Bạn mở lại một hợp đồng điện tử đã nhận từ đối tác, phần mềm báo chứng thư của người ký "đã hết hạn" hoặc "đã bị thu hồi". Câu hỏi đầu tiên của người nhận thường là: vậy hợp đồng còn giá trị không, tiền đã chuyển, hàng đã giao có bị ảnh hưởng gì không.
Câu trả lời phụ thuộc gần như hoàn toàn vào một mốc: chứng thư hết hạn hoặc bị thu hồi trước hay sau thời điểm ký. Chứng thư hết hạn sau khi ký là chuyện bình thường, chữ ký vẫn đứng vững nếu chứng minh được thời điểm ký. Chứng thư đã hết hạn hoặc đã bị thu hồi trước khi ký thì chữ ký số không còn được bảo đảm, và người nhận cần xử lý ngay. Bài này đi từ góc người nhận; việc gia hạn, thu hồi chứng thư của chính mình là chuyện của người cầm chứng thư.
Chứng thư số có vòng đời, chữ ký thì gắn với một thời điểm
Mỗi chứng thư số có thời hạn hiệu lực do tổ chức chứng thực cấp, và có thể kết thúc sớm hơn nếu bị tạm dừng hoặc thu hồi: người cầm làm mất thiết bị, nghi lộ khoá bí mật, doanh nghiệp giải thể, thông tin trong chứng thư thay đổi, hoặc tổ chức chứng thực thu hồi theo quy định. Trạng thái này được công bố qua danh sách chứng thư bị thu hồi và dịch vụ kiểm tra trạng thái trực tuyến của tổ chức chứng thực.
Chữ ký số thì được tạo ra tại một thời điểm cụ thể. Nguyên lý chung, cũng là cách hiểu của Luật Giao dịch điện tử 2023 về chữ ký số bảo đảm an toàn, là chứng thư phải còn hiệu lực tại thời điểm ký. Vì vậy câu hỏi không phải "hôm nay chứng thư còn hạn không" mà là "lúc ký, chứng thư có còn hạn và chưa bị thu hồi không".
Khó khăn nằm ở chỗ chứng minh thời điểm ký. Giờ ghi trong chữ ký thường lấy từ máy tính của người ký, có thể bị chỉnh. Nếu chữ ký kèm dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp, hoặc chữ ký được tạo theo định dạng dài hạn có nhúng sẵn thông tin trạng thái chứng thư lúc ký, việc chứng minh dễ hơn nhiều.
Bốn tình huống và cách hiểu
Bảng dưới đọc theo góc người nhận, với các ví dụ giả định; kết luận cuối cùng khi tranh chấp vẫn do cơ quan giải quyết đánh giá trên toàn bộ chứng cứ:
| Tình huống | Chữ ký số | Người nhận nên làm |
|---|---|---|
| Chứng thư hết hạn sau khi ký, có dấu thời gian | Thường vẫn hợp lệ; phần mềm có thể báo chứng thư hết hạn nhưng chữ ký hợp lệ tại thời điểm ký | Lưu tệp nguyên trạng, không cần làm gì thêm |
| Chứng thư hết hạn sau khi ký, không có dấu thời gian | Khó chứng minh thời điểm ký nếu bị nghi ngờ | Giữ thư gửi kèm tệp, chứng cứ thực hiện hợp đồng |
| Chứng thư đã hết hạn hoặc bị thu hồi trước khi ký | Không còn được bảo đảm như chữ ký số hợp lệ | Đề nghị ký lại bằng chứng thư còn hiệu lực |
| Chứng thư bị thu hồi sau khi ký vì nghi lộ khoá | Hợp lệ tại thời điểm ký về nguyên tắc, nhưng có thể bị đặt câu hỏi ai thực sự đã ký | Xác nhận lại với bên kia, giữ chứng cứ thời điểm nhận |
Hai tình huống giữa bảng là chỗ người nhận dễ chủ quan nhất. Tệp nhìn vẫn ổn, giao dịch vẫn chạy, chỉ đến khi có tranh chấp mới thấy chữ ký không đủ sức chứng minh.
Kiểm trạng thái chứng thư khi nhận hợp đồng
Kiểm ngay lúc nhận là cách rẻ nhất, vì lúc đó bên kia còn dễ ký lại. Trình tự gợi ý:
- Mở tệp bằng phần mềm có bảng chữ ký, khi máy đang có kết nối mạng, để phần mềm tra được trạng thái thu hồi trực tuyến.
- Xem chi tiết chữ ký: thời điểm ký, có dấu thời gian hay không, và kết quả kiểm trạng thái thu hồi tại thời điểm ký.
