Bảng điểm và phụ lục văn bằng là chỗ người nhận hồ sơ nên nhìn kỹ, vì chúng chứa hàng chục thông tin phải khớp với nhau và khớp với tấm bằng: tên học phần, số tín chỉ, tổng tín chỉ tích luỹ, điểm trung bình, xếp loại, ngày cấp. Sửa một tấm bằng thì chỉ cần sửa vài dòng; sửa một bảng điểm cho trọn vẹn, hợp lý từng con số, khó hơn nhiều. Vì vậy đọc bảng điểm cẩn thận thường lộ ra chỗ bất thường sớm hơn đọc tấm bằng.
Bài dành cho người tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp, bộ phận xét học bổng, đơn vị nhận hồ sơ học tiếp. Bài chỉ cách đọc để phát hiện chỗ bất hợp lý; kết luận cuối cùng vẫn phải đến từ việc xác minh với trường, vì một bảng điểm lạ chưa chắc là bảng điểm giả.
Bảng điểm, phụ lục văn bằng và văn bằng: ba giấy khác nhau
Văn bằng là tấm bằng tốt nghiệp, ghi ngắn gọn ai, học ngành gì, ở trường nào, tốt nghiệp năm nào, có khi kèm xếp loại. Bảng điểm, hay bảng kết quả học tập toàn khoá, liệt kê từng học phần đã học, số tín chỉ, điểm, và điểm trung bình tích luỹ. Phụ lục văn bằng là văn bản đi kèm bằng ở một số trường, ghi thêm thông tin về chương trình đào tạo, chuẩn đầu ra, kết quả học tập, theo mô hình nhiều nước đang dùng.
Không phải trường nào cũng cấp phụ lục văn bằng, và hình thức bảng điểm giữa các trường rất khác nhau: có trường in theo học kỳ, có trường in theo khối kiến thức, có trường thang điểm mười, có trường quy thêm sang thang bốn và điểm chữ. Vì vậy so sánh hai bảng điểm của hai trường khác nhau để tìm "chỗ lạ" là cách dễ sai. Bạn chỉ nên so bảng điểm với chính nó, với tấm bằng đi kèm, và nếu có điều kiện, với bảng điểm thật của cùng trường cùng thời kỳ.
Bảng điểm cũng là giấy hay bị chỉnh sửa nhất trong hồ sơ, vì người dùng chỉ muốn nâng điểm trung bình hoặc đổi xếp loại để qua vòng sàng lọc, chứ không cần làm giả cả tấm bằng. Đây là kiểu gian lận khó thấy: bằng thật, trường thật, người thật, chỉ một vài con số đã bị thay.
Những điểm phải khớp giữa bảng điểm và văn bằng
Đây là danh sách đối chiếu chéo. Mỗi dòng lệch không phải là bằng chứng gian lận, nhưng là lý do để hỏi lại.
- Họ tên, ngày sinh: viết giống hệt nhau, kể cả dấu và tên đệm.
- Ngành, chuyên ngành: tên ngành trên bằng phải trùng với tên ngành trên bảng điểm; một số trường ghi thêm chuyên ngành ở bảng điểm, không ghi ở bằng, điều này bình thường.
- Hình thức đào tạo: nếu bảng điểm ghi hệ vừa làm vừa học, đào tạo từ xa hay liên thông, tấm bằng cũng phải phản ánh đúng theo quy định áp dụng tại thời điểm cấp.
- Xếp loại tốt nghiệp: xếp loại trên bằng phải tương ứng với điểm trung bình tích luỹ trên bảng điểm theo thang xếp loại mà trường áp dụng.
- Ngày tốt nghiệp, ngày cấp bằng: ngày quyết định công nhận tốt nghiệp thường ghi trên bảng điểm hoặc phụ lục phải đứng trước ngày cấp bằng.
- Mã sinh viên, khoá học: năm nhập học suy ra từ khoá phải hợp lý với số năm học của chương trình và năm tốt nghiệp.
Khi đối chiếu, bạn nên tự ghi lại từng dòng đã kiểm. Một bảng đối chiếu ngắn trong hồ sơ cho phép người khác kiểm lại sau này, và chứng minh công ty đã làm việc cẩn trọng.
Dấu hiệu bất hợp lý ngay trong bảng điểm
Tổng tín chỉ không khớp. Cộng tay số tín chỉ các học phần, so với dòng tổng tín chỉ tích luỹ. Người sửa điểm thường chỉ sửa cột điểm mà quên rằng điểm trung bình là trung bình có trọng số theo tín chỉ.
