Muốn trường xác nhận tấm bằng ứng viên nộp có đúng do trường cấp, công ty nên gửi một văn bản đề nghị xác minh có đủ thông tin nhận dạng văn bằng, mục đích xác minh và văn bản đồng ý của người có tên trên bằng. Thiếu một trong ba thứ đó, nhiều trường sẽ không trả lời, hoặc trả lời chung chung không dùng được. Bài này không đưa "mẫu chuẩn" để chép, vì không có mẫu bắt buộc chung; bài chỉ ra những phần một văn bản cần có và lý do của từng phần.
Người đọc chính là nhân sự, pháp chế, người phụ trách hồ sơ năng lực của doanh nghiệp nhỏ, những người chưa từng phải viết loại văn bản này. Phần cuối bài bàn cách đọc thư trả lời của trường, vì một câu chữ như "có tên trong danh sách" hay "chưa tìm thấy dữ liệu" mang nghĩa rất khác nhau với quyết định tuyển dụng.
Khi nào nên viết văn bản thay vì tự tra cứu
Phần lớn trường hiện nay có trang tra cứu văn bằng. Nếu tra ra kết quả khớp đầy đủ họ tên, ngày sinh, số hiệu, ngành, năm tốt nghiệp, và bạn chắc trang đó là trang chính thức, thì với vị trí thông thường như vậy đã đủ. Văn bản đề nghị xác minh dành cho những ca còn lại: tra không ra, thông tin lệch, trang tra cứu chỉ hiện một phần, hoặc vị trí tuyển quan trọng đến mức bạn muốn có văn bản của trường để lưu.
Ví dụ giả định: một công ty dược tuyển người phụ trách chuyên môn cho nhà thuốc mới mở. Văn bằng chuyên môn của người này là điều kiện để cơ sở được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện, và có thể bị kiểm lại khi thanh tra. Một bản trả lời bằng văn bản của trường, lưu trong hồ sơ, có giá trị hơn nhiều so với ảnh chụp màn hình tra cứu.
Một trường hợp khác là khi bằng thuộc chương trình liên kết, đào tạo từ xa, hoặc hệ vừa làm vừa học của những năm trước. Dữ liệu các hệ này thường lên mạng chậm hơn hệ chính quy. Viết thẳng cho trường sẽ nhanh hơn việc thử đủ các mục tra cứu.
Cuối cùng, văn bản cũng là cách lịch sự nhất khi bạn nghi ngờ. Bạn không phải gọi điện hỏi dò, không phải nói gì với ứng viên ngoài việc xin họ đồng ý cho xác minh như một bước thường lệ áp cho mọi người trúng tuyển.
Một văn bản đề nghị xác minh nên có những phần nào
Danh sách dưới là bố cục tối thiểu. Bạn trình bày theo thể thức văn bản của công ty mình; điều quan trọng là trường đọc vào hiểu ngay ai hỏi, hỏi về tấm bằng nào, để làm gì, và có quyền hỏi không.
- Thông tin bên đề nghị: tên doanh nghiệp hoặc tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đầu mối nhận kết quả và cách liên hệ chính thức của công ty.
- Người nhận: gửi đích danh bộ phận quản lý văn bằng hoặc phòng đào tạo của trường; nếu chưa biết, gửi hiệu trưởng và ghi "chuyển bộ phận phụ trách".
- Thông tin văn bằng cần xác minh: họ tên, ngày sinh người được cấp, loại bằng, ngành, hình thức đào tạo, năm tốt nghiệp, số hiệu văn bằng, số vào sổ cấp bằng.
- Mục đích xác minh: phục vụ tuyển dụng vào vị trí cụ thể, hoặc hồ sơ năng lực; viết ngắn, đúng sự thật.
- Câu hỏi cụ thể: đề nghị trường xác nhận văn bằng có được trường cấp cho người có tên hay không, và thông tin trên bản chụp kèm theo có khớp với sổ gốc hay không.
- Tài liệu kèm theo: bản chụp văn bằng (hai mặt nếu có), bản chụp bảng điểm nếu muốn đối chiếu, văn bản đồng ý của người được cấp bằng.
- Cam kết về dữ liệu: một câu nêu rằng thông tin trường cung cấp chỉ dùng cho mục đích đã nêu, không chuyển cho bên khác.
- Người ký: người có thẩm quyền của công ty ký, đóng dấu nếu công ty có dùng dấu.
