Đến lúc đối chiếu công nợ, bạn và đối tác phát hiện hai tệp hợp đồng "đã ký số" mỗi bên giữ có chỗ không giống nhau: đơn giá khác, thời hạn thanh toán khác, hoặc một bên có phụ lục mà bên kia không có. Câu hỏi đặt ra là bản nào mới là bản hai bên thực sự đã ký.
Tin tốt là chữ ký số được thiết kế để trả lời đúng câu hỏi đó. Mỗi chữ ký gắn chặt với nội dung tại thời điểm ký, nên phần mềm có thể cho biết tệp còn nguyên hay đã bị đổi, và với tệp có nhiều chữ ký, có thể dựng lại phiên bản mà từng người đã ký. Bài này hướng dẫn người nhận xác định bản gốc, đọc dấu hiệu bị sửa, giữ chứng cứ và tính bước tiếp theo khi hai bên không thống nhất.
Vì sao có thể có hai bản khác nhau
Trường hợp hay gặp nhất không phải gian dối mà là nhầm lẫn: một bên ký vào bản dự thảo cũ, bên kia ký vào bản đã sửa, mỗi bên lưu tệp mình ký; hoặc một bên mở tệp đã ký, sửa lỗi chính tả rồi lưu đè, vô tình làm chữ ký báo đã bị thay đổi. Cũng có trường hợp hai bên ký hai tệp riêng (mỗi bên ký một bản, gửi cho nhau) thay vì cùng ký nối tiếp trên một tệp, và hai tệp đó lệch nhau ở một chi tiết.
Trường hợp ít gặp hơn nhưng nghiêm trọng hơn là một bên cố ý sửa nội dung sau khi ký, rồi chèn lại hình chữ ký hoặc ký lại bằng chứng thư của mình, hy vọng bên kia không kiểm. Dù là nhầm hay cố ý, cách xác định bản gốc đều giống nhau: dựa vào chữ ký số chứ không dựa vào lời kể của mỗi bên.
Cần phân biệt thêm hai khái niệm hay bị dùng lẫn: "bản gốc" theo nghĩa thông thường là tệp đầu tiên được tạo ra, còn trong tranh chấp, điều cần là bản mà các bên đã cùng ký và nội dung của nó còn nguyên vẹn. Một tệp có thể được sao chép ra nhiều nơi, mọi bản sao đều có chữ ký hợp lệ nếu nội dung không bị đổi; vì vậy câu hỏi đúng là "bản nào có đủ chữ ký hợp lệ của các bên" chứ không phải "ai giữ tệp đầu tiên".
Đọc chữ ký để biết tệp còn nguyên hay đã bị đổi
Trạng thái "tài liệu chưa bị thay đổi kể từ khi ký". Đây là trạng thái bạn muốn thấy với từng chữ ký trên bản mình giữ. Nó nghĩa là nội dung hiện tại đúng là nội dung lúc người đó ký.
Trạng thái "tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký" hoặc chữ ký không hợp lệ. Nội dung đã khác so với lúc ký. Phần đã ký không còn được chữ ký bảo đảm; bản này không thể là bản gốc nguyên vẹn của chữ ký đó.
Có thay đổi được phép sau chữ ký. Một số phần mềm cho phép thêm chữ ký mới, điền trường biểu mẫu, thêm ghi chú mà không làm hỏng chữ ký trước, và sẽ ghi rõ "có thay đổi được phép sau khi ký". Bạn cần xem thay đổi đó là gì, có đụng tới nội dung hay không.
Chữ ký bao phủ phiên bản nào. Với tệp ký nối tiếp, mỗi chữ ký bao phủ phiên bản tệp tại lúc ký. Nhiều phần mềm có chức năng xem phiên bản đã ký, cho bạn mở đúng nội dung mà người ký đầu tiên đã ký, rồi so với phiên bản cuối.
Trình tự xác định bản gốc khi hai bên cầm hai tệp
Làm theo thứ tự, ghi lại kết quả từng bước để sau này dùng làm chứng cứ hoặc trình bày với người hoà giải:
- Đặt hai tệp cạnh nhau, ghi nguồn gốc từng tệp: nhận từ ai, qua kênh nào, ngày nào. Giữ bản gốc mỗi tệp, chỉ làm việc trên bản sao.
- Kiểm từng chữ ký trên mỗi tệp: ai ký, chứng thư nào, thời điểm ký, trạng thái toàn vẹn. Chụp màn hình bảng chữ ký.