Điểm trung bình không ra đúng. Tính lại điểm trung bình tích luỹ từ điểm từng học phần và số tín chỉ. Lệch vài phần trăm có thể do cách làm tròn hoặc học phần không tính vào trung bình; lệch nhiều là điểm cần hỏi.
Học phần trượt biến mất mà không có học lại. Bảng điểm thật của nhiều trường ghi cả lần học lại, học cải thiện. Một bảng điểm toàn điểm cao đồng đều, không một học phần nào phải học lại, không phải là bất thường, nhưng kết hợp với các dấu hiệu khác thì đáng xem kỹ.
Thang điểm lẫn lộn. Cột điểm chữ không khớp với cột điểm số theo quy đổi của chính trường đó, hoặc có điểm vượt thang.
Học phần không có trong chương trình. Tên học phần lạ, không đúng với chương trình đào tạo ngành đó mà trường công bố, hoặc thuộc chương trình được đưa vào sau năm tốt nghiệp.
Hình thức trình bày không đồng nhất. Phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng khác nhau giữa các dòng; dòng điểm trung bình và xếp loại trông như được in chồng. Với bản chụp, dấu hiệu này kém tin cậy vì ảnh nén cũng làm chữ lệch.
Kiểm phụ lục văn bằng và bảng điểm điện tử
Một số trường đã cấp bảng điểm, phụ lục văn bằng dạng điện tử hoặc có mã tra cứu. Bảng dưới gợi ý cách tận dụng từng hình thức, ở mức nguyên lý, vì mỗi trường triển khai một kiểu.
| Hình thức | Kiểm được gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bảng điểm giấy có dấu trường | Đối chiếu nội dung, tính lại tín chỉ, điểm trung bình | Không tự khẳng định thật giả qua hình dạng dấu; muốn chắc phải hỏi trường |
| Bảng điểm có mã tra cứu hoặc mã QR | Tra mã trên trang chính thức của trường để xem bản gốc | Tự gõ địa chỉ trang trường, không bấm đường dẫn trong mã nếu tên miền lạ |
| Bảng điểm, phụ lục dạng tệp điện tử có ký số | Kiểm chữ ký số còn hiệu lực, đúng của trường, nội dung chưa bị sửa sau khi ký | Cách kiểm chữ ký số xem chuyên mục văn bản ký số trên cùng trang |
| Ảnh chụp, bản scan | Chỉ dùng để sàng lọc | Không đủ để kết luận gì; đề nghị bản có thể kiểm chứng |
Nếu trường có kênh tra cứu bảng điểm theo mã, đó là cách kiểm nhanh và chắc nhất, không cần văn bản xác minh. Bạn chỉ cần chắc mình đang tra đúng trang của trường.
Bảng điểm song ngữ và bản dịch: thêm một lớp phải đối chiếu
Công ty có vốn nước ngoài, chương trình học bổng hay hồ sơ đi học tiếp thường nhận bảng điểm tiếng Anh. Có hai loại rất khác nhau. Loại thứ nhất là bảng điểm song ngữ hoặc bản tiếng Anh do chính trường phát hành, có giá trị như bản tiếng Việt vì cùng một nơi cấp. Loại thứ hai là bản dịch do một văn phòng dịch thuật làm từ bảng điểm tiếng Việt, có thể kèm chứng thực chữ ký người dịch.
Với bản dịch, chứng thực chữ ký người dịch chỉ xác nhận chữ ký đó là của người dịch, không xác nhận bản tiếng Việt gốc là thật, cũng không bảo đảm bản dịch không bỏ sót dòng nào. Vì vậy bạn nên yêu cầu nộp kèm bản tiếng Việt, đối chiếu từng con số giữa hai bản: số học phần, tín chỉ, điểm trung bình. Người sửa điểm đôi khi chỉ sửa ở bản dịch, vì nghĩ người nhận sẽ không đọc bản gốc.
Tên học phần dịch sang tiếng Anh mỗi nơi một kiểu, nên khác chữ không phải dấu hiệu bất thường. Con số mới là thứ phải khớp tuyệt đối. Nếu bản tiếng Anh do trường phát hành mà con số lệch với bản tiếng Việt, đó là câu hỏi gửi thẳng cho trường.
Quy trình đối chiếu bảng điểm cho một hồ sơ
Áp cho các vị trí mà kết quả học tập là tiêu chí tuyển, như chương trình thực tập sinh, quản trị viên tập sự, học bổng.