- Xem chi tiết chứng thư: ngày bắt đầu và ngày hết hiệu lực, tổ chức cấp.
- Nếu phần mềm báo không kiểm được trạng thái thu hồi, thử lại bằng công cụ kiểm tra chữ ký số của cơ quan quản lý hoặc của chính tổ chức chứng thực.
- Chụp màn hình kết quả kiểm có ngày giờ, lưu cùng hồ sơ hợp đồng.
- Nếu chứng thư sắp hết hạn trong vài ngày, nhắc bên kia: các văn bản tiếp theo (phụ lục, biên bản) cần ký bằng chứng thư mới.
Kết quả kiểm lúc nhận là chứng cứ giá trị: nó cho thấy tại thời điểm đó, chữ ký hợp lệ và chứng thư chưa bị thu hồi. Nhiều tháng sau, khi chứng thư đã hết hạn, ảnh chụp này cùng thư nhận tệp giúp bạn trả lời câu hỏi "ký lúc nào".
Hợp đồng có mất hiệu lực vì chữ ký số không hợp lệ không
Chữ ký số và hợp đồng là hai chuyện liên quan nhưng không trùng nhau. Hợp đồng hình thành khi các bên thoả thuận và giao kết; chữ ký số là phương tiện thể hiện và chứng minh sự giao kết đó. Chữ ký số không hợp lệ làm giảm mạnh sức chứng minh, nhưng không tự động có nghĩa là không có hợp đồng, trừ loại hợp đồng mà pháp luật bắt buộc hình thức cụ thể.
Chứng cứ khác vẫn có giá trị. Nếu hai bên đã thực hiện hợp đồng (giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, xuất hoá đơn), các chứng cứ đó cho thấy thoả thuận tồn tại. Người nhận nên giữ đầy đủ chúng, không chỉ giữ tệp hợp đồng.
Rủi ro thật sự là khi bên kia chối. Nếu đối tác sau này nói "người ký không phải người của công ty, chứng thư đã bị thu hồi từ trước", bạn mất đi chứng cứ mạnh nhất. Lúc đó việc chứng minh dựa vào thư trao đổi, việc thực hiện và lời khai, tốn kém và không chắc.
Hợp đồng bắt buộc hình thức. Với một số giao dịch pháp luật đòi hỏi hình thức đặc biệt, chữ ký không hợp lệ có thể ảnh hưởng tới chính hiệu lực giao dịch. Các trường hợp này nên đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi người làm nghề.
Khi phát hiện muộn: việc nên làm
Nhiều người chỉ phát hiện chứng thư có vấn đề khi đã thực hiện hợp đồng được một thời gian. Lúc đó:
- Xác định mốc thời gian: chữ ký ghi ngày nào, chứng thư hết hạn hoặc bị thu hồi ngày nào, bạn nhận tệp ngày nào. Ghi ra một dòng thời gian ngắn.
- Gom chứng cứ thời điểm: thư điện tử nhận tệp, tin nhắn trao đổi, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán.
- Đề nghị bên kia ký một văn bản xác nhận hợp đồng hoặc ký lại hợp đồng bằng chứng thư đang có hiệu lực, nêu rõ xác nhận nội dung đã giao kết từ ngày nào.
- Nếu bên kia hợp tác, lưu văn bản mới cùng hồ sơ cũ, ghi chú lý do ký lại.
- Nếu bên kia không hợp tác hoặc có dấu hiệu muốn thoái thác, dừng trao đổi bằng lời, chuyển sang trao đổi bằng văn bản và tìm tư vấn pháp lý trước bước tiếp theo.
Đừng tự tìm cách "làm mới" chữ ký trên tệp cũ. Mọi thao tác chỉnh sửa tệp đều làm giảm giá trị chứng cứ của chính bạn.
Chứng thư bị thu hồi vì nghi lộ khoá: chú ý riêng
Thu hồi vì hết nhu cầu hay vì đổi thông tin là chuyện hành chính. Thu hồi vì mất token, nghi lộ khoá bí mật hoặc nghi người khác dùng trái phép thì khác: nó gợi câu hỏi chữ ký trước đó có thực sự do chủ chứng thư tạo ra không.
Nếu bạn nhận được hợp đồng ký trong khoảng thời gian gần ngày bên kia báo mất hoặc lộ khoá, nên xác nhận lại bằng một kênh độc lập: gọi người có thẩm quyền của bên kia qua số đã biết, hỏi họ có xác nhận hợp đồng không, ghi nhận câu trả lời bằng thư. Với giao dịch đang dở dang, có thể tạm dừng phần chưa thực hiện cho tới khi có xác nhận.
