Khi nhận giấy tờ của người nước ngoài, bạn cần kiểm ba thứ: hộ chiếu còn hạn và đúng người; giấy tờ cho phép họ đang ở Việt Nam hợp pháp (thị thực, thẻ tạm trú, dấu hoặc chứng nhận miễn thị thực) còn hạn; và mục đích ghi trên giấy tờ đó phù hợp với việc họ làm với bạn. Sau đó, nếu cho thuê chỗ ở, bạn có nghĩa vụ khai báo tạm trú cho họ với cơ quan công an; nếu tuyển dụng, bạn phải bảo đảm họ có giấy phép lao động hoặc thuộc diện không phải cấp.
Người nước ngoài thuê nhà, thuê xe, đi làm ở Việt Nam ngày càng nhiều, kể cả ở các tỉnh không phải trung tâm du lịch. Chủ nhà, chủ cơ sở, nhà tuyển dụng nhỏ thường không quen đọc hộ chiếu và thị thực. Bài này giúp bạn đọc được những trang cần đọc, hiểu ký hiệu thị thực phổ biến, nắm các nghĩa vụ của bên nhận và nhận ra những tình huống cần dừng lại hỏi người làm nghề.
Người nước ngoài sẽ đưa bạn những giấy tờ gì
Tuỳ người, bạn có thể được xem một hoặc vài giấy tờ sau. Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau:
- Hộ chiếu: chứng minh họ là ai, quốc tịch gì. Hộ chiếu nhiều nước có chip, giống thẻ căn cước gắn chip.
- Thị thực (visa): dán trong hộ chiếu, hoặc thị thực điện tử được cấp qua mạng mà người nước ngoài thường in ra hay lưu trên điện thoại. Thị thực cho biết họ được nhập cảnh với mục đích gì, trong thời hạn nào.
- Dấu kiểm chứng nhập cảnh trong hộ chiếu: cho biết ngày nhập cảnh và, với diện miễn thị thực, thời hạn tạm trú được cấp tại cửa khẩu.
- Thẻ tạm trú: dạng thẻ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp cho người ở dài hạn theo diện được cấp, như lao động, đầu tư, thân nhân. Thẻ tạm trú có giá trị thay thị thực trong thời hạn của thẻ.
- Giấy miễn thị thực cấp cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài và thân nhân theo diện được cấp.
- Giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép: liên quan khi bạn tuyển họ vào làm.
Không phải ai cũng có đủ. Khách du lịch ngắn ngày thường chỉ có hộ chiếu kèm thị thực hoặc dấu miễn thị thực. Người làm việc dài hạn thường có thẻ tạm trú. Điều bạn cần là xác định giấy tờ nào đang cho phép họ ở Việt Nam vào đúng lúc này.
Đọc hộ chiếu: thứ tự kiểm tra
Hộ chiếu các nước khác nhau về hình thức, nhưng trang thông tin cá nhân đều theo một bố cục chung quốc tế. Trình tự kiểm:
- Mở trang thông tin cá nhân, xem họ tên, quốc tịch, ngày sinh, giới tính, số hộ chiếu, ngày hết hạn.
- Kiểm hạn hộ chiếu: còn hạn tại ngày giao dịch. Hộ chiếu sắp hết hạn trong thời gian thuê dài là điểm cần trao đổi, vì người đó sẽ phải gia hạn hoặc làm hộ chiếu mới.
- Đối chiếu ảnh với người trước mặt, theo các đặc điểm ít đổi như tai, mũi, khoảng cách hai mắt.
- Nhìn hai dòng ký tự máy đọc ở cuối trang thông tin: họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh trong dải này phải khớp với phần chữ in phía trên.
- Lật đến trang có thị thực hoặc dấu nhập cảnh gần nhất; với thị thực điện tử, xem bản in hoặc tệp khách lưu, đối chiếu số hộ chiếu ghi trên đó.
- Nếu có thiết bị đọc chip hộ chiếu và giao dịch có giá trị lớn, đọc chip như với căn cước.
- Ghi thông tin cần cho hợp đồng và khai báo tạm trú, trả hộ chiếu ngay.
Ở bước bốn, bạn không cần hiểu cách mã hoá của dải ký tự máy đọc; chỉ cần thấy số hộ chiếu và ngày sinh trong dải đó khớp phần in. Lệch nhau là dấu hiệu trang thông tin bị can thiệp.