- Đề nghị ứng viên nộp cùng lúc văn bằng và bảng điểm toàn khoá, không chỉ bảng điểm một vài học kỳ.
- Đối chiếu các thông tin chung giữa hai giấy theo danh sách ở trên.
- Tính lại tổng tín chỉ và điểm trung bình; nếu bảng điểm dài, chỉ cần kiểm tổng và vài học kỳ ngẫu nhiên.
- Tra mã bảng điểm hoặc số hiệu văn bằng trên trang chính thức của trường nếu có.
- Ghi chỗ lệch, hỏi ứng viên giải thích; nhiều chỗ lệch có lời giải thích hợp lý như học cải thiện, đổi chương trình giữa khoá.
- Nếu vẫn còn chỗ không giải thích được, gửi đề nghị xác minh tới trường, kèm sự đồng ý của ứng viên.
Đừng tự kết luận bảng điểm bị sửa chỉ dựa trên phép tính của mình. Quy chế tính điểm trung bình mỗi trường, mỗi thời kỳ có chỗ khác nhau, như học phần điều kiện không tính vào trung bình, điều mà người ngoài khó biết hết.
Khi kết quả học tập bị nâng: xử lý cho đúng mực
Trường xác nhận bằng thật nhưng điểm trung bình hoặc xếp loại trên bảng điểm ứng viên nộp cao hơn sổ của trường là tình huống không hiếm. Về bản chất, đây vẫn là nộp giấy tờ có nội dung không trung thực, dù văn bằng có thật. Mức độ nghiêm trọng tuỳ việc thông tin đó ảnh hưởng tới quyết định tuyển dụng tới đâu: một chương trình chỉ nhận người tốt nghiệp loại giỏi khác hẳn một vị trí không xét điểm.
Với ứng viên chưa ký hợp đồng, công ty có thể dừng quy trình tuyển dụng, báo lý do ngắn gọn, khách quan. Với người đã làm việc, Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động cung cấp thông tin không trung thực lúc giao kết làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng; nhưng phải đi đúng trình tự, báo trước theo quy định, và có chứng cứ. Đây là chỗ nên tham khảo người có chuyên môn lao động trước khi quyết.
Dù kết quả thế nào, đừng gửi thông tin này đi rộng, đừng báo cho công ty khác hay đăng lên mạng xã hội. Thông tin về kết quả học tập và về việc một người bị nghi gian lận đều là dữ liệu cá nhân nhạy cảm với danh dự người đó, và sai sót của bạn có thể biến bạn từ người bị lừa thành người vi phạm.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc ứng viên nộp bảng điểm khi xin việc không?
Không có quy định chung bắt buộc. Công ty tự quyết yêu cầu bảng điểm cho vị trí nào. Với vị trí không xét kết quả học tập, đòi bảng điểm chỉ thêm dữ liệu cá nhân phải bảo vệ mà không giúp gì cho quyết định.
Điểm trung bình tính lại không khớp bảng điểm thì có phải bảng điểm giả không?
Chưa chắc. Có học phần không tính vào điểm trung bình, cách làm tròn khác nhau, quy chế từng thời kỳ khác nhau. Hãy hỏi ứng viên và nếu cần, đề nghị trường xác minh, đừng kết luận từ phép tính của mình.
Phụ lục văn bằng là gì, trường nào cũng cấp không?
Phụ lục văn bằng là văn bản đi kèm bằng, ghi thêm thông tin về chương trình và kết quả học tập. Không phải trường nào cũng cấp, nên thiếu phụ lục không phải dấu hiệu bất thường.
Bảng điểm có mã QR thì kiểm thế nào cho an toàn?
Xem tên miền mà mã dẫn tới trước khi mở. An toàn nhất là tự vào trang chính thức của trường bằng địa chỉ bạn tự tìm, rồi nhập mã tra cứu ở đó, không mở đường dẫn lạ trong mã.
Bằng thật nhưng bảng điểm bị nâng điểm thì xử lý ra sao?
Đó vẫn là giấy tờ có nội dung không trung thực. Ứng viên chưa ký hợp đồng thì công ty có thể dừng tuyển; người đã làm việc thì xử lý theo đúng trình tự luật lao động, có chứng cứ xác minh của trường.
Có được tự gọi trường hỏi điểm của ứng viên không?
Không nên khi chưa có sự đồng ý của ứng viên, vì kết quả học tập là dữ liệu cá nhân. Gửi văn bản đề nghị xác minh kèm văn bản đồng ý là cách đúng và cũng là cách trường dễ trả lời nhất.