Hoá đơn giả là tờ hoá đơn không do người bán hợp pháp lập ra theo đúng quy trình; hoá đơn khống là hoá đơn thật về hình thức nhưng ghi một giao dịch không hề xảy ra hoặc ghi sai bản chất giao dịch. Hai loại này hay bị gọi chung là "hoá đơn ma", trong khi pháp luật về hoá đơn tách chúng thành hai nhóm: hoá đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hoá đơn.
Với người nhận, phân biệt không phải chuyện chữ nghĩa. Mỗi loại lộ ra ở một chỗ khác nhau, cần một cách kiểm khác nhau, và dẫn tới hậu quả khác nhau. Bài này đi từ khái niệm tới dấu hiệu nhận biết, để khi cầm một hoá đơn đáng ngờ bạn biết nên tra ở đâu trước, hỏi ai, và giữ lại bằng chứng gì.
Vì sao cần tách bạch các loại hoá đơn "có vấn đề"
Trong thực tế, kế toán và người mua hàng thường dùng một chữ "hoá đơn giả" cho mọi thứ trục trặc: hoá đơn tra không ra, hoá đơn ghi sai tên hàng, hoá đơn của công ty đã biến mất, hoá đơn mua lại từ người không bán gì. Cách gọi gộp ấy làm người ta xử lý sai. Một hoá đơn tra không ra có thể chỉ vì người bán chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, chưa chắc là giả. Ngược lại, một hoá đơn tra ra đầy đủ, đúng số, đúng chữ ký số, vẫn có thể là hoá đơn khống vì hàng hoá trên đó chưa bao giờ được giao.
Pháp luật về hoá đơn, chứng từ hiện hành chia làm hai nhóm hành vi. Nhóm thứ nhất nói về bản thân tờ hoá đơn: hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hoá đơn đã hết giá trị sử dụng, hoá đơn của người khác bị dùng. Nhóm thứ hai nói về cách dùng hoá đơn: lập hoá đơn ghi không đúng thực tế, dùng hoá đơn để hợp thức hoá hàng không rõ nguồn gốc, dùng hoá đơn của người bán khác cho giao dịch của mình. Tên gọi cụ thể, phạm vi từng khái niệm nằm trong nghị định về hoá đơn, chứng từ đang có hiệu lực; bạn nên đọc thẳng văn bản đó trên cổng văn bản pháp luật khi cần trích dẫn.
Tách bạch như vậy giúp bạn biết phép kiểm nào bắt được loại nào. Tra cứu trên cổng của cơ quan thuế bắt tốt nhóm thứ nhất. Nhóm thứ hai chỉ lộ ra khi đối chiếu với hàng thật, hợp đồng thật và dòng tiền thật.
Bảng phân biệt nhanh bốn khái niệm hay bị nhầm
Bảng dưới đây gom các khái niệm theo câu hỏi người nhận quan tâm nhất: hoá đơn có tồn tại trên hệ thống không, và giao dịch phía sau có thật không.
| Khái niệm | Bản chất | Tra trên cổng thuế thấy gì | Lộ ra nhờ đâu |
|---|---|---|---|
| Hoá đơn giả | Tờ hoá đơn tạo ra để trông giống hoá đơn thật, không do người bán lập qua hệ thống hợp lệ | Thường không tìm thấy, hoặc thông tin tra ra khác với tờ đang cầm | Tra cứu, đối chiếu tệp gốc, kiểm chữ ký số |
| Hoá đơn khống | Hoá đơn được lập thật nhưng giao dịch không có, hoặc ghi lệch số lượng, giá trị, tên hàng | Thấy đầy đủ, hợp lệ về hình thức | Đối chiếu với hàng nhận, hợp đồng, phiếu nhập, dòng tiền |
| Hoá đơn hết giá trị sử dụng | Hoá đơn của người bán đã ngừng sử dụng hoá đơn, đã huỷ, hoặc hoá đơn đã bị thay thế | Trạng thái huỷ, bị thay thế, hoặc người bán ở trạng thái không hoạt động | Tra trạng thái hoá đơn và trạng thái mã số thuế người bán |
| Sử dụng bất hợp pháp hoá đơn | Dùng hoá đơn thật vào việc không đúng: mượn hoá đơn của đơn vị khác, hợp thức hoá hàng không nguồn gốc | Có thể thấy bình thường | Người bán trên hoá đơn khác người thật sự giao hàng, nhận tiền |
Điểm cần nhớ từ bảng: một hoá đơn qua được phép tra cứu chỉ mới qua được nửa đường. Nửa còn lại là chứng minh giao dịch có thật, và phần đó không cổng tra cứu nào làm thay bạn.