Ký hiệu thị thực thường gặp và ý nghĩa với bên nhận
Thị thực Việt Nam có ký hiệu thể hiện mục đích nhập cảnh, quy định trong luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Bảng dưới chỉ nêu những ký hiệu hay gặp; danh sách đầy đủ và điều kiện cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành.
| Ký hiệu | Mục đích | Ghi chú cho chủ nhà, nhà tuyển dụng |
|---|---|---|
| DL | Du lịch | Cho thuê chỗ ở ngắn ngày bình thường; không được dùng thị thực này để đi làm |
| EV | Thị thực điện tử | Mục đích ghi trên thị thực; từ 15/8/2023 thời hạn tối đa 90 ngày |
| DN1, DN2 | Làm việc với doanh nghiệp, tổ chức; chào bán dịch vụ, thành lập hiện diện thương mại | Không đồng nghĩa với được làm việc theo hợp đồng lao động |
| LĐ1, LĐ2 | Lao động: diện xác nhận không phải cấp giấy phép, diện phải có giấy phép lao động | Ký hiệu nhà tuyển dụng thường cần thấy |
| ĐT | Nhà đầu tư | Chia thành các mức theo quy mô vốn |
| TT | Thân nhân của người nước ngoài đang ở diện được cấp | Không mặc nhiên được đi làm |
| DH | Du học, thực tập | Đi làm thêm phải theo quy định riêng |
Điều quan trọng nhất với nhà tuyển dụng: một người đang ở Việt Nam hợp pháp bằng thị thực du lịch hay thăm thân không có nghĩa là họ được phép làm việc cho bạn. Còn với chủ nhà, mọi người đang ở hợp pháp đều có thể thuê nhà, miễn là bạn thực hiện nghĩa vụ khai báo tạm trú.
Tuyển người nước ngoài: thẻ tạm trú và giấy phép lao động
Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép theo quy định. Trách nhiệm xin giấy phép thuộc về người sử dụng lao động, không phải của người lao động tự lo. Sau sắp xếp bộ máy năm 2025, cơ quan quản lý lao động ở trung ương và cấp tỉnh đã thay đổi tên gọi và đầu mối; trước khi nộp hồ sơ, hãy xác định nơi tiếp nhận hiện hành tại tỉnh, thành phố của bạn.
Khi nhận hồ sơ của ứng viên nước ngoài, kiểm cùng lúc: hộ chiếu còn hạn; giấy tờ tạm trú còn hạn; nếu ứng viên đã có giấy phép lao động từ chỗ làm cũ, giấy phép đó gắn với người sử dụng lao động và vị trí cụ thể, không tự chuyển sang công ty bạn; văn bằng, kinh nghiệm theo yêu cầu của vị trí, kể cả hợp pháp hoá lãnh sự hoặc dịch thuật khi quy định đòi hỏi.
Sau khi có giấy phép lao động, người lao động thường được cấp thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú tương ứng. Bạn nên lưu trong hồ sơ nhân sự bản sao các giấy tờ còn hạn và đặt lịch nhắc trước khi hết hạn, vì việc để người lao động nước ngoài làm việc khi giấy phép hay thẻ tạm trú đã hết hạn là rủi ro trực tiếp cho doanh nghiệp, không chỉ cho người lao động.
Cho thuê chỗ ở: nghĩa vụ khai báo tạm trú
Theo pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài, cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài với cơ quan công an nơi có cơ sở lưu trú. "Cơ sở lưu trú" hiểu rộng: không chỉ khách sạn, nhà nghỉ, mà cả nhà ở cho thuê, nhà riêng của cá nhân khi người nước ngoài ở lại. Chủ nhà cho người nước ngoài thuê căn hộ là người có nghĩa vụ khai báo, không phải môi giới hay chính người thuê.
Việc khai báo có thể làm qua trang thông tin điện tử của cơ quan công an về khai báo tạm trú người nước ngoài, hoặc bằng phiếu khai báo nộp cho công an xã, phường nơi có chỗ ở. Thời hạn khai báo sau khi người nước ngoài đến ở, cách đăng ký tài khoản khai báo, giấy tờ cần nhập nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành của công an địa phương. Thông tin bạn cần có sẵn từ hộ chiếu và thị thực hoặc thẻ tạm trú của khách.
Những lỗi chủ nhà hay mắc: tưởng người thuê đã có thẻ tạm trú thì khỏi khai báo; giao hết việc khai báo cho công ty môi giới mà không kiểm lại; không khai báo khi người nước ngoài chuyển đến ở cùng người thuê ban đầu; không cập nhật khi người thuê gia hạn giấy tờ. Với hợp đồng thuê dài hạn, nên ghi trong hợp đồng nghĩa vụ của người thuê là báo cho bạn khi có người nước ngoài khác đến ở, khi giấy tờ thay đổi, để bạn khai báo đúng.
Ca khó và dấu hiệu cần dừng lại
Thị thực hoặc thời hạn tạm trú đã hết. Người nước ngoài quá hạn tạm trú đang ở trong tình trạng vi phạm. Bạn không nên ký hợp đồng mới; với người đang thuê, nên đề nghị họ liên hệ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để giải quyết, và vẫn thực hiện khai báo trung thực.
Khách nói hộ chiếu đang nộp để gia hạn. Khi làm thủ tục gia hạn, người nước ngoài có thể phải nộp hộ chiếu và nhận giấy biên nhận. Xem giấy biên nhận, ghi thông tin, đề nghị xuất trình hộ chiếu khi nhận lại.