Đừng gửi kèm giấy tờ tuỳ thân của ứng viên nếu trường không yêu cầu. Họ tên, ngày sinh trên văn bằng thường đã đủ để trường dò sổ gốc, gửi thêm là thu và phát tán dữ liệu vượt quá mục đích.
Văn bản đồng ý của người có bằng: viết thế nào cho đủ
Vì sao cần. Thông tin về việc một người có được cấp bằng hay không, kèm ngày sinh, kết quả học tập, là dữ liệu cá nhân. Theo nguyên lý của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, việc công ty thu, xử lý và gửi chúng cho bên thứ ba cần có cơ sở hợp pháp, và sự đồng ý của chính người đó là cơ sở rõ ràng nhất. Nhiều trường cũng chỉ trả lời khi thấy văn bản này.
Nội dung tối thiểu. Họ tên, ngày sinh người đồng ý; đồng ý cho công ty nào liên hệ trường nào; để xác minh văn bằng nào; trong phạm vi thông tin gì; dùng cho mục đích gì; chữ ký và ngày ký.
Phạm vi hẹp. Chỉ xin đồng ý cho đúng việc xác minh văn bằng đó, không viết kiểu "đồng ý cho công ty tra cứu mọi thông tin". Văn bản đồng ý rộng quá vừa dễ bị coi là không tự nguyện, vừa khiến trường ngần ngại.
Hình thức. Văn bản giấy có chữ ký, hoặc bản điện tử có xác nhận rõ ràng của người đồng ý. Giữ bản gốc trong hồ sơ, gửi trường bản chụp.
Rút lại đồng ý. Người lao động có thể rút lại sự đồng ý. Khi đó công ty dừng xác minh qua kênh này và cân nhắc các cách khác, như đề nghị chính họ xin bản sao từ sổ gốc.
Gửi và theo dõi đề nghị xác minh
Một văn bản viết tốt vẫn có thể nằm im nếu gửi sai chỗ. Trình tự dưới giúp bạn biết khi nào nên hỏi lại và hỏi ai.
- Tìm kênh nhận văn bản chính thức của trường trên trang thông tin điện tử của trường (địa chỉ thư điện tử chung, bộ phận văn thư, phòng đào tạo). Không dùng số liên lạc hay địa chỉ do ứng viên đưa.
- Gửi bằng kênh để lại dấu vết: thư điện tử từ địa chỉ tên miền công ty, hoặc thư bảo đảm, hoặc nộp trực tiếp có giấy biên nhận.
- Ghi sổ theo dõi: ngày gửi, kênh gửi, người nhận, hạn dự kiến hỏi lại.
- Sau khoảng hai tuần làm việc chưa có hồi âm, gọi hoặc viết hỏi tình trạng, nhắc số và ngày văn bản đã gửi.
- Nếu trường đề nghị bổ sung (văn bản đồng ý có chữ ký tươi, bản chụp rõ hơn, phí xác minh theo quy định của trường), bổ sung đúng theo yêu cầu và giữ chứng từ.
- Nhận kết quả, lưu bản gốc hoặc bản điện tử vào hồ sơ nhân sự, ghi kết luận ngắn vào sổ theo dõi.
Một số trường thu phí cho dịch vụ xác minh; mức phí do trường tự công bố. Bạn hỏi trực tiếp và yêu cầu chứng từ thu, không trả qua người trung gian.
Đọc thư trả lời của trường: câu chữ nghĩa là gì
Mỗi trường viết một kiểu. Bảng dưới gom những cách diễn đạt hay gặp và ý nghĩa thực tế của chúng với quyết định tuyển dụng. Gặp câu nào mơ hồ, bạn cứ viết hỏi lại cho rõ.
