Từ ngày 1/1/2025, chứng minh nhân dân không còn là giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, dù hạn in trên thẻ còn dài; thẻ căn cước công dân (mã vạch hoặc gắn chip) còn hạn thì vẫn dùng bình thường; thẻ đã quá mốc đổi theo tuổi thì hết giá trị. Còn các giấy tờ cũ có ghi số chứng minh (sổ đỏ, hợp đồng, hồ sơ ngân hàng) thì vẫn giữ nguyên giá trị, bên nhận không được bắt khách đi sửa lại chỉ vì đã đổi sang số định danh.
Người nhận giấy tờ hay rơi vào hai thái cực: nhận cả chứng minh thư đã hết giá trị cho xong, hoặc ngược lại từ chối cả những giấy tờ cũ vẫn còn giá trị. Bài này giúp bạn phân loại nhanh từng trường hợp, tính đúng hạn của thẻ căn cước, đối chiếu hồ sơ cũ ghi số chứng minh với người đang cầm căn cước, và xử lý khách đang chờ cấp lại thẻ.
Bốn kiểu giấy tờ "cũ" bạn sẽ gặp ở quầy
Kiểu thứ nhất là chứng minh nhân dân 9 số hoặc 12 số. Luật Căn cước 2023 có hiệu lực từ 1/7/2024 và quy định chuyển tiếp cho chứng minh nhân dân còn hạn được dùng đến hết ngày 31/12/2024. Từ đầu năm 2025, loại giấy này không còn giá trị chứng minh nhân thân trong giao dịch.
Kiểu thứ hai là thẻ căn cước công dân cấp trước 1/7/2024, cả loại mã vạch lẫn gắn chip. Thẻ còn hạn vẫn có giá trị sử dụng đến hết thời hạn in trên thẻ. Không có quy định buộc người dân phải đổi sang thẻ căn cước mẫu mới trước thời hạn đó.
Kiểu thứ ba là thẻ căn cước công dân đã quá hạn, thường vì chủ thẻ đã qua mốc tuổi phải đổi mà chưa đi làm. Thẻ này hết giá trị, giống như hộ chiếu hết hạn.
Kiểu thứ tư không phải thẻ, mà là giấy tờ khác có ghi số chứng minh hoặc số căn cước cũ: sổ đỏ, hợp đồng, giấy đăng ký xe, hồ sơ tài khoản ngân hàng, hồ sơ nhân sự. Đây là nơi người nhận hay làm khó khách nhất, và cũng là nơi luật đã có câu trả lời rõ ràng nhất. Mỗi kiểu cần một cách xử lý khác nhau, nên điều đầu tiên là nhận ra mình đang đứng trước kiểu nào.
Chứng minh nhân dân: từ chối thế nào cho nhẹ nhàng
Phần lớn người còn cầm chứng minh nhân dân là người cao tuổi, người ở xa trung tâm, hoặc người đã làm căn cước nhưng quen tay đưa tấm cũ. Họ không gian lận, chỉ chưa biết. Khi từ chối, hãy nói lý do bằng một câu dễ hiểu: "Từ năm 2025 chứng minh thư không dùng được nữa, cô chú có thẻ căn cước thì cho cháu xem thẻ đó ạ".
Nếu khách có căn cước nhưng để ở nhà, gợi ý mở căn cước điện tử trên VNeID nếu họ đã có tài khoản định danh mức 2. Nếu khách chưa từng làm căn cước, bạn có thể hướng dẫn họ đến cơ quan công an nơi cư trú hoặc nơi tiếp nhận làm căn cước để làm thẻ. Với giao dịch nhỏ, không rủi ro, một số cơ sở chấp nhận thêm giấy tờ có ảnh khác như hộ chiếu còn hạn, giấy phép lái xe; điều này tuỳ quy định của bạn và loại giao dịch.
Có một điều cần tách bạch: chứng minh nhân dân hết giá trị làm giấy tờ tuỳ thân, nhưng số chứng minh in trên các hồ sơ cũ thì vẫn là dữ liệu hợp lệ. Bạn từ chối tấm thẻ, không từ chối con người hay lịch sử giao dịch của họ.
