đã đến trụ sở.
Thấy tên mình bị mạo danh, doanh nghiệp thật nên làm gì trước?
Lưu bằng chứng về trang web, tài khoản giả, báo cho khách hàng và nhà cung cấp quen qua kênh chính thức, trình báo công an và đề nghị nền tảng gỡ trang giả. Các bước chi tiết nằm ở danh mục xử lý khi bị mạo danh.
Kiểm tên chủ tài khoản khi chuyển khoản có đủ để an toàn không?
Đây là chốt chặn rẻ và hữu ích nhưng chưa đủ. Kẻ gian có thể lập một công ty có tên gần giống để mở tài khoản. Hãy so tên chủ tài khoản với tên đầy đủ trên cổng đăng ký doanh nghiệp, từng chữ, và xác nhận số tài khoản qua kênh độc lập.