Người nhận giấy tờ không nên giữ bản chính căn cước của người khác để làm tin: Luật Căn cước 2023 cấm cầm cố, nhận cầm cố thẻ căn cước; Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Giữ thẻ cũng không bảo vệ được tài sản của bạn, vì tấm thẻ không có giá trị để bù cho chiếc xe hay tiền thuê bị quỵt. Thay vào đó, hãy xác minh kỹ, ghi nhận đủ và dùng đặt cọc hoặc hợp đồng có điều khoản rõ ràng.
Bài này viết cho bên giữ, không phải bên bị giữ: cửa hàng cho thuê xe, đồ dùng; nhà nghỉ, nhà trọ; xưởng, công trình tuyển lao động thời vụ; bộ phận bảo vệ toà nhà. Bạn sẽ thấy rủi ro cụ thể khi giữ thẻ, cách thay thế theo từng ngành, quy trình không giữ thẻ mà vẫn yên tâm, và việc cần làm nếu hiện bạn đang giữ thẻ của ai đó.
Vì sao nhiều nơi muốn giữ thẻ, và vì sao cách đó không giúp được bạn
Lý do giữ thẻ thường rất đời thường: sợ khách đi luôn không trả xe, sợ người lao động bỏ việc giữa chừng, sợ khách trọ đi không thanh toán. Tấm thẻ trong ngăn kéo tạo cảm giác người kia "phải quay lại". Thực tế, cảm giác này dựa trên sức ép tâm lý, không dựa trên giá trị pháp lý hay kinh tế của tấm thẻ.
Người có ý định lừa bạn sẽ không ngại để lại một tấm thẻ, nhất là khi đó là thẻ mượn, thẻ nhặt được, hoặc thẻ đã định báo mất để làm lại. Người ngay thì bị đặt vào thế khó: không có thẻ để đi làm thủ tục ở ngân hàng, khám bệnh, đi máy bay. Kết quả là bạn gây khó cho đúng người không cần phòng, mà không phòng được người cần phòng.
Hơn nữa, khi tranh chấp xảy ra, việc giữ thẻ không cho bạn quyền gì với khoản thiệt hại. Bạn không thể bán thẻ để bù tiền, không thể dùng thẻ để làm gì hợp pháp. Ngược lại, việc giữ thẻ có thể trở thành điểm yếu của bạn: người kia khiếu nại, cơ quan chức năng kiểm tra, và câu chuyện chuyển từ "khách nợ tiền" sang "cửa hàng giữ giấy tờ trái quy định".
Luật nói gì về việc giữ giấy tờ tuỳ thân của người khác
Luật Căn cước 2023. Luật liệt kê các hành vi bị nghiêm cấm liên quan đến thẻ căn cước, trong đó có cầm cố, nhận cầm cố, thuê, cho thuê, mượn, cho mượn thẻ. Giữ thẻ "làm tin" cho một khoản thuê, một khoản nợ về bản chất là nhận cầm cố thẻ. Điều khoản cụ thể và mức xử lý nên đối chiếu văn bản hiện hành.
Bộ luật Lao động 2019. Khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, và không được yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng. Quy định này áp dụng cả với lao động thời vụ, công nhật.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Giữ thẻ đồng nghĩa với việc bạn đang nắm toàn bộ thông tin trên thẻ và có thể đọc chip. Việc nắm dữ liệu vượt mục đích cần thiết, không có biện pháp bảo vệ, là rủi ro tuân thủ dữ liệu cá nhân.
Pháp luật dân sự về biện pháp bảo đảm. Các biện pháp bảo đảm như cầm cố, đặt cọc, ký cược đều xoay quanh tài sản. Thẻ căn cước là giấy tờ nhân thân do nhà nước cấp, không phải tài sản để bảo đảm nghĩa vụ.
Các ngành có quy định riêng. Cơ sở lưu trú, kinh doanh cầm đồ, cho thuê phương tiện… có điều kiện kinh doanh riêng liên quan đến giấy tờ của khách. Nếu bạn thuộc các ngành này, nên đọc kỹ điều kiện an ninh trật tự áp dụng cho ngành mình.
