Trước khi chuyển tiền đặt cọc cho một nhà cung cấp lần đầu, bạn cần kiểm ít nhất năm điều: pháp nhân có thật và đang hoạt động, người ký có quyền, kênh liên lạc thuộc về doanh nghiệp, tài khoản nhận tiền đứng tên đúng bên bán và được xác nhận qua kênh độc lập, và mức cọc tương xứng với mức tin bạn đã xây dựng được. Kiểm xong mới bấm chuyển. Tiền đã chuyển đi, đòi lại khó hơn kiểm trước gấp nhiều lần.
Đây là bài tổng hợp, dùng như một tờ bảng kiểm. Các bước chi tiết (kiểm giấy uỷ quyền, đối chiếu giấy đăng ký doanh nghiệp, tra tình trạng, nhận ra công ty mạo danh) đã có ở các bài khác trong danh mục. Ở đây, chúng được xếp lại theo đúng trình tự của một lần đặt cọc thật, cùng với những cách giảm rủi ro khi bạn buộc phải trả trước.
Vì sao lần đặt cọc đầu tiên là điểm rủi ro nhất
Với nhà cung cấp quen, bạn có lịch sử: đã giao hàng mấy lần, tài khoản nào đã nhận tiền, người nào đã ký. Với nhà cung cấp mới, bạn chưa có gì ngoài những thứ họ đưa ra. Kẻ gian hiểu điều này, nên gần như mọi chiêu lừa liên quan đến đối tác đều nhắm vào khoản đặt cọc đầu tiên: số tiền vừa đủ lớn để đáng công, vừa đủ nhỏ để người mua không thuê ai kiểm.
Đặt cọc cũng là lúc áp lực thời gian lớn nhất. Người bán nói "giá này chỉ giữ đến hết tuần", "suất sản xuất sắp kín", "kho chỉ còn lô này". Áp lực đó đôi khi là thật, nhưng nó cũng là công cụ quen thuộc để làm người mua bỏ qua bước kiểm. Một nguyên tắc đơn giản: hạn chót do người bán đặt ra không được phép rút ngắn quy trình xác minh của bạn.
Về mặt pháp lý, đặt cọc là biện pháp bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng; nguyên tắc chung trong Bộ luật Dân sự là nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và một khoản tương đương, nếu bên đặt cọc từ chối thì mất cọc, trừ khi có thoả thuận khác. Nhưng mọi quy tắc này chỉ có ý nghĩa khi bên nhận cọc là một chủ thể có thật, tìm được và có tài sản. Khi tiền đã vào tay kẻ mạo danh, quy tắc về cọc không giúp được bạn.
Bảng kiểm theo mức tiền đặt cọc
Mức kiểm nên tăng theo số tiền. Các ngưỡng dưới đây là ví dụ giả định cho một doanh nghiệp nhỏ; bạn tự điều chỉnh theo quy mô của mình.
| Việc kiểm | Cọc nhỏ (ví dụ giả định: dưới mức chi tiêu một tuần) | Cọc vừa | Cọc lớn (ví dụ giả định: trên mức lợi nhuận một tháng) |
|---|---|---|---|
| Tra mã số, tình trạng trên cổng đăng ký và tra cứu thuế | Có | Có | Có, lưu ảnh màn hình |
| So người ký với người đại diện, kiểm giấy uỷ quyền | Nên | Có | Có, xem bản gốc |
| Xác nhận người liên hệ qua tổng đài hoặc thư điện tử chính thức | Nên | Có | Có, bằng văn bản |
| Xác nhận số tài khoản qua kênh độc lập | Có | Có | Có, bằng văn bản ký bởi người có quyền |
| Đến trụ sở hoặc kho, xưởng | Không cần | Nếu gần | Nên, hoặc nhờ người tin cậy tại chỗ |
| Hợp đồng bằng văn bản có điều khoản cọc | Nên | Có | Có, cân nhắc nhờ người làm nghề rà |
| Biện pháp bảo đảm thêm (bảo lãnh, thanh toán qua ngân hàng) | Không | Cân nhắc | Nên |
Điều quan trọng không nằm ở các ngưỡng cụ thể, mà ở việc bạn đặt ra ngưỡng trước và nhân viên của bạn biết khoản cọc nào phải đi qua bước nào. Quy định trước thì không ai phải tự phán đoán dưới áp lực.
Trình tự một lần đặt cọc an toàn
Trình tự dưới đây đi từ lúc nhận báo giá đến lúc lưu chứng từ. Bỏ bước nào cũng nên có lý do ghi lại.
- Nhận báo giá, chép lại thông tin pháp nhân, người liên hệ, số tài khoản.
- Tra pháp nhân và tình trạng trên hai nguồn: cổng đăng ký doanh nghiệp và tra cứu thuế.
