Nếu bạn thấy trên ứng dụng của cơ quan thuế hoặc bảo hiểm xã hội một khoản thu nhập, một quá trình đóng bảo hiểm ở công ty bạn chưa từng làm, hãy lưu ngay màn hình, gửi văn bản cho cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội đề nghị xác minh và điều chỉnh, gửi văn bản yêu cầu doanh nghiệp đó giải trình, và trình báo nếu có dấu hiệu bị dùng thông tin để kê khai khống. Xử lý sớm giúp tránh ảnh hưởng đến quyết toán thuế, trợ cấp thất nghiệp và các hồ sơ cần chứng minh thu nhập.
Một số doanh nghiệp dùng thông tin cá nhân của người khác để kê khống chi phí tiền lương hoặc hợp thức hoá nhân sự. Người bị dùng tên thường chỉ biết khi tra cứu thông tin của mình, khi quyết toán thuế, hoặc khi hồ sơ hưởng một chế độ bị vướng. Bài này đi theo góc người bị mạo danh: phát hiện, hiểu hệ quả, đề nghị điều chỉnh. Phần kê khai, quyết toán thuế chi tiết thuộc mảng thuế, ở đây chỉ nhắc.
Vì sao thông tin của bạn có thể bị dùng để kê lương
Doanh nghiệp được tính chi phí tiền lương khi có hợp đồng, chứng từ chi trả và kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Kẻ muốn kê khống chi phí cần tên, số định danh của người thật để danh sách nhân sự trông hợp lệ. Thông tin đó có thể lấy từ hồ sơ xin việc bạn từng nộp, bản chụp căn cước bạn từng đưa cho trung tâm, cửa hàng, hoặc danh sách bị lộ.
Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân được dùng thay cho mã số thuế cá nhân. Điều này giúp dữ liệu liên thông hơn, cũng có nghĩa là bất kỳ ai có số định danh của bạn đều có thể khai bạn trong danh sách người nhận thu nhập. Tương tự, quá trình đóng bảo hiểm xã hội gắn với mã số bảo hiểm, và doanh nghiệp có thể đăng ký tham gia cho người không làm việc thật nếu không bị phát hiện.
Có trường hợp không phải giả mạo hoàn toàn: bạn từng thử việc vài ngày, từng làm cộng tác viên, từng ký một hợp đồng ngắn với công ty đó rồi quên. Trước khi gửi văn bản, hãy nhớ lại kỹ; nếu đúng là bạn từng làm, cách xử lý là đối chiếu số liệu, không phải trình báo mạo danh. Ngược lại, nếu bạn chắc chắn chưa từng có bất kỳ liên hệ nào với doanh nghiệp đó, hãy ghi lại điều này ngay từ đầu, kèm những nơi bạn thực sự làm việc trong cùng giai đoạn, để mọi văn bản về sau nhất quán.
Hệ quả có thể gặp và mức độ
Thu nhập lạ, quá trình đóng bảo hiểm lạ có thể ảnh hưởng đến những việc bạn không ngờ. Bảng dưới liệt kê những ảnh hưởng thường gặp, theo nguyên lý.
| Việc bị ảnh hưởng | Vì sao | Mức độ |
|---|---|---|
| Quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Thu nhập lạ cộng vào tổng thu nhập trong năm của bạn | Có thể làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc được hoàn |
| Trợ cấp thất nghiệp | Hồ sơ ghi nhận bạn đang có việc làm, đóng bảo hiểm ở nơi khác | Có thể bị dừng hưởng hoặc bị đề nghị hoàn trả, nếu không giải trình được |
| Hồ sơ vay, xin thị thực, chứng minh thu nhập | Thông tin thu nhập không khớp với nơi làm việc thật | Gây nghi ngờ, phải giải trình |
| Quá trình đóng bảo hiểm xã hội | Trùng thời gian với nơi làm việc thật, hoặc có giai đoạn ảo | Ảnh hưởng tính toán chế độ sau này nếu không điều chỉnh |
| Chính sách hỗ trợ theo diện thu nhập | Hồ sơ cho thấy bạn có thu nhập | Có thể bị loại khỏi diện hỗ trợ |
Mức ảnh hưởng thực tế phụ thuộc số liệu và quy định hiện hành của từng chế độ. Điều chắc chắn là để càng lâu, càng nhiều kỳ dữ liệu sai phải điều chỉnh.
Các bước xử lý
Thứ tự dưới đây giúp hồ sơ có chứng cứ trước khi gửi đi. Mỗi văn bản gửi đi nên có cách chứng minh đã gửi.