Tính hạn của thẻ căn cước theo mốc tuổi
Theo Luật Căn cước 2023, công dân Việt Nam phải làm thủ tục cấp đổi thẻ khi đủ 14, 25, 40 và 60 tuổi. Thẻ được cấp hoặc đổi trong vòng 2 năm trước một mốc tuổi thì vẫn có giá trị đến mốc tuổi kế tiếp. Bảng dưới giúp bạn hình dung:
| Tuổi khi được cấp, đổi thẻ | Thẻ có giá trị đến | Ghi chú cho người nhận |
|---|---|---|
| Dưới 12 tuổi (cấp theo nhu cầu) | Đủ 14 tuổi | Ảnh trẻ thay đổi nhanh, đối chiếu kỹ với người đại diện đi cùng |
| Từ 12 đến dưới 23 tuổi | Đủ 25 tuổi | Thẻ cấp lúc 23–24 tuổi có giá trị đến 40 tuổi |
| Từ 25 đến dưới 38 tuổi | Đủ 40 tuổi | Thẻ cấp lúc 38–39 tuổi có giá trị đến 60 tuổi |
| Từ 40 đến dưới 58 tuổi | Đủ 60 tuổi | Thẻ cấp lúc 58–59 tuổi có giá trị không thời hạn |
| Từ 60 tuổi trở lên | Không thời hạn | Ảnh có thể chụp từ lâu, nên so tai, mũi |
Cách nhanh nhất ở quầy là nhìn dòng hạn sử dụng in trên thẻ, vì cơ quan cấp đã tính sẵn. Bảng trên giúp bạn hiểu vì sao một người 26 tuổi vẫn cầm thẻ hợp lệ (vì được cấp lúc 23 tuổi) và tránh nghi oan. Nếu dòng hạn đã qua, thẻ hết giá trị, bất kể tình trạng thẻ còn đẹp.
Thẻ ghi địa chỉ, tên tỉnh, xã cũ sau sắp xếp năm 2025
Từ ngày 1/7/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp: tỉnh và xã. Hàng chục triệu tấm thẻ căn cước đang lưu hành ghi nơi thường trú, quê quán theo tên tỉnh, huyện, xã trước khi sắp xếp. Đây là chuyện bình thường. Chủ trương chung khi sắp xếp đơn vị hành chính là giấy tờ đã cấp tiếp tục có giá trị sử dụng, người dân không bắt buộc phải đổi giấy tờ chỉ vì tên địa danh thay đổi.
Vì vậy, người nhận không nên coi địa chỉ ghi tên đơn vị hành chính cũ là dấu hiệu bất thường, và không được yêu cầu khách đi đổi thẻ mới chỉ vì lý do này. Khi ghi thông tin vào hợp đồng, bạn có thể ghi đúng như trên thẻ, hoặc ghi theo đơn vị hành chính mới kèm ghi chú địa danh cũ, miễn nhất quán trong hệ thống của mình.
Cũng tương tự, ba chữ số đầu của số định danh là mã nơi đăng ký khai sinh theo đơn vị hành chính tại thời điểm cấp số. Số định danh không thay đổi sau sắp xếp. Nhân viên quầy được dạy "ba số đầu là mã tỉnh" đôi khi thấy mã không khớp tên tỉnh mới và nghi ngờ; cần giải thích rõ cho họ để tránh làm khó khách vô cớ.
Hồ sơ cũ ghi số chứng minh: đối chiếu với người đang cầm căn cước
Giấy tờ cũ vẫn giữ giá trị. Luật Căn cước 2023 quy định giấy tờ đã phát hành có ghi số chứng minh nhân dân, số căn cước công dân vẫn giữ nguyên giá trị, và cơ quan, tổ chức không được yêu cầu người dân điều chỉnh thông tin đó trong giấy tờ đã cấp. Bên nhận không có lý do gì để bắt khách đi sửa sổ đỏ hay hợp đồng chỉ vì số đã đổi.
Mã QR trên thẻ gắn chip là công cụ đối chiếu sẵn có. Quét mã QR trên thẻ căn cước công dân gắn chip, chuỗi kết quả thường gồm cả số chứng minh nhân dân cũ của chủ thẻ (nếu có). So số đó với số trên hồ sơ cũ là cách nhanh nhất để nối hai giấy tờ với nhau.
Căn cước điện tử trên VNeID có thể hiển thị thông tin liên quan. Tuỳ phiên bản ứng dụng, tài khoản định danh có thể hiển thị thông tin giấy tờ cũ. Khách có thể mở để bạn xem, theo đúng cách kiểm căn cước điện tử trực tiếp trên ứng dụng.
Khi không nối được, khách tự xin xác nhận. Nếu thẻ không có mã QR chứa số cũ và không có nguồn nào khác, khách có thể đề nghị cơ quan công an quản lý căn cước xác nhận thông tin số chứng minh nhân dân cũ. Bạn hướng dẫn, không đòi khách nộp giấy tờ mà luật không yêu cầu.
Hệ thống nội bộ nên lưu cả hai số. Với khách hàng cũ, cập nhật thêm số định danh bên cạnh số chứng minh cũ thay vì xoá số cũ. Như vậy các hồ sơ cũ vẫn tra được.
Khách chỉ có giấy tờ hết hạn hoặc đang chờ cấp lại
Tình huống này rất thường gặp, nhất là quanh các mốc tuổi đổi thẻ và khi người dân bị mất thẻ. Trình tự gợi ý:
- Hỏi khách có căn cước điện tử trên VNeID không. Nếu có và mở được, kiểm theo cách kiểm căn cước điện tử.
- Nếu không, hỏi có giấy tờ có ảnh khác còn hạn không: hộ chiếu, giấy phép lái xe. Đối chiếu khuôn mặt và thông tin.
