Với đa số doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hoá đơn giấy tự in hay đặt in đã thôi được dùng từ khi việc áp dụng hoá đơn điện tử trở thành bắt buộc trên toàn quốc vào giữa năm 2022. Hoá đơn giấy chỉ còn trong vài trường hợp hẹp theo quy định, cộng với các loại tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá.
Vì vậy, khi một người bán đưa bạn tờ hoá đơn giấy viết tay, nói "bên em vẫn dùng loại này", bạn có lý do chính đáng để hỏi thêm. Bài này giải thích những trường hợp hoá đơn giấy còn hợp lệ, những loại giấy dễ bị nhầm là hoá đơn, dấu hiệu tờ hoá đơn giấy đáng ngờ, và cách xử lý ở góc người nhận.
Từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử: mốc cần biết
Trong nhiều năm, hoá đơn giấy ở dạng tự in hoặc đặt in là hình thức chính. Doanh nghiệp đặt in quyển hoá đơn, thông báo phát hành với cơ quan thuế, rồi viết tay hoặc in từ máy. Hệ thống này dễ bị lợi dụng: in trùng số, viết liên khác nhau giữa liên giao khách và liên lưu, bán hoá đơn trôi nổi.
Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn đặt lộ trình chuyển sang hoá đơn điện tử. Từ ngày 1/7/2022, hoá đơn điện tử được áp dụng bắt buộc với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh trên cả nước. Từ đó, quyển hoá đơn giấy cũ không còn được dùng để lập hoá đơn mới, trừ những trường hợp ngoại lệ do quy định cho phép.
Các quy định về hoá đơn tiếp tục được sửa đổi sau đó, trong đó có những thay đổi liên quan tới hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Chi tiết từng thay đổi, ai phải áp dụng loại hoá đơn nào, là chuyện của chuyên trang thuế như ThueSo. Ở góc người nhận, chỉ cần nhớ mốc 2022 và nguyên tắc: hoá đơn mới lập hiện nay, về cơ bản, là hoá đơn điện tử.
Những trường hợp còn gặp giấy tờ in sẵn và cách hiểu
Bảng dưới phân loại theo những gì người nhận hay gặp ngoài đời. Ngoại lệ cụ thể và điều kiện áp dụng nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý người bán.
| Loại giấy bạn nhận | Có phải hoá đơn không | Lưu ý khi nhận |
|---|---|---|
| Tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá (vé xe, vé tham quan) | Là một dạng hoá đơn theo quy định, có thể ở dạng giấy | Thường không ghi tên người mua; nhiều nơi đã chuyển sang vé điện tử |
| Hoá đơn giấy do cơ quan thuế cung cấp trong trường hợp đặc biệt | Có, trong phạm vi quy định cho phép | Ngoại lệ hẹp; nếu nghi ngờ, hỏi cơ quan thuế quản lý người bán |
| Hoá đơn giấy lập trước khi chuyển sang hoá đơn điện tử | Là hoá đơn hợp lệ tại thời điểm lập | Chỉ gặp khi đối chiếu giao dịch cũ; ngày lập phải trước mốc chuyển đổi của người bán |
| Phiếu tính tiền in từ máy bán hàng | Không phải hoá đơn | Muốn có hoá đơn thì yêu cầu người bán lập hoá đơn điện tử |
| "Hoá đơn bán lẻ" viết tay mua ở hiệu sách | Không phải hoá đơn | Chỉ là giấy ghi nhận nội bộ của người bán, giá trị như giấy biên nhận |
| Hoá đơn của người bán ở nước ngoài | Không phải hoá đơn theo pháp luật Việt Nam | Là chứng từ thương mại nước ngoài; cách dùng cho kế toán, thuế hỏi chuyên trang thuế |
Điểm chốt: ngoài các loại tem, vé, thẻ và các ngoại lệ hẹp, một tờ hoá đơn giấy mới lập hôm nay là thứ cần được giải thích, không phải thứ mặc nhiên được chấp nhận.
Dấu hiệu tờ hoá đơn giấy đáng ngờ
Ngày lập sau mốc chuyển sang hoá đơn điện tử. Quyển hoá đơn đặt in cũ, ký hiệu mang năm cũ, nhưng ngày lập là năm nay. Đây là dấu hiệu rõ nhất của việc dùng hoá đơn đã hết giá trị sử dụng.