Thông tin trên thị thực điện tử không khớp hộ chiếu. Số hộ chiếu, họ tên, ngày sinh phải khớp. Lệch nhau có thể vì người đó đã đổi hộ chiếu mới sau khi xin thị thực; trường hợp này cần hỏi rõ và xem cả hộ chiếu cũ nếu có.
Người nhận việc chỉ có thị thực du lịch. Không nhận vào làm theo kiểu "làm thử", "cộng tác". Đây là rủi ro cho cả hai bên; hãy làm thủ tục giấy phép lao động đúng trình tự.
Nghi ngờ hộ chiếu bị can thiệp. Không giữ hộ chiếu, không đối chất gay gắt. Từ chối giao dịch, ghi lại thông tin, trình báo công an nơi bạn ở nếu thấy cần.
Khi nào nên hỏi người làm nghề
Phần lớn tình huống thuê nhà ngắn ngày, cho thuê xe với khách du lịch, bạn tự xử lý được với hướng dẫn trên. Nhưng có những trường hợp quy định phức tạp, dễ hiểu sai và hậu quả không nhỏ: tuyển người nước ngoài vào vị trí quản lý, chuyên gia; người lao động chuyển từ công ty khác sang; người nước ngoài là thân nhân muốn đi làm; cho thuê nhà kèm việc người nước ngoài đứng tên kinh doanh tại chỗ; người thuê quá hạn tạm trú nhưng còn đang có tranh chấp với bạn về tiền thuê.
Trong những trường hợp đó, đừng dựa vào lời khuyên trên diễn đàn hay kinh nghiệm của người quen. Văn bản về lao động nước ngoài và cư trú thay đổi khá thường xuyên, và đầu mối tiếp nhận ở địa phương cũng đổi sau năm 2025. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc hỏi trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh để có câu trả lời theo văn bản hiện hành cho đúng trường hợp của mình.
Dù tự làm hay nhờ người làm nghề, hãy giữ hồ sơ đầy đủ: bản sao hộ chiếu, thị thực hoặc thẻ tạm trú còn hạn, xác nhận khai báo tạm trú, hợp đồng. Khi cơ quan chức năng kiểm tra, đây là những thứ cho thấy bạn đã làm đúng phần việc của bên nhận.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có thẻ tạm trú thì chủ nhà còn phải khai báo tạm trú không?
Có. Thẻ tạm trú cho phép người đó cư trú tại Việt Nam trong thời hạn của thẻ, còn khai báo tạm trú là nghĩa vụ của cơ sở lưu trú nơi họ ở thực tế. Mỗi khi người nước ngoài đến ở chỗ của bạn, kể cả người có thẻ tạm trú, bạn cần khai báo theo hướng dẫn hiện hành.
Khách miễn thị thực được ở bao lâu?
Thời hạn tạm trú của diện miễn thị thực tuỳ quốc tịch và quy định áp dụng cho nước đó, được thể hiện qua dấu kiểm chứng tại cửa khẩu. Bạn nên xem dấu nhập cảnh trong hộ chiếu thay vì đoán theo quốc tịch, vì chính sách miễn thị thực có thể thay đổi.
Chủ nhà có được giữ hộ chiếu của người thuê nước ngoài không?
Không nên. Người nước ngoài cần hộ chiếu để đi lại, làm thủ tục, và có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào. Bạn chỉ cần xem, ghi thông tin để khai báo tạm trú và làm hợp đồng, rồi trả lại ngay. Bảo đảm cho hợp đồng thuê nên bằng tiền đặt cọc.
Thị thực điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Thị thực điện tử được cấp qua hệ thống điện tử; bản in hay tệp lưu trên điện thoại là cách người nước ngoài xuất trình. Điều cần kiểm là thông tin trên đó khớp hộ chiếu, còn thời hạn và có dấu nhập cảnh tương ứng trong hộ chiếu.
Nhà tuyển dụng có phải kiểm lại giấy phép lao động khi người lao động gia hạn thẻ tạm trú không?
Nên kiểm. Thẻ tạm trú diện lao động thường gắn với thời hạn giấy phép lao động. Hồ sơ nhân sự cần theo dõi cả hai mốc và nhắc gia hạn trước khi hết hạn. Để người lao động nước ngoài làm việc khi giấy tờ đã hết hạn là rủi ro cho doanh nghiệp.
Khách nước ngoài không có thẻ ngân hàng Việt Nam, đặt cọc thế nào?
Có thể nhận cọc bằng tiền mặt có biên nhận, hoặc qua các kênh thanh toán quốc tế mà cơ sở bạn chấp nhận. Ghi rõ số tiền, loại tiền, điều kiện hoàn trong hợp đồng. Tránh giữ hộ chiếu làm cọc vì lý do đã nêu, và vì khách quốc tế thường từ chối.