- Tự tìm kênh chính thức của doanh nghiệp, xác nhận người liên hệ và báo giá.
- Thống nhất hợp đồng: bên bán, người ký và căn cứ thẩm quyền, số tiền cọc, điều kiện hoàn cọc, mốc giao hàng.
- Xin xác nhận số tài khoản nhận cọc bằng văn bản từ kênh chính thức; so tên chủ tài khoản với tên bên bán trong hợp đồng.
- Khi chuyển, đọc tên người thụ hưởng hiện trên ứng dụng ngân hàng trước khi xác nhận. Nội dung chuyển khoản ghi số hợp đồng.
- Lưu chứng từ chuyển tiền cùng hợp đồng, kết quả tra cứu, thư xác nhận. Gửi thư báo đã chuyển cọc cho đối tác qua kênh chính thức.
Thư báo ở bước cuối tưởng thừa, nhưng nó có tác dụng: nếu tiền đi nhầm vào tài khoản kẻ mạo danh, doanh nghiệp thật sẽ trả lời là họ chưa nhận được, và bạn phát hiện sớm hơn nhiều so với chờ đến ngày giao hàng.
Giảm rủi ro khi buộc phải trả trước
Chia nhỏ khoản cọc. Đặt cọc một phần nhỏ để giữ đơn, phần lớn hơn thanh toán khi hàng sẵn sàng giao hoặc khi nhận hàng. Đối tác thật thường chấp nhận nếu bạn giải thích là quy định nội bộ với nhà cung cấp mới.
Thanh toán theo mốc. Với đơn hàng sản xuất, gắn từng khoản thanh toán với một mốc kiểm được: duyệt mẫu, hàng xong một nửa, hàng hoàn thành. Mỗi mốc có biên bản hoặc ảnh, video xác nhận.
Bảo lãnh hoàn trả tiền ứng trước. Với khoản trả trước lớn, có thể đề nghị bên bán cung cấp bảo lãnh của ngân hàng cam kết hoàn trả nếu bên bán không giao hàng. Đây là thủ tục có chi phí, thường dành cho hợp đồng giá trị đáng kể.
Thanh toán qua ngân hàng có điều kiện. Với nhà cung cấp nước ngoài, các phương thức như thư tín dụng gắn việc thanh toán với bộ chứng từ giao hàng. Phức tạp hơn chuyển khoản trực tiếp, nhưng giảm rủi ro cho cả hai bên.
Nhận hàng mẫu trước. Trả tiền cho một lô nhỏ, nhận và kiểm, rồi mới đặt lô lớn. Cách này vừa kiểm chất lượng vừa kiểm đối tác có giao thật hay không.
Dấu hiệu dừng lại ngay, không chuyển
Gặp một trong những dấu hiệu dưới đây, quy tắc đơn giản là chưa chuyển tiền cho đến khi được giải thích rõ bằng văn bản qua kênh chính thức:
- Tên chủ tài khoản không khớp tên bên bán trong hợp đồng.
- Số tài khoản được thông báo hoặc thay đổi qua tin nhắn, cuộc gọi, không có văn bản.
- Người liên hệ không thể hoặc không muốn cho bạn gọi về tổng đài, gặp ở trụ sở.
- Tra cứu cho thấy doanh nghiệp đang tạm ngừng, giải thể, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Giá thấp bất thường so với thị trường, kèm hạn chót rất gấp.
- Đề nghị chuyển vào nhiều tài khoản khác nhau, chia nhỏ, hoặc qua ví điện tử của cá nhân.
- Đề nghị ghi nội dung chuyển khoản không liên quan đến hợp đồng.
Không có ngoại lệ "lần này thôi". Gần như mọi vụ mất cọc đều có ít nhất một trong các dấu hiệu trên, và người mất tiền thường kể lại rằng họ đã thấy nhưng bỏ qua vì vội.
Phân công nội bộ: người kiểm khác người chuyển tiền
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người thường làm hết: tìm nhà cung cấp, thương lượng, nhận số tài khoản, bấm chuyển tiền. Đó là cấu trúc dễ bị lừa nhất, vì không ai nhìn lại những gì người đó đã tin. Không cần bộ máy lớn, chỉ cần tách hai việc: người mua hàng lo phần thương lượng, còn việc nhập số tài khoản nhà cung cấp mới vào danh sách thanh toán do một người khác làm, sau khi tự xác nhận qua kênh độc lập.
Chủ doanh nghiệp có thể đặt một quy tắc ngắn: mọi khoản cọc cho nhà cung cấp chưa từng giao dịch, trên một ngưỡng nhất định, phải có hai người ký duyệt và có phiếu thông tin đối tác đính kèm. Nhiều ứng dụng ngân hàng doanh nghiệp cho phép đặt chế độ một người tạo lệnh, một người duyệt lệnh; nếu ngân hàng của bạn có tính năng này, hãy bật lên.