- Giấy hẹn trả thẻ của cơ quan công an chỉ chứng minh khách đang làm thủ tục, không phải giấy tờ tuỳ thân. Có thể xem để hiểu tình huống, nhưng không nên dùng làm căn cứ duy nhất.
- Với giao dịch nhỏ, quyết định theo quy định nội bộ của bạn; với giao dịch có giá trị, đề nghị khách quay lại khi có giấy tờ hợp lệ.
- Với cơ sở lưu trú phải thông báo lưu trú, cần đủ thông tin nhân thân để thông báo; nếu không đủ, đây là lý do chính đáng để không nhận khách.
- Ghi lại trong sổ: giấy tờ khách đưa, lý do chấp nhận hoặc từ chối, người quyết định.
Đặt sẵn quy định "khi khách không có thẻ còn hạn thì làm gì" giúp nhân viên không phải xử lý theo cảm tính, và khách cũng thấy công bằng vì ai cũng được đối xử như nhau.
Cập nhật hồ sơ khách hàng cũ mà không làm phiền khách
Với doanh nghiệp có tệp khách hàng, người thuê, người lao động từ nhiều năm, hồ sơ cũ có thể còn ghi số chứng minh nhân dân. Không cần gọi hàng loạt yêu cầu mọi người nộp lại giấy tờ. Cách hợp lý là cập nhật dần khi khách phát sinh giao dịch mới: lúc đó đối chiếu giấy tờ còn hạn, ghi bổ sung số định danh, giữ lại số cũ để tra cứu.
Với hợp đồng đang còn hiệu lực ghi số chứng minh cũ, hợp đồng vẫn có giá trị. Nếu muốn cập nhật, có thể lập một phụ lục ngắn ghi nhận số định danh mới của bên kia, nhưng việc này là tự nguyện, không phải điều kiện để hợp đồng tiếp tục.
Riêng các ngành có nghĩa vụ nhận biết khách hàng theo pháp luật phòng, chống rửa tiền thường phải cập nhật thông tin khách định kỳ hoặc khi giấy tờ hết hạn. Quy định cụ thể về tần suất và cách cập nhật nằm trong văn bản của ngành; nếu bạn thuộc nhóm này, hãy đối chiếu văn bản hiện hành và quy trình nội bộ thay vì tự đặt ra mức chặt hay lỏng.
Câu hỏi thường gặp
Chứng minh nhân dân còn hạn đến năm 2027 vẫn không dùng được sao?
Đúng vậy. Luật Căn cước 2023 cho chứng minh nhân dân còn hạn được dùng đến hết ngày 31/12/2024, bất kể hạn in trên thẻ. Từ năm 2025, người dân cần dùng thẻ căn cước công dân còn hạn, thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử để chứng minh nhân thân.
Thẻ căn cước công dân gắn chip có phải đổi sang thẻ căn cước mới không?
Không bắt buộc. Thẻ căn cước công dân đã cấp vẫn có giá trị đến hết thời hạn in trên thẻ. Chủ thẻ có thể chủ động đổi sang thẻ căn cước mẫu mới nếu muốn, ví dụ để cập nhật ảnh hay thông tin, nhưng bên nhận không được yêu cầu điều đó.
Khách chuyển nơi ở nhưng thẻ vẫn ghi địa chỉ cũ thì có được nhận không?
Được. Thẻ không phải tự động sai khi người dân chuyển chỗ ở; thông tin cư trú mới được cập nhật trong cơ sở dữ liệu. Nếu giao dịch cần địa chỉ hiện tại, hãy hỏi và ghi theo lời khai của khách, có thể đề nghị thêm giấy tờ xác nhận cư trú khi thật cần.
Sổ đỏ ghi số chứng minh cũ, người bán đưa căn cước số mới thì kiểm sao?
Quét mã QR trên thẻ căn cước gắn chip để xem số chứng minh cũ, hoặc đề nghị người bán xuất trình xác nhận thông tin từ cơ quan công an. Với giao dịch nhà đất, việc xác minh chủ sở hữu còn phải qua công chứng và cơ quan đăng ký đất đai; nên để các bên chuyên môn kiểm thêm.
Người qua mốc 25 tuổi mà chưa đổi thẻ có bị phạt không, bên nhận có liên đới không?
Việc không đổi thẻ đúng hạn là vi phạm của chủ thẻ, mức xử lý theo quy định xử phạt hành chính hiện hành. Bên nhận không liên đới, nhưng không nên dùng thẻ hết hạn làm giấy tờ chính cho giao dịch. Hãy nhắc khách đi đổi và đề nghị giấy tờ khác còn hạn.
Giấy hẹn trả thẻ căn cước có dùng thay thẻ được không?
Giấy hẹn chỉ chứng minh khách đã nộp hồ sơ, không phải giấy tờ tuỳ thân và thường không có đủ thông tin để đối chiếu. Trong thời gian chờ, khách có thể dùng căn cước điện tử trên VNeID nếu đã có tài khoản mức 2, hoặc hộ chiếu còn hạn.