Ngược lại, nếu chính bạn là bên ký đáp lại và sau đó nghe tin chứng thư bên kia bị thu hồi, đừng hoảng: giữ nguyên tệp, giữ kết quả kiểm lúc nhận, và yêu cầu bên kia xác nhận lại bằng văn bản. Với khoản tiền lớn đang chờ thanh toán hoặc tài sản sắp bàn giao, việc có xác nhận bằng văn bản trước khi thực hiện tiếp là cách phòng rủi ro hợp lý, không phải thái độ nghi ngờ đối tác.
Phòng trước bằng điều khoản và thói quen lưu
Cách đỡ tốn công nhất là không để rơi vào tình huống phải chứng minh thời điểm ký nhiều năm sau. Trong hợp đồng có thể ghi một điều khoản về hình thức giao kết: các bên ký bằng chữ ký số còn hiệu lực, có dấu thời gian của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy; bên nào có chứng thư sắp hết hạn hoặc bị thu hồi phải thông báo cho bên kia; văn bản ký bằng chứng thư không còn hiệu lực phải được ký lại. Điều khoản này không thay được quy định của pháp luật, nhưng tạo nghĩa vụ hợp tác rõ ràng giữa hai bên.
Về thói quen, bộ phận nhận hợp đồng nên lưu kèm mỗi tệp một ảnh chụp kết quả kiểm chữ ký lúc nhận và thư nhận tệp. Với hợp đồng dài hạn, định kỳ (chẳng hạn mỗi năm) mở lại kiểm một lần; nếu phát hiện phần mềm không còn xác định được thời điểm ký, đó là lúc đề nghị bên kia xác nhận lại khi quan hệ còn tốt, thay vì đợi tới lúc tranh chấp. Một số đơn vị dùng dịch vụ lưu trữ có chức năng gia hạn bằng chứng (bổ sung dấu thời gian mới theo chu kỳ) cho hồ sơ phải giữ lâu năm; cân nhắc khi khối lượng hợp đồng lớn.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm báo chứng thư hết hạn nhưng chữ ký hợp lệ, hiểu thế nào?
Thường nghĩa là chứng thư đã hết hạn tính đến hôm nay, nhưng phần mềm xác định được tại thời điểm ký nó còn hiệu lực, nhờ dấu thời gian hoặc thông tin trạng thái nhúng sẵn. Đây là tình huống bình thường với văn bản cũ, không phải dấu hiệu bất thường.
Không có dấu thời gian thì chứng minh thời điểm ký bằng gì?
Bằng các chứng cứ đi kèm: thư điện tử nhận tệp có thời gian gửi, nhật ký của hệ thống lưu trữ, ảnh chụp kết quả kiểm chữ ký lúc nhận, việc thực hiện hợp đồng sau đó. Từng thứ riêng lẻ yếu, gộp lại thì đủ sức thuyết phục hơn.
Có nên yêu cầu đối tác luôn dùng dấu thời gian khi ký không?
Với hợp đồng giá trị lớn hoặc có thời hạn dài, nên. Dấu thời gian của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy giúp cả hai bên chứng minh thời điểm ký sau nhiều năm, khi chứng thư đã hết hạn từ lâu. Có thể ghi yêu cầu này trong điều khoản về hình thức giao kết.
Chứng thư bị tạm dừng lúc ký thì sao?
Trong thời gian tạm dừng, chứng thư không được coi là còn hiệu lực để ký. Chữ ký tạo ra trong khoảng đó không được bảo đảm như chữ ký số hợp lệ. Người nhận nên đề nghị ký lại sau khi chứng thư được khôi phục hoặc bằng chứng thư khác.
Kiểm trạng thái thu hồi ở đâu nếu phần mềm không tự kiểm?
Dùng công cụ kiểm tra chữ ký số của cơ quan quản lý nhà nước về chữ ký số hoặc của tổ chức chứng thực đã cấp chứng thư. Các tổ chức này công bố danh sách chứng thư bị thu hồi và dịch vụ tra trạng thái trực tuyến; giao diện có thể thay đổi nên kiểm trên trang chính thức hiện hành.
Đối tác ký bằng chứng thư của công ty cũ đã giải thể thì sao?
Doanh nghiệp đã giải thể thì chứng thư của nó thường đã hoặc phải bị thu hồi, và quan trọng hơn, pháp nhân đó không còn để giao kết hợp đồng. Bạn cần xác định thực tế đang giao dịch với ai và ký lại hợp đồng với đúng chủ thể đang hoạt động.