Quy tắc nội bộ còn có tác dụng khác: nó cho nhân viên một lý do để từ chối áp lực. Khi người bán thúc "chuyển ngay trong chiều nay", nhân viên có thể trả lời rằng quy trình công ty yêu cầu hai người duyệt và xác nhận tài khoản. Người bán thật sẽ chờ; kẻ gian thường biến mất.
Lỡ chuyển rồi mới thấy nghi: làm gì trong những giờ đầu
Nếu sau khi chuyển bạn mới phát hiện dấu hiệu lừa, tốc độ là yếu tố quan trọng nhất. Liên hệ ngay ngân hàng của bạn qua tổng đài chính thức, đề nghị tra soát giao dịch và thông báo nghi ngờ lừa đảo để ngân hàng phối hợp với ngân hàng nhận. Ngân hàng không thể hứa thu hồi được tiền, việc tạm giữ hay phong toả phụ thuộc quy định và tình trạng tài khoản nhận, nhưng báo sớm thì khả năng còn tiền trong tài khoản cao hơn.
Đồng thời, liên hệ doanh nghiệp thật (nếu đây là vụ mạo danh) để báo và xin xác nhận bằng văn bản rằng họ không nhận khoản tiền này. Lưu toàn bộ tin nhắn, thư điện tử, báo giá, hợp đồng, chứng từ chuyển tiền, ảnh màn hình trang web, tài khoản mạng xã hội của bên kia trước khi chúng bị xoá. Sau đó trình báo cơ quan công an nơi gần nhất, mang theo bộ chứng cứ này.
Đừng trả thêm tiền cho bất kỳ ai hứa "lấy lại tiền giúp", kể cả người xưng là công an, luật sư, nhân viên ngân hàng gọi điện đến. Đó là kiểu lừa lần hai nhắm vào người vừa bị lừa. Việc xử lý khi chính bạn bị mạo danh, hay trách nhiệm của các bên khi giấy tờ giả lọt qua, được bàn ở các danh mục khác trên trang này.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt cọc bao nhiêu phần trăm cho nhà cung cấp mới?
Không có tỷ lệ chuẩn chung. Với nhà cung cấp mới, nên giữ khoản cọc ở mức bạn chấp nhận được nếu mất, phần còn lại thanh toán theo mốc giao hàng. Mức cụ thể tuỳ ngành hàng, giá trị đơn và mức tin bạn đã kiểm được.
Ứng dụng ngân hàng đã hiện đúng tên công ty thì có an toàn không?
An toàn hơn nhiều so với không kiểm, nhưng chưa tuyệt đối. Kẻ gian có thể lập công ty tên gần giống để mở tài khoản. Hãy so tên hiện trên ứng dụng với tên đầy đủ trên cổng đăng ký doanh nghiệp từng chữ, và xác nhận số tài khoản qua kênh độc lập.
Nhà cung cấp yêu cầu chuyển cọc vào tài khoản cá nhân của giám đốc thì có nên không?
Không nên với giao dịch của doanh nghiệp. Tiền nên vào tài khoản đứng tên pháp nhân bên bán. Nếu đối tác thực sự là hộ kinh doanh hay cá nhân, hợp đồng phải ghi đúng chủ thể đó và tài khoản đứng tên đúng người đã ghi.
Đối tác thật không chịu thanh toán theo mốc thì sao?
Bạn có thể cân nhắc các phương án khác như bảo lãnh hoàn trả tiền ứng trước, mua lô nhỏ trước, hoặc tìm nhà cung cấp khác. Đối tác uy tín thường có phương án dung hoà; đối tác chỉ chấp nhận chuyển toàn bộ trước là một yếu tố rủi ro cần tính.
Chuyển nhầm tiền cọc vào tài khoản kẻ gian, ngân hàng có hoàn lại không?
Ngân hàng không có nghĩa vụ chung phải hoàn lại khi bạn tự chuyển tiền. Bạn cần báo ngân hàng ngay để tra soát, đề nghị phối hợp với ngân hàng nhận, và trình báo công an. Khả năng thu hồi phụ thuộc tốc độ báo và tình trạng tài khoản nhận.
Có cần làm hợp đồng bằng văn bản cho khoản cọc nhỏ không?
Nên có ít nhất một văn bản ngắn hoặc thư điện tử xác nhận các điểm chính: bên bán, hàng hoá, số tiền cọc, điều kiện hoàn cọc, thời hạn giao. Khoản cọc nhỏ mà không có văn bản thì khi tranh chấp rất khó chứng minh đã thoả thuận gì.