Dấu hiệu nhận ra hoá đơn giả ngay khi mới nhận
Tệp đến không kèm dữ liệu gốc. Hoá đơn điện tử thật có tệp dữ liệu gốc dạng XML, bản PDF chỉ là bản thể hiện. Người bán chỉ gửi ảnh chụp, hoặc chỉ gửi PDF và lảng tránh khi bạn xin tệp gốc, là chỗ đầu tiên phải đặt dấu hỏi.
Ký hiệu, số hoá đơn không theo quy luật. Ký hiệu hoá đơn điện tử có cấu trúc cố định, trong đó có ký tự cho biết hoá đơn có mã của cơ quan thuế hay không và hai chữ số năm lập. Một hoá đơn lập năm nay mà ký hiệu mang năm khác, hoặc số hoá đơn nhảy cóc bất thường so với các lần trước của cùng người bán, đáng để tra kỹ.
Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán có chỗ lệch nhỏ. Kẻ làm giả hay chép gần đúng: thiếu một chữ trong tên, sai một số trong mã số thuế, địa chỉ cũ trước khi doanh nghiệp đổi trụ sở. Đối chiếu từng ký tự với kết quả tra mã số thuế, đừng đọc lướt.
Thông tin người mua sai hoặc để trống bất thường. Hoá đơn giao cho doanh nghiệp mà thiếu mã số thuế người mua, hoặc ghi tên một đơn vị khác, là dấu hiệu tờ hoá đơn được "dựng" lại từ một hoá đơn khác.
Chữ ký số không kiểm được. Mở tệp gốc bằng phần mềm đọc hoá đơn mà báo chữ ký không hợp lệ, chứng thư số không thuộc người bán, hoặc nội dung đã bị thay đổi sau khi ký, thì gần như chắc chắn có can thiệp.
Dấu hiệu của hoá đơn khống: khi giấy tờ quá sạch
Hàng trên hoá đơn không khớp hàng nhận. Tên hàng chung chung kiểu "vật tư", "dịch vụ tư vấn", số lượng tròn trịa, trong khi phiếu nhập kho ghi chi tiết khác hẳn. Hoá đơn khống thường được lập bằng tên hàng mơ hồ để khó đối chiếu.
Người bán trên hoá đơn không phải người bạn làm việc. Bạn thương lượng, nhận hàng từ một người, nhưng hoá đơn lại do một công ty khác xuất, kèm lời giải thích "bên em xuất qua công ty bạn". Đây là kiểu dùng hoá đơn của người khác, rủi ro dồn về phía người nhận.
Dòng tiền đi một đường, hoá đơn đi một đường. Tiền chuyển vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản của một đơn vị thứ ba, trong khi hoá đơn mang tên công ty khác. Khi cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, chuỗi này đứt ngay.
Giá trị lớn bất thường so với năng lực người bán. Một doanh nghiệp vừa lập, không kho bãi, không nhân công, xuất hoá đơn giá trị lớn cho hàng nặng, cồng kềnh. Bạn nên xem thêm ngày thành lập, ngành nghề đăng ký và dấu vết hoạt động trước khi nhận.
Người bán đề nghị ghi khác thực tế "cho tiện". Ghi gộp, đổi tên hàng, lùi hay tiến ngày, nâng giá để "đẹp hồ sơ". Đồng ý với đề nghị này là bạn tự biến mình từ người nhận thành người tham gia.
Hậu quả khác nhau với người nhận từng loại
Với hoá đơn giả, người nhận ngay tình thường là người bị hại về tiền: đã trả tiền cho một bên không có quyền bán, hoặc mua phải hàng không rõ nguồn gốc. Việc cần làm là giữ chứng cứ, dừng thanh toán phần còn lại, yêu cầu người bán giải trình và cân nhắc trình báo cơ quan công an. Hoá đơn đó không dùng được cho mục đích kế toán, thuế.
Với hoá đơn khống hoặc hoá đơn bị sử dụng sai, người nhận có thể bị coi là đã tham gia nếu biết mà vẫn nhận, hoặc phải giải trình rất vất vả để chứng minh mình không biết. Cơ quan có thẩm quyền sẽ nhìn vào toàn bộ chuỗi: hợp đồng, giao nhận, thanh toán, quan hệ giữa các bên. Người làm ăn ngay thẳng thường thoát được nhờ giữ đủ bằng chứng giao dịch thật; người lơ là thì mất nhiều thời gian dù không có ý gian.
Còn một trường hợp nằm giữa: hoá đơn thật, giao dịch thật, nhưng người bán ghi sai do nhầm lẫn, ví dụ sai tên hàng, sai đơn giá. Đây không phải hoá đơn khống. Người bán có trách nhiệm xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, còn người nhận nên chủ động báo lỗi sớm bằng văn bản thay vì tự sửa tay hay bỏ qua. Ranh giới giữa nhầm lẫn và cố ý thường được nhìn qua việc lỗi có lặp lại, có làm lợi cho ai không, và được sửa nhanh hay bị giấu đi.