- Tìm tệp mà cả hai chữ ký đều hợp lệ và chưa bị thay đổi. Nếu có, đó là ứng viên mạnh nhất cho bản hai bên đã cùng ký.
- Nếu mỗi tệp chỉ có một chữ ký hợp lệ (mỗi bên ký một bản riêng), so nội dung hai tệp để thấy chỗ lệch. Lúc này câu hỏi chuyển sang: bên nào đã nhận và chấp nhận bản của bên kia.
- Dùng chức năng xem phiên bản đã ký để mở nội dung ở thời điểm từng chữ ký, so với nội dung cuối, khoanh chỗ khác.
- Đối chiếu với thư trao đổi: bản dự thảo nào được gửi đi kèm câu "bên em chốt bản này", tệp nào được gửi kèm sau khi ký.
- Nếu có dấu thời gian của tổ chức dịch vụ tin cậy, dùng nó để xác định thứ tự ký thay vì dựa vào giờ máy tính.
Kết quả các bước trên nên được ghi thành một bản tóm tắt ngắn: tệp nào, chữ ký nào, trạng thái gì, lệch ở đâu. Bản tóm tắt này giúp cuộc nói chuyện với đối tác đi vào sự việc thay vì tranh cãi ai nhớ đúng.
Các kịch bản thường gặp và cách hiểu
Bảng dưới gom kịch bản theo ví dụ giả định, giúp bạn biết mình đang ở tình huống nào trước khi nói chuyện với đối tác:
| Kịch bản | Kết quả kiểm chữ ký | Cách hiểu thường gặp |
|---|---|---|
| Một tệp có cả hai chữ ký hợp lệ, tệp kia có nội dung khác | Tệp thứ hai không có đủ chữ ký hợp lệ | Tệp đủ hai chữ ký hợp lệ là bản đã cùng ký |
| Hai tệp, mỗi tệp một chữ ký, nội dung khác nhau | Mỗi chữ ký hợp lệ trên tệp của nó | Chưa có bản chung; cần xem thư trao đổi để biết thoả thuận cuối |
| Tệp có hai chữ ký nhưng báo đã bị thay đổi sau chữ ký đầu | Chữ ký đầu không bảo đảm nội dung cuối | Nội dung bị đổi sau khi bên đầu ký; bên ký sau ký vào bản đã đổi |
| Tệp chỉ có hình chữ ký, không có chữ ký số | Bảng chữ ký trống | Không có giá trị như văn bản ký số; dựa vào chứng cứ khác |
Đây chỉ là cách đọc kỹ thuật. Kết luận pháp lý cuối cùng còn phụ thuộc vào thoả thuận của hai bên, việc thực hiện hợp đồng trên thực tế và đánh giá của cơ quan giải quyết tranh chấp.
Giữ chứng cứ cho đúng cách
Khi đã có dấu hiệu tranh chấp, cách bạn giữ tệp ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị chứng minh. Luật Giao dịch điện tử 2023 đánh giá thông điệp dữ liệu theo độ tin cậy của việc khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi và bảo đảm toàn vẹn; vì vậy:
- Không mở rồi lưu đè tệp gốc. Sao chép ra một bản để làm việc, bản gốc để chỉ đọc.
- Giữ thư điện tử gốc kèm tệp đính kèm trong hộp thư, không chỉ tải tệp ra máy. Thư gốc có thông tin người gửi, thời điểm gửi, đường đi.
- Ghi lại ai đã tiếp xúc với tệp, khi nào, trên máy nào, nếu đơn vị có nhiều người cùng xử lý.
- Có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận nội dung tệp, thư điện tử và kết quả kiểm chữ ký tại một thời điểm, nếu dự kiến tranh chấp kéo dài.
- Nếu tranh chấp đưa ra toà, dữ liệu điện tử có thể được trưng cầu giám định; giữ tệp nguyên trạng là điều kiện để giám định có ý nghĩa.
Phụ lục, biên bản đi kèm: chỗ hay sinh lệch nhất
Nhiều vụ "hai bản khác nhau" không nằm ở thân hợp đồng mà ở phần đi kèm: phụ lục giá, bảng khối lượng, biên bản nghiệm thu, danh mục hàng hoá. Các tệp này thường được gửi riêng, ký riêng, có khi chỉ một bên ký, có khi được cập nhật nhiều vòng qua thư mà không ai đánh số phiên bản. Khi đối chiếu công nợ, mỗi bên lôi ra một bảng giá và đều tin bảng của mình là bảng đã chốt.