- Tra và lưu: chụp màn hình thông tin thu nhập, chứng từ khấu trừ, quá trình đóng bảo hiểm trên ứng dụng của cơ quan thuế và ứng dụng bảo hiểm xã hội, ghi ngày giờ tra.
- Ghi lại tên doanh nghiệp, mã số thuế, giai đoạn và số liệu ghi nhận.
- Xác nhận lại với bản thân: chưa từng làm, thử việc, cộng tác hay ký hợp đồng với doanh nghiệp này. Hỏi lại người thân nếu từng nhờ ai nộp hồ sơ xin việc.
- Gửi văn bản tới cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp: bạn không làm việc, không nhận thu nhập; đề nghị xác minh và điều chỉnh dữ liệu thu nhập ghi nhận dưới tên bạn.
- Gửi văn bản tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia: đề nghị xác minh và điều chỉnh quá trình đóng không đúng sự thật.
- Gửi văn bản tới doanh nghiệp yêu cầu giải trình và điều chỉnh, bằng cách có xác nhận đã gửi. Không ký giấy tờ doanh nghiệp đưa ra để "hợp thức hoá" việc bạn từng làm.
- Nếu doanh nghiệp không trả lời, đã ngừng hoạt động, hoặc có dấu hiệu kê khống quy mô lớn, trình báo công an kèm toàn bộ văn bản.
Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội đã được sắp xếp lại tổ chức trong năm 2025; tên gọi đơn vị tiếp nhận ở từng địa phương bạn nên kiểm trên cổng thông tin của cơ quan đó hoặc hỏi trực tiếp trước khi gửi.
Văn bản gửi cơ quan thuế, bảo hiểm nên có gì
Không có mẫu bắt buộc cho văn bản đề nghị của người dân trong tình huống này. Một văn bản được xử lý nhanh thường có đủ các ý dưới đây, viết ngắn, mỗi ý một đoạn.
- Thông tin của bạn: họ tên, số định danh cá nhân, mã số bảo hiểm xã hội nếu có, địa chỉ liên hệ.
- Thông tin doanh nghiệp đang ghi nhận dữ liệu: tên, mã số thuế, địa chỉ nếu biết.
- Dữ liệu sai cụ thể: giai đoạn, số tiền thu nhập hoặc số tháng đóng bảo hiểm đang ghi nhận, kèm ảnh chụp màn hình tra cứu.
- Khẳng định rõ: bạn không làm việc, không ký hợp đồng, không nhận thu nhập từ doanh nghiệp này trong giai đoạn đó.
- Thông tin nơi làm việc thật trong cùng giai đoạn, nếu có, kèm xác nhận.
- Đề nghị cụ thể: xác minh, yêu cầu doanh nghiệp giải trình, điều chỉnh dữ liệu ghi nhận dưới tên bạn, trả lời bằng văn bản.
Gửi kèm bản sao văn bản đã gửi doanh nghiệp và đơn trình báo nếu có. Giữ bản có xác nhận đã nhận của cơ quan, hoặc bằng chứng gửi bưu chính, gửi trực tuyến.
Những điểm hay vướng khi đề nghị điều chỉnh
Cơ quan cần doanh nghiệp điều chỉnh. Dữ liệu do doanh nghiệp kê khai; nhiều trường hợp cơ quan thuế, bảo hiểm sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình, khai bổ sung. Văn bản của bạn là căn cứ để họ bắt đầu; nếu doanh nghiệp đã bỏ trụ sở, quá trình có thể lâu hơn và cần kết quả xác minh.
Bạn đang hưởng một chế độ. Nếu đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hay chế độ khác mà bị vướng vì dữ liệu lạ, báo ngay cho nơi chi trả, kèm văn bản đã gửi cơ quan thuế, bảo hiểm. Đừng chờ đến khi bị dừng chế độ mới giải trình.
Trùng với nơi làm việc thật. Nhờ nơi làm việc thật xác nhận giai đoạn bạn làm việc, đóng bảo hiểm tại đó. Hai nơi trùng thời gian là dấu hiệu rõ ràng có một nơi không đúng.
Không nhớ đã nộp hồ sơ cho đơn vị nào. Hãy rà lại email, tin nhắn tuyển dụng, các trang việc làm bạn từng đăng hồ sơ trong vài năm gần đây. Tên doanh nghiệp lạ đôi khi trùng hoặc gần giống một đơn vị trung gian bạn từng gửi hồ sơ; chi tiết này giúp cơ quan xác minh khoanh vùng nguồn lộ thông tin.