Phần xử lý về thuế khi đã lỡ nhận hoá đơn có vấn đề, như có được tính vào chi phí, có phải điều chỉnh tờ khai hay không, là chuyện của chuyên trang thuế như ThueSo trong cùng hệ, bài này không đi vào. Ở góc xác thực, điều cốt lõi chỉ có một: nhận ra sớm, trước khi trả tiền và trước khi đưa vào sổ sách.
Hành vi in, phát hành, mua bán trái phép hoá đơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự; mức xử lý cụ thể tuỳ tình tiết và do cơ quan tiến hành tố tụng quyết định. Nhắc ở đây để bạn thấy cái giá của việc "nhận giúp" một tờ hoá đơn không đúng, không phải để doạ.
Quy trình năm bước khi nhận một hoá đơn lạ
Áp dụng cho hoá đơn từ người bán mới, hoá đơn giá trị lớn, hoặc hoá đơn có bất kỳ dấu hiệu nào ở trên. Với người bán quen, có thể rút gọn nhưng không bỏ bước tra cứu.
- Xin tệp gốc. Yêu cầu người bán gửi tệp dữ liệu gốc của hoá đơn điện tử, không chỉ ảnh hay bản PDF.
- Tra trên cổng của cơ quan thuế. Nhập mã số thuế người bán, ký hiệu, số hoá đơn, tổng tiền; so kết quả với tờ đang cầm, ghi lại thời điểm tra.
- Tra tình trạng mã số thuế người bán. Xem người bán đang hoạt động bình thường hay đã ngừng, tạm ngừng, không còn ở địa chỉ đăng ký.
- Đối chiếu với giao dịch thật. Đặt hoá đơn cạnh hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, chứng từ chuyển tiền; mọi dòng phải khớp người, khớp hàng, khớp tiền.
- Lưu hồ sơ kiểm tra. Chụp hoặc lưu kết quả tra cứu, ghi chú người kiểm, ngày kiểm. Đây là bằng chứng bạn đã thận trọng nếu sau này có người hỏi.
Năm bước này nghe dài nhưng làm quen tay chỉ mất vài phút một hoá đơn. Cái giá của việc bỏ qua thường lớn hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn tra ra đúng trên cổng của cơ quan thuế thì có chắc là hợp pháp không?
Chưa chắc. Tra cứu chỉ xác nhận hoá đơn đã được lập và gửi dữ liệu đúng quy trình. Nếu giao dịch phía sau không có thật hoặc ghi sai bản chất, đó vẫn có thể là hoá đơn khống. Bạn cần đối chiếu thêm với hàng nhận, hợp đồng và dòng tiền.
Người bán chỉ gửi ảnh chụp hoá đơn qua tin nhắn có được không?
Ảnh chụp chỉ dùng để xem nhanh, không thay được tệp gốc. Ảnh rất dễ chỉnh sửa và không mang chữ ký số. Bạn nên yêu cầu tệp dữ liệu gốc hoặc thông tin đủ để tự tra trên cổng của cơ quan thuế.
Nhận phải hoá đơn giả mà không biết thì có bị xử lý không?
Người nhận ngay tình, có bằng chứng giao dịch thật và đã kiểm tra hợp lý, thường ở vị thế người bị hại. Tuy vậy bạn vẫn phải giải trình khi được hỏi và không được dùng hoá đơn đó. Tình huống giá trị lớn nên hỏi người làm nghề pháp lý hoặc kế toán thuế.
Hoá đơn khống khác hoá đơn ghi sai do nhầm lẫn thế nào?
Hoá đơn ghi sai do nhầm lẫn có thể được người bán xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Hoá đơn khống là cố ý ghi một giao dịch không có hoặc không đúng bản chất. Sự khác biệt nằm ở ý chí và ở việc giao dịch thật có tồn tại hay không.
Có nên nhận hoá đơn do công ty khác xuất thay cho người bán thật không?
Không nên. Hoá đơn phải do chính người bán hàng hoá, dịch vụ lập. Hoá đơn "xuất qua công ty bạn" là kiểu dùng hoá đơn của người khác, rủi ro cho bên nhận rất lớn, kể cả khi hàng giao đủ.
Thấy dấu hiệu đáng ngờ sau khi đã trả tiền thì làm gì trước?
Giữ nguyên mọi tệp, tin nhắn, chứng từ chuyển tiền; dừng các khoản thanh toán còn lại; gửi yêu cầu giải trình bằng văn bản cho người bán; nếu có dấu hiệu lừa đảo thì trình báo cơ quan công an nơi gần nhất.