Người bán nói "bên em chưa đăng ký hoá đơn điện tử". Người bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang hoạt động thì đã phải dùng hoá đơn điện tử. Câu nói này có thể là thật về mặt tình trạng, nhưng khi đó người bán không lập hoá đơn hợp lệ được, chứ không phải được dùng hoá đơn giấy thay thế.
Mẫu hoá đơn lạ, in kém, không có thông tin phát hành. Hoá đơn đặt in trước đây có thông tin của đơn vị in, ký hiệu mẫu, ký hiệu. Tờ giấy thiếu các thông tin này, in bằng máy văn phòng, có thể là tự chế.
Thông tin người bán không tra được hoặc đã ngừng hoạt động. Tra mã số thuế người bán, xem trạng thái hoạt động và ngày ngừng nếu có.
Viết tay, tẩy xoá, liên đưa khách khác liên lưu. Với hoá đơn giấy cũ, kiểu gian lận quen thuộc là viết liên giao khách một số tiền, liên lưu một số tiền khác. Chỗ tẩy xoá ở phần số tiền, tên hàng là dấu hiệu phải dừng lại hỏi cho rõ.
Nên làm gì khi người bán đưa hoá đơn giấy
Cách xử lý hợp lý, không làm căng nhưng không bỏ qua.
- Hỏi người bán vì sao dùng hoá đơn giấy, thuộc trường hợp nào; ghi lại câu trả lời.
- Tra mã số thuế người bán để xem trạng thái hoạt động.
- Nếu là tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá, đối chiếu tên đơn vị phát hành với đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Nếu là hoá đơn giấy thông thường lập mới, đề nghị người bán lập hoá đơn điện tử thay thế; người bán không làm được thì coi như bạn chưa có hoá đơn hợp lệ.
- Với giao dịch giá trị lớn, cân nhắc hỏi cơ quan thuế quản lý người bán xem họ có thuộc trường hợp ngoại lệ không.
- Giữ lại tờ giấy cùng chứng từ giao nhận, thanh toán làm bằng chứng giao dịch, nhưng không coi đó là hoá đơn khi chưa xác minh.
Cách xử lý về chi phí, thuế khi bạn chỉ có chứng từ không phải hoá đơn là việc của kế toán thuế. Bài này chỉ dừng ở việc giúp bạn biết mình đang cầm loại giấy gì.
Ví dụ giả định: quyển hoá đơn đỏ trong ngăn kéo
Một công ty xây dựng nhỏ ở Nghệ An mua một lô vật tư của cửa hàng quen. Chủ cửa hàng đưa tờ hoá đơn giá trị gia tăng bằng giấy, viết tay, có dấu, lấy từ một quyển hoá đơn đặt in còn trong ngăn kéo, kèm lời giải thích "hoá đơn điện tử bên em đang lỗi, dùng tạm loại này cho kịp". Ký hiệu trên tờ hoá đơn mang năm của mấy năm trước, ngày lập là tháng này.
Kế toán của công ty tra mã số thuế cửa hàng, thấy vẫn hoạt động bình thường, nghĩa là cửa hàng đang thuộc diện dùng hoá đơn điện tử. Tờ hoá đơn giấy kia lập trên quyển hoá đơn đã hết giá trị sử dụng. Kế toán đề nghị cửa hàng lập hoá đơn điện tử thay thế khi khắc phục xong lỗi, ghi thoả thuận vào biên bản giao nhận, và lưu tờ giấy cũ chỉ như bằng chứng giao hàng.
Cửa hàng không có ý gian, chỉ chưa huỷ quyển hoá đơn cũ và nghĩ dùng tạm là được. Nhưng nếu kế toán đưa thẳng tờ giấy đó vào hồ sơ thanh toán, công ty sẽ là bên phải giải trình về sau. Một phép tra mã số thuế kèm việc nhìn năm trên ký hiệu là đủ để tránh chuyện ấy.
Vì sao hoá đơn giấy vẫn còn lưu hành ngoài chợ
Dù đã chuyển đổi nhiều năm, giấy in sẵn kiểu "hoá đơn bán lẻ" vẫn bán ở các hiệu sách, văn phòng phẩm. Nhiều tiệm nhỏ dùng nó như một tờ ghi nhận cho khách, không có ý gian. Vấn đề chỉ nảy sinh khi tờ giấy ấy được đưa ra như một hoá đơn hợp lệ, hoặc người nhận tự coi nó là hoá đơn rồi đưa vào hồ sơ thanh toán.
