Nếu đối tác giới thiệu là "công ty" nhưng tra không ra mã số doanh nghiệp, rất có thể đó là một hộ kinh doanh, hoặc một cá nhân kinh doanh chưa đăng ký. Làm ăn với hộ kinh doanh hay cá nhân không sai, nhiều xưởng, cửa hàng uy tín vẫn hoạt động dưới dạng này. Vấn đề là bạn phải biết mình đang ký với ai, để ghi đúng chủ thể trong hợp đồng và biết sau này đòi ai.
Ở Việt Nam, rất nhiều cơ sở in danh thiếp, bảng hiệu, trang mạng xã hội có chữ "công ty" cho thêm phần chuyên nghiệp, dù chưa đăng ký doanh nghiệp. Có trường hợp vô tình, có trường hợp cố ý. Bài này giúp bạn nhận ra, đọc các giấy tờ của hộ kinh doanh, và soạn hợp đồng sao cho trách nhiệm nằm đúng chỗ.
Hộ kinh doanh, doanh nghiệp tư nhân, công ty: khác nhau ở trách nhiệm
Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký, không có tư cách pháp nhân, chủ hộ và các thành viên tham gia chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Tên hộ kinh doanh có cụm "hộ kinh doanh" đi kèm tên riêng, không được dùng chữ "công ty" hay "doanh nghiệp" trong tên.
Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ, cũng không có tư cách pháp nhân, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản. Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty; thành viên, cổ đông chỉ chịu trong phạm vi vốn góp.
Từ góc bên nhận, sự khác biệt này quan trọng ở hai điểm. Một: ai là người ký và chịu trách nhiệm. Với hộ kinh doanh, người ký là chủ hộ hoặc người được chủ hộ uỷ quyền; với công ty, là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền. Hai: khi phải đòi tiền, bạn đòi ai, tài sản nào bảo đảm. Hợp đồng ký nhầm chủ thể, ví dụ ghi tên một "công ty" không tồn tại, khiến bạn phải mất công chứng minh ai mới là người thật sự giao dịch.
Cũng cần phân biệt hộ kinh doanh với hợp tác xã hay tổ hợp tác, những mô hình hay gặp ở nông thôn. Hợp tác xã có tư cách pháp nhân và đăng ký riêng; tổ hợp tác là hình thức hợp đồng giữa các thành viên. Mỗi loại có người ký và cách chịu trách nhiệm khác nhau, nên khi đối tác xưng một danh nghĩa tập thể, hãy hỏi giấy đăng ký cụ thể thay vì đoán từ tên gọi.
Dấu hiệu "công ty" thực ra không phải công ty
Những dấu hiệu sau cho thấy bạn nên tra kỹ chủ thể trước khi ký:
- Tra tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không ra kết quả nào trùng khớp.
- Đối tác chỉ đưa được mã số thuế mà không đưa được mã số doanh nghiệp, hoặc mã số thuế tra ra tên một cá nhân, một hộ kinh doanh.
- Tên trên danh thiếp, bảng hiệu có chữ "công ty" nhưng không có loại hình đầy đủ như trách nhiệm hữu hạn, cổ phần.
- Hoá đơn, nếu có, mang tên hộ kinh doanh hoặc tên cá nhân.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân, đối tác giải thích "tài khoản của giám đốc".
- Đối tác không có con dấu hoặc dùng dấu tự khắc ghi "công ty" không kèm mã số.
Hộ kinh doanh không bắt buộc có con dấu; không có dấu không phải là lỗi. Điều cần để ý là sự lệch giữa cách xưng hô và thực chất pháp lý, vì nó cho thấy bạn cần ghi lại hợp đồng cho đúng.
Tra cứu và giấy tờ theo từng loại đối tác
Bảng dưới gợi ý bạn nên xin giấy gì và tra ở đâu, ở mức nguyên lý.
| Loại đối tác | Giấy nên xin | Tra ở đâu | Ai ký hợp đồng |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH, cổ phần | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tra mã số thuế | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền |
| Doanh nghiệp tư nhân | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Cổng đăng ký doanh nghiệp | Chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người được uỷ quyền |
| Hộ kinh doanh | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh | Tra mã số thuế của hộ; xác nhận tại cơ quan đăng ký nơi cấp nếu cần | Chủ hộ hoặc người được chủ hộ uỷ quyền |
| Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh | Giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ chứng minh quyền với tài sản nếu bán tài sản | Đối chiếu danh tính trực tiếp | Chính cá nhân đó |
Về nơi đăng ký hộ kinh doanh: trước đây giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cấp; từ khi tổ chức chính quyền hai cấp, việc này chuyển về cơ quan được phân cấp ở cấp xã. Giấy cấp trước sắp xếp vẫn có thể còn giá trị. Khi cần xác nhận, hỏi nơi tiếp nhận hiện hành tại địa phương.
Ghi hợp đồng cho đúng chủ thể khi đối tác là hộ kinh doanh
Nhiều người ngại vì nghĩ hợp đồng với hộ kinh doanh "kém chính thức". Thật ra chỉ cần ghi đúng là đủ chặt:
- Phần thông tin bên bán ghi: hộ kinh doanh (tên hộ), số giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ kinh doanh, mã số thuế.
- Người đại diện ký: họ tên chủ hộ, số định danh cá nhân, nơi cư trú. Nếu người ký không phải chủ hộ, kèm giấy uỷ quyền của chủ hộ.
- Đối chiếu tận mắt giấy tờ tuỳ thân của chủ hộ với tên trên giấy đăng ký hộ.