Doanh nghiệp đề nghị "thoả thuận". Nếu doanh nghiệp liên hệ, đề nghị bạn ký hợp đồng lùi ngày hoặc nhận một khoản tiền để im lặng, hãy từ chối. Ký giấy hợp thức hoá có thể khiến bạn trở thành người tham gia kê khai sai.
Phòng lần sau và khi nào cần người làm nghề
Hãy tạo thói quen tra cứu thông tin thuế, bảo hiểm của mình định kỳ, nhất là sau mỗi lần nộp hồ sơ xin việc, tham gia khoá học có thu giấy tờ, hay mất giấy tờ. Khi nộp bản chụp căn cước, ghi rõ mục đích trên bản chụp theo cách không che mất thông tin cần thiết; hỏi đơn vị nhận về thời gian lưu giữ và cách huỷ khi không dùng. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đặt nguyên tắc dữ liệu chỉ được xử lý đúng mục đích đã thông báo; bạn có quyền hỏi đơn vị đang giữ dữ liệu của mình.
Bạn nên có người làm nghề hỗ trợ khi khoản thu nhập lạ lớn làm thay đổi đáng kể nghĩa vụ thuế của bạn, khi bạn bị đề nghị hoàn trả trợ cấp đã nhận, hoặc khi doanh nghiệp không hợp tác và cơ quan không điều chỉnh. Phần kê khai, quyết toán thuế liên quan nên hỏi thêm người làm nghề về thuế.
Ví dụ giả định: chị D. ở Đồng Nai đang hưởng trợ cấp thất nghiệp thì được báo hồ sơ ghi nhận chị đang đóng bảo hiểm ở một công ty xây dựng ở Tây Ninh. Chị tra ứng dụng, thấy thêm thu nhập kê khai ở công ty đó suốt sáu tháng. Chị gửi văn bản cho cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế, trung tâm dịch vụ việc làm nơi đang hưởng, kèm xác nhận chị chưa từng làm việc và đã trình báo.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thu nhập, quá trình đóng bảo hiểm của mình ở đâu?
Ứng dụng và cổng thông tin của cơ quan thuế cho cá nhân tra cứu thông tin nghĩa vụ thuế, chứng từ khấu trừ đứng tên mình; ứng dụng của bảo hiểm xã hội cho tra quá trình tham gia. Đăng nhập bằng tài khoản của chính bạn, không nhờ người khác tra hộ.
Có phải nộp thuế cho khoản thu nhập mình không nhận không?
Về nguyên tắc, thuế thu nhập cá nhân tính trên thu nhập thực nhận. Khoản thu nhập kê khai sai cần được doanh nghiệp và cơ quan thuế điều chỉnh. Khi quyết toán, nếu dữ liệu chưa được sửa, hãy giải trình kèm văn bản đã gửi; chi tiết kê khai nên hỏi người làm nghề về thuế.
Đang hưởng trợ cấp thất nghiệp mà bị ghi nhận đóng bảo hiểm ở công ty lạ thì sao?
Báo ngay cho nơi đang chi trả, kèm văn bản đề nghị điều chỉnh đã gửi cơ quan bảo hiểm xã hội và đơn trình báo nếu có. Giải trình sớm giúp tránh bị dừng hưởng hoặc bị đề nghị hoàn trả vì dữ liệu sai.
Doanh nghiệp lạ đã giải thể thì ai điều chỉnh dữ liệu?
Khi doanh nghiệp không còn, việc điều chỉnh phụ thuộc cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và có thể cần kết quả xác minh của cơ quan công an. Giữ toàn bộ văn bản, theo dõi kết quả trình báo.
Có cần trình báo nếu doanh nghiệp đã tự điều chỉnh sau khi mình gửi văn bản?
Không bắt buộc. Nhưng nên giữ văn bản xác nhận điều chỉnh và kiểm lại dữ liệu sau một thời gian. Nếu doanh nghiệp từng dùng thông tin của nhiều người, cơ quan có thẩm quyền có thể vẫn quan tâm; bạn cung cấp thông tin khi được hỏi.
Mình từng đi thử việc ở công ty đó vài ngày thì có phải là bị mạo danh không?
Không hẳn. Nếu bạn từng làm, dù ngắn, công ty có cơ sở kê khai cho giai đoạn đó. Điều cần xem là số liệu có đúng không: thời gian, số tiền. Lệch thì đề nghị điều chỉnh phần lệch, không trình báo mạo danh.