Cách phòng là đặt quy ước ngay từ hợp đồng chính: phụ lục nào có hiệu lực thì phải được cả hai bên ký số, có số thứ tự, có ngày, và nêu rõ thay thế phụ lục nào trước đó. Người nhận phụ lục kiểm giống như kiểm hợp đồng: bảng chữ ký, tên trong chứng thư, trạng thái toàn vẹn, rồi đối chiếu số thứ tự với danh sách phụ lục đã có. Phụ lục chỉ có một chữ ký, hoặc chỉ là bảng tính gửi kèm thư, thì nên coi là đề nghị chứ chưa phải thoả thuận đã chốt, và trả lời bằng thư để ghi nhận ý kiến của bạn.
Nói chuyện với đối tác và khi nào cần người làm nghề
Phần lớn trường hợp hai bản lệch do nhầm và giải quyết được bằng một cuộc trao đổi bình tĩnh: đưa bảng chữ ký và chỗ lệch cho bên kia xem, thống nhất bản đúng, rồi ký một phụ lục xác nhận hoặc ký lại toàn bộ trên một tệp. Phụ lục nên nêu rõ hai bên thống nhất áp dụng nội dung nào cho phần đã thực hiện, tránh tranh cãi lại về sau.
Khi số tiền chênh lớn, bên kia khẳng định bản của họ mới đúng, hoặc có dấu hiệu sửa nội dung có chủ đích, đây đã là tranh chấp về chứng cứ điện tử. Nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ người làm nghề xem toàn bộ tệp, thư trao đổi và lịch sử thực hiện trước khi gửi văn bản chính thức cho đối tác, vì lời lẽ trong văn bản đó có thể bị dùng lại trong tranh chấp.
Để lần sau không lặp lại, thống nhất với đối tác từ đầu: chỉ ký nối tiếp trên một tệp, bên ký sau không sửa gì, mọi sửa đổi đi bằng phụ lục ký riêng. Trong hợp đồng có thể ghi thêm một điều khoản ngắn về hình thức: hợp đồng và phụ lục chỉ có hiệu lực khi được các bên ký số trên cùng một tệp, bản có đủ chữ ký hợp lệ là bản để thực hiện. Điều khoản này không tốn gì nhưng giúp mọi tranh cãi về sau có một điểm tựa rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Sửa lỗi chính tả trên tệp đã ký có làm hợp đồng mất hiệu lực không?
Sửa nội dung sau khi ký làm chữ ký báo tài liệu đã bị thay đổi, nghĩa là chữ ký không còn bảo đảm cho nội dung mới. Hợp đồng không tự mất hiệu lực, nhưng bản đã sửa không còn là bản ký nguyên vẹn. Nên giữ bản trước khi sửa và xử lý lỗi bằng phụ lục.
Mỗi bên ký một bản riêng rồi gửi cho nhau có được không?
Được nếu hai tệp hoàn toàn giống nhau về nội dung, nhưng cách này dễ sinh lệch và khó chứng minh khi có chuyện. Cách gọn hơn là cùng ký nối tiếp trên một tệp hoặc dùng nền tảng hợp đồng điện tử, để cuối cùng có một tệp mang đủ chữ ký các bên.
Đối tác nói tệp của bạn đã bị sửa, bạn chứng minh thế nào?
Mở bảng chữ ký và chỉ ra trạng thái toàn vẹn của từng chữ ký trên tệp bạn giữ. Kèm theo thư điện tử gốc mà bạn nhận tệp, thời điểm nhận và việc bạn không mở lưu đè. Nếu cần, nhờ lập vi bằng hoặc giám định dữ liệu điện tử.
Giờ ký hiện trên chữ ký có đáng tin không?
Giờ lấy từ máy tính người ký có thể bị chỉnh. Nếu chữ ký có dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp, thời điểm đó đáng tin hơn nhiều. Khi tranh chấp về thứ tự ký, dấu thời gian và thư trao đổi là hai nguồn đối chiếu quan trọng.
Có nên tự so sánh hai tệp bằng phần mềm so văn bản không?
Nên, để tìm nhanh chỗ lệch. Nhưng chỉ làm trên bản sao, và nhớ rằng kết quả so sánh chỉ cho biết khác ở đâu, không cho biết bản nào là bản đã ký. Phần đó phải dựa vào bảng chữ ký và lịch sử trao đổi.