- Ghi tài khoản nhận tiền: tài khoản đứng tên chủ hộ hoặc tài khoản của hộ kinh doanh nếu có, đúng tên đã ghi trong hợp đồng.
- Nếu hộ kinh doanh không xuất được loại hoá đơn bạn cần, thoả thuận rõ từ đầu; phần thuế, hoá đơn tham khảo các trang chuyên thuế.
- Chủ hộ ký từng trang hoặc ký nháy các trang, ký đầy đủ ở trang cuối, ghi rõ họ tên.
Hợp đồng ghi như vậy cho thấy rõ bạn giao dịch với ai. Nếu có vi phạm, bạn biết người chịu trách nhiệm là chủ hộ, với toàn bộ tài sản của họ, chứ không phải một "công ty" vô hình.
Ví dụ giả định: xưởng nội thất ghi "công ty" trên báo giá
Ví dụ giả định: một chủ quán cà phê ở Huế đặt làm toàn bộ bàn ghế với một xưởng gỗ. Báo giá in tiêu đề "Công ty Nội thất B", có dấu tròn. Chủ quán tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp không thấy công ty nào tên như vậy ở tỉnh. Hỏi lại, chủ xưởng cho biết xưởng là hộ kinh doanh do mình đứng tên, chữ "công ty" in cho đẹp.
Không có gì gian dối ở đây, xưởng làm thật, có uy tín ở địa phương. Nhưng chủ quán đề nghị sửa hợp đồng: bên bán ghi là hộ kinh doanh B, chủ hộ là người đang ký, kèm số giấy đăng ký hộ, mã số thuế, tài khoản nhận tiền đúng tên chủ hộ. Đặt cọc một phần, phần còn lại thanh toán khi giao và lắp đặt xong.
Ba tháng sau, một lô ghế bị lỗi khớp nối. Vì hợp đồng ghi rõ chủ thể và người chịu trách nhiệm, việc yêu cầu sửa chữa diễn ra suôn sẻ, không ai tranh cãi "công ty" nào phải bảo hành. Nếu hợp đồng giữ nguyên tên "Công ty Nội thất B", chủ quán vẫn đòi được, nhưng phải mất công chứng minh "công ty" đó thực chất là ai.
Hộ kinh doanh chuyển thành công ty giữa chừng hợp đồng
Nhiều hộ kinh doanh làm ăn tốt sẽ chuyển lên thành doanh nghiệp. Nếu bạn đang có hợp đồng dài hạn với một hộ kinh doanh và nghe tin họ đã thành lập công ty, đừng mặc định công ty mới tự động kế thừa mọi hợp đồng. Tuỳ cách chuyển đổi và quy định áp dụng, quyền nghĩa vụ có thể được kế thừa, cũng có thể hộ cũ vẫn là bên chịu trách nhiệm với các hợp đồng đã ký.
Cách làm an toàn là đề nghị ký phụ lục hoặc văn bản ba bên: hộ kinh doanh cũ (chủ hộ), công ty mới (người đại diện theo pháp luật), và bạn. Văn bản ghi rõ từ ngày nào công ty mới tiếp nhận thực hiện hợp đồng, công nợ đến ngày đó được xử lý thế nào, ai bảo hành hàng đã giao trước đó. Đồng thời cập nhật tài khoản nhận tiền sang tài khoản đứng tên công ty mới, xác nhận qua kênh độc lập.
Ngược lại, cũng có trường hợp chủ hộ dùng tên công ty mới để ký những hợp đồng mới trong khi công ty chưa được cấp đăng ký, hoặc vẫn dùng tên hộ để nhận tiền cho công ty. Tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp xem công ty đã thành lập chưa, ngày thành lập, người đại diện là ai, trước khi ký bất cứ văn bản nào nhân danh công ty.
Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh: những gì cần cẩn thận hơn
Giao dịch với cá nhân chưa đăng ký kinh doanh là chuyện bình thường với hàng hoá, dịch vụ nhỏ: thợ tự do, người bán đồ cũ, nông dân bán nông sản. Với giao dịch lớn hoặc kéo dài, bạn cần cẩn thận hơn vì không có hồ sơ đăng ký nào để tra, và thông tin về họ chỉ dựa vào giấy tờ tuỳ thân và lời nói.
Cách làm an toàn là đối chiếu danh tính trực tiếp, ghi hợp đồng với tên cá nhân, số định danh, nơi cư trú; thanh toán vào tài khoản đứng tên chính người đó; với tài sản có đăng ký như xe, máy móc có giấy tờ, kiểm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Lưu bản sao giấy tờ tuỳ thân chỉ khi cần cho hợp đồng, giữ an toàn, không chia sẻ ra ngoài mục đích đó.
Nếu cá nhân đó thực chất đang kinh doanh thường xuyên mà chưa đăng ký, đó là nghĩa vụ của họ với cơ quan nhà nước, không phải việc bạn phải xử lý. Việc của bạn là ghi đúng ai là người giao dịch, để trách nhiệm dân sự rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có được ký hợp đồng với doanh nghiệp không?
Được. Hộ kinh doanh có thể ký hợp đồng mua bán, dịch vụ với doanh nghiệp. Người ký là chủ hộ hoặc người được chủ hộ uỷ quyền. Hợp đồng nên ghi rõ tên hộ, số giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế và thông tin chủ hộ.
Hộ kinh doanh có bắt buộc có con dấu không?
Hộ kinh doanh không bắt buộc có con dấu. Hợp đồng với hộ kinh doanh có giá trị khi chủ hộ hoặc người được uỷ quyền ký. Nếu hộ có