| Trường viết | Nghĩa thực tế | Bạn nên làm gì |
|---|---|---|
| Xác nhận đã cấp văn bằng, thông tin khớp sổ gốc | Văn bằng do trường cấp, đúng người, đúng nội dung | Lưu thư, đóng hồ sơ xác minh |
| Có cấp văn bằng nhưng một số thông tin trên bản chụp không khớp | Bằng có thật nhưng bản nộp có chỗ khác; có thể do chỉnh sửa hợp lệ hoặc bị sửa | Hỏi ứng viên giải thích, xin quyết định chỉnh sửa nếu có |
| Không tìm thấy dữ liệu trong sổ gốc | Trường không tìm ra người được cấp với thông tin đã nêu | Kiểm lại thông tin gửi đi có sai không, rồi mới coi là nghi vấn nghiêm trọng |
| Số hiệu này được cấp cho người khác | Bằng nộp không phải bằng trường cấp cho người này | Giữ bằng chứng, xử lý theo quy chế nội bộ và luật lao động |
| Trường không còn lưu giữ hồ sơ khoá này | Sổ gốc đã bàn giao hoặc thất lạc | Hỏi trường đơn vị nào đang giữ, tiếp tục xác minh ở đó |
| Chỉ xác nhận khi có yêu cầu của người học | Trường không trả lời bên thứ ba | Đề nghị ứng viên tự xin văn bản xác nhận hoặc bản sao từ sổ gốc |
Câu "không tìm thấy dữ liệu" là câu cần đọc chậm nhất. Lỗi gõ một ký tự trong số hiệu, ghi sai năm tốt nghiệp trong văn bản của chính công ty, đều dẫn tới câu trả lời này.
Lưu kết quả và giữ đúng mực với ứng viên
Kết quả xác minh nên được lưu trong hồ sơ nhân sự với quyền xem giới hạn: người phụ trách tuyển dụng, quản lý trực tiếp khi cần, không đưa vào nhóm chat chung. Nếu kết quả bất lợi, càng ít người biết chi tiết càng tốt cho cả công ty lẫn người bị ảnh hưởng.
Khi trường xác nhận văn bằng hợp lệ, bạn có thể báo ngắn cho ứng viên là hồ sơ đã hoàn tất. Khi kết quả có vấn đề, hãy trao đổi trực tiếp, đưa ra thông tin trường trả lời và cho họ cơ hội giải thích bằng giấy tờ, trước khi có bất kỳ quyết định nào. Việc xử lý một người lao động đã ký hợp đồng mà bị phát hiện dùng bằng không hợp lệ cần đi đúng trình tự luật lao động, được bàn riêng ở bài khác trong cùng chuyên mục.
Hết mục đích, hồ sơ xác minh cũng không nên giữ mãi. Công ty nên có quy định nội bộ về thời gian lưu và cách huỷ những bản chụp không còn cần, phù hợp với nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có quyền yêu cầu trường xác minh bằng của ứng viên không?
Trường không có nghĩa vụ chung phải trả lời mọi doanh nghiệp. Cách thuận lợi nhất là gửi văn bản đề nghị kèm sự đồng ý của người có tên trên bằng; nhiều trường chỉ trả lời khi có đủ hai thứ này.
Văn bản đề nghị xác minh văn bằng có mẫu bắt buộc không?
Không có mẫu chung bắt buộc cho doanh nghiệp. Văn bản cần đủ thông tin bên hỏi, thông tin văn bằng, mục đích, câu hỏi cụ thể, tài liệu kèm và chữ ký người có thẩm quyền. Một số trường có biểu mẫu riêng, nên xem trang của trường trước.
Có cần gửi kèm căn cước của ứng viên không?
Thường không cần. Họ tên, ngày sinh và số hiệu trên văn bằng đã đủ để trường dò sổ gốc. Chỉ gửi giấy tờ tuỳ thân khi trường yêu cầu rõ, để tránh phát tán dữ liệu cá nhân quá mức cần.
Trường trả lời không tìm thấy dữ liệu thì có sa thải được không?
Chưa nên. Trước hết kiểm lại thông tin công ty đã gửi, hỏi trường có thể sổ gốc đang ở nơi khác không, và cho người lao động giải thích. Chỉ khi xác định được bằng không do trường cấp mới xét các bước theo luật lao động.
Xác minh văn bằng có mất phí không?
Tuỳ trường. Một số trường xác minh miễn phí, một số thu phí theo quy định nội bộ. Bạn hỏi trực tiếp qua kênh chính thức của trường và yêu cầu chứng từ thu tiền.
Ứng viên rút lại sự đồng ý giữa chừng thì sao?
Công ty phải dừng xác minh qua kênh cần sự đồng ý đó. Bạn có thể đề nghị ứng viên tự nộp bản sao từ sổ gốc hoặc văn bản xác nhận của trường; nếu vị trí bắt buộc văn bằng, việc chưa xác minh được có thể là lý do chưa hoàn tất tuyển dụng.