Rủi ro cụ thể cho bên đang giữ thẻ
Nhiều chủ cơ sở chỉ nghĩ đến rủi ro "khách bỏ đi" mà quên rằng việc giữ thẻ tự nó cũng sinh ra rủi ro:
| Tình huống | Hậu quả cho bên giữ |
|---|---|
| Thẻ bị thất lạc, hư hỏng trong lúc bạn giữ | Có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường chi phí, công sức làm lại thẻ và thiệt hại phát sinh cho chủ thẻ |
| Chủ thẻ cần thẻ gấp (cấp cứu, đi máy bay, làm thủ tục) | Tranh cãi, bị phản ánh, có thể bị yêu cầu trả ngay dù nghĩa vụ chưa xong |
| Người lao động khiếu nại bị giữ giấy tờ | Có thể bị thanh tra lao động xử lý vi phạm, ảnh hưởng uy tín tuyển dụng |
| Thẻ là thẻ mượn, thẻ nhặt được | Bạn đang giữ thẻ của một người không liên quan; tài sản thật vẫn mất |
| Nhân viên dùng thẻ khách giữ lại để làm việc khác | Bạn có thể liên đới khi dữ liệu bị dùng sai mục đích |
| Khách không quay lại lấy thẻ | Bạn phải xử lý giấy tờ của người khác, không được tự huỷ |
Đặt các rủi ro này cạnh lợi ích "tạo sức ép cho khách quay lại", phần lớn chủ cơ sở sẽ thấy giữ thẻ là phương án kém. Phần tiếp theo trình bày các phương án tốt hơn.
Thay việc giữ thẻ bằng gì, theo từng ngành
Không có công thức chung, nhưng mỗi ngành đã có những cách bảo đảm được dùng phổ biến và hợp pháp hơn nhiều so với giữ thẻ:
- Cho thuê xe máy, ô tô, đồ dùng: xác minh kỹ (đối chiếu khuôn mặt, đọc chip với tài sản giá trị lớn), ghi thông tin vào hợp đồng, đặt cọc bằng tiền với mức tương xứng giá trị rủi ro, ghi rõ điều kiện hoàn cọc, chụp ảnh tình trạng tài sản khi giao và khi nhận.
- Nhà nghỉ, khách sạn, homestay: xem giấy tờ, ghi thông tin để thông báo lưu trú, thanh toán trước hoặc giữ một khoản đặt cọc; không giữ thẻ của khách qua đêm.
- Nhà trọ, cho thuê nhà dài hạn: hợp đồng thuê có thông tin nhân thân đầy đủ, khoản tiền đặt cọc theo thoả thuận, ghi rõ trường hợp mất cọc; thông báo lưu trú theo quy định cư trú.
- Xưởng, công trình tuyển lao động: đối chiếu bản chính rồi trả ngay, giữ bản photo có ghi mục đích; giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản; không thu tiền đặt cọc của người lao động.
- Bảo vệ toà nhà, cổng khu công nghiệp: ghi thông tin vào sổ khách hoặc phần mềm, phát thẻ khách có số, thu lại khi ra; nếu buộc phải giữ giấy tờ thì đề nghị giấy tờ khác không phải căn cước, và chỉ khi khách đồng ý.
- Bán trả góp, giao hàng trả sau: xác minh qua quy trình của đơn vị tài chính, hợp đồng rõ ràng; không nhận thẻ làm tin.
Điểm chung của các cách trên: xác minh để biết đúng người, ghi nhận để có bằng chứng, và dùng một bảo đảm có giá trị thật (tiền cọc, hợp đồng). Ba thứ đó thay được tấm thẻ trong ngăn kéo.
Xây quy trình nhận khách không giữ thẻ
Áp dụng cho cửa hàng cho thuê và cơ sở dịch vụ nhỏ:
- Niêm yết ngắn gọn tại quầy: giấy tờ cần xuất trình, mức đặt cọc theo loại tài sản, điều kiện hoàn cọc.
- Kiểm giấy tờ tuỳ thân bản chính hoặc căn cước điện tử, đối chiếu khuôn mặt; với tài sản giá trị lớn, đọc chip.
- Ghi thông tin cần thiết vào hợp đồng hoặc phiếu; không chụp thẻ nếu không cần.
- Thu đặt cọc, lập biên nhận ghi số tiền, tài sản, thời hạn, điều kiện hoàn.
- Trả lại giấy tờ ngay sau khi kiểm, trước mặt khách.
- Lưu một số điện thoại liên lạc đã gọi thử tại chỗ và, với thuê dài ngày, một người liên hệ khi khẩn cấp do khách tự nguyện cung cấp.
- Khi kết thúc, đối chiếu tình trạng tài sản, hoàn cọc hoặc khấu trừ theo hợp đồng, ký xác nhận.
Quy trình này có vẻ nhiều bước hơn "đưa thẻ đây", nhưng sau vài ngày nhân viên sẽ quen. Quan trọng hơn, khi có tranh chấp, bạn có hợp đồng, biên nhận và bằng chứng xác minh, những thứ có giá trị trước cơ quan giải quyết, thay vì chỉ có một tấm thẻ không bán được.
Đổi thói quen ở quầy: nói với nhân viên và khách thế nào
Khó nhất khi bỏ việc giữ thẻ thường không phải khách mà là nhân viên đã quen làm như vậy nhiều năm. Hãy giải thích cho họ bằng chính những tình huống họ từng gặp: lần khách quay lại đòi thẻ gấp để đi khám bệnh, lần thẻ khách bị lẫn vào ngăn kéo cả tuần, lần người để lại thẻ hoá ra không phải chủ thẻ. Khi nhân viên thấy giữ thẻ không bảo vệ được cửa hàng, họ sẽ dễ chấp nhận quy trình mới.