Ngoài ra, các quyển hoá đơn đặt in cũ còn sót lại sau khi doanh nghiệp chuyển sang hoá đơn điện tử. Đúng quy trình, phần hoá đơn giấy chưa dùng phải được huỷ theo thủ tục. Những quyển không được huỷ có thể trở thành nguồn của hoá đơn giấy lập lùi ngày hoặc lập sau khi đã hết giá trị.
Một nhóm khác là người bán thật sự chưa dùng hoá đơn điện tử vì kinh doanh nhỏ, nộp thuế theo phương pháp khoán trước đây, chưa từng xuất hoá đơn. Với họ, câu trả lời đúng không phải là đưa hoá đơn giấy mà là hướng dẫn khách cách khác, hoặc liên hệ cơ quan thuế về việc sử dụng hoá đơn. Bạn không cần phán xét người bán, chỉ cần không nhận nhầm.
Ghi nhớ nhanh cho người mua hàng, kế toán
Gói lại thành vài điều có thể dán cạnh bàn làm việc:
- Hoá đơn mới lập hiện nay, về cơ bản, là hoá đơn điện tử và tra được trên cổng của cơ quan thuế.
- Tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá là ngoại lệ quen thuộc; kiểm tên đơn vị phát hành.
- Phiếu tính tiền, "hoá đơn bán lẻ" mua ở hiệu sách không phải hoá đơn.
- Hoá đơn giấy ngày mới, ký hiệu năm cũ là dấu hiệu nặng.
- Không tự sửa, tự bổ sung thông tin lên hoá đơn giấy người bán đưa.
- Khi không chắc, hỏi người bán, tra mã số thuế, và nếu cần hỏi cơ quan thuế quản lý người bán.
- Giữ tờ giấy làm bằng chứng giao dịch, nhưng phân loại đúng nó là gì trong hồ sơ.
Những điều này không đòi hỏi bạn hiểu sâu về thuế. Chúng chỉ giúp bạn phân loại đúng tờ giấy trong tay ngay lúc nhận, để không đưa nhầm một tờ ghi nhận nội bộ vào hồ sơ thanh toán như thể đó là hoá đơn. Phân loại sai ở khâu nhận là nguồn gốc của rất nhiều rắc rối khi đối chiếu về sau.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ đưa hoá đơn bán lẻ viết tay có được tính là hoá đơn không?
Không. Tờ "hoá đơn bán lẻ" mua sẵn ở hiệu sách chỉ là giấy ghi nhận của người bán, không phải hoá đơn theo quy định. Muốn có hoá đơn hợp lệ, bạn cần người bán lập hoá đơn điện tử.
Vé xe khách bằng giấy có phải hoá đơn không?
Vé in sẵn mệnh giá của đơn vị vận tải là một dạng tem, vé, thẻ, được coi là hoá đơn theo quy định nếu được phát hành đúng thủ tục. Nhiều đơn vị đã chuyển sang vé điện tử; nếu cần hoá đơn ghi tên công ty, hãy hỏi đơn vị vận tải.
Hoá đơn giấy năm 2021 bây giờ còn giá trị không?
Hoá đơn giấy lập hợp lệ trước khi người bán chuyển sang hoá đơn điện tử vẫn là chứng từ của giao dịch đã xảy ra lúc đó. Vấn đề chỉ ở hoá đơn giấy được lập mới sau mốc chuyển đổi.
Người bán nói đang chờ cấp hoá đơn điện tử, đưa tạm hoá đơn giấy được không?
Không nên nhận hoá đơn giấy thay thế. Hãy thoả thuận bằng văn bản về việc người bán sẽ lập hoá đơn điện tử khi đủ điều kiện, và giữ chứng từ giao nhận, thanh toán trong thời gian chờ.
Hoá đơn của nhà cung cấp nước ngoài gửi bản PDF có phải tra trên cổng thuế không?
Không tra được, vì đó không phải hoá đơn do hệ thống của Việt Nam quản lý. Bạn kiểm theo cách kiểm chứng từ thương mại thông thường: đối tác có thật, hợp đồng, thanh toán, giao nhận khớp nhau.