Với khách, cách nói càng ngắn càng tốt: "Bên em không giữ giấy tờ của khách, em xem và ghi thông tin vào hợp đồng, anh chị đặt cọc theo bảng niêm yết, trả xe là hoàn cọc ngay". Nhiều khách, nhất là khách du lịch và khách nước ngoài, sẽ thấy yên tâm hơn khi được giữ giấy tờ của mình. Đây cũng là một điểm cộng về uy tín khi khách đánh giá cửa hàng.
Với khách quen, khách thuê lâu năm, bạn có thể linh hoạt hơn về mức cọc, nhưng không quay lại việc giữ thẻ. Ngoại lệ không viết thành quy định sẽ nhanh chóng trở thành thói quen cũ.
Đang giữ thẻ của ai đó, hoặc khách bỏ quên thẻ: xử lý thế nào
Nếu cơ sở của bạn đang giữ thẻ của khách hay người lao động theo thói quen cũ, việc đầu tiên là trả lại, kèm một biên bản ngắn ghi đã trả, ngày giờ, có chữ ký hai bên. Nếu cần một bảo đảm thay thế, thoả thuận lại theo các cách ở trên. Với người lao động đã nghỉ việc mà còn để thẻ lại, liên lạc để trả, không được giữ lại để buộc họ quay về thanh lý hay bồi thường.
Nếu khách bỏ quên thẻ, cất riêng ở nơi an toàn, liên lạc theo thông tin bạn có. Sau một thời gian hợp lý mà không liên lạc được, nên giao thẻ cho cơ quan công an xã, phường gần nhất để họ trả lại chủ thẻ; không tự huỷ, không giữ vô thời hạn, không đưa cho người tự xưng là người nhà mà không kiểm được.
Nếu tranh chấp đã phát sinh, ví dụ khách nợ tiền thuê và bạn đang giữ thẻ, người lao động đòi thẻ trong khi bạn cho rằng họ gây thiệt hại, hãy tách hai việc: trả giấy tờ trước, rồi giải quyết khoản tiền bằng thương lượng, hoà giải hoặc khởi kiện dân sự. Với khoản tiền lớn hoặc tình huống phức tạp, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được tư vấn cách lập hồ sơ đòi bồi thường cho đúng, thay vì giữ giấy tờ người khác để gây sức ép.
Câu hỏi thường gặp
Khách tự nguyện để lại căn cước làm tin thì có sao không?
Sự tự nguyện của khách không làm thay đổi bản chất việc nhận cầm cố thẻ, thuộc nhóm hành vi bị cấm theo Luật Căn cước 2023. Bạn vẫn chịu rủi ro khi thẻ thất lạc. Hãy lịch sự từ chối và đề nghị cách bảo đảm khác như đặt cọc.
Giữ giấy phép lái xe hoặc thẻ sinh viên thay cho căn cước được không?
Một số nơi làm vậy vì cho rằng chỉ căn cước mới bị cấm. Tuy nhiên đó vẫn là giấy tờ cá nhân, bạn vẫn chịu trách nhiệm khi làm mất, và giấy phép lái xe là thứ khách cần để điều khiển phương tiện hợp pháp. Đặt cọc bằng tiền với hợp đồng rõ ràng vẫn là cách chắc hơn.
Thu tiền đặt cọc của người lao động có được không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Thiệt hại do người lao động gây ra được giải quyết theo cơ chế bồi thường trong pháp luật lao động.
Khách sạn có được giữ hộ chiếu của khách nước ngoài không?
Khách sạn cần xem hộ chiếu để thông báo lưu trú cho khách, không cần giữ suốt thời gian khách ở. Hộ chiếu là giấy tờ khách phải mang theo khi đi lại. Xem, ghi thông tin rồi trả lại là cách làm đúng và được khách quốc tế đánh giá cao.
Mức đặt cọc bao nhiêu là hợp lý khi cho thuê xe?
Không có mức chung; cọc nên tương xứng với rủi ro, tức giá trị tài sản, thời gian thuê, mức độ xác minh khách. Mức cọc, điều kiện hoàn, khấu trừ phải ghi rõ trong hợp đồng hoặc biên nhận. Mức quá cao so với thị trường khiến khách bỏ đi, quá thấp thì không bảo vệ được bạn.
Khách đi mất, không quay lại lấy thẻ thì xử lý ra sao?
Cất giữ an toàn, liên lạc theo thông tin bạn có. Không liên lạc được sau một thời gian hợp lý thì giao thẻ cho công an xã, phường gần nhất kèm biên bản giao nhận. Khoản tiền khách còn nợ là chuyện dân sự riêng, giải quyết theo hợp đồng và bằng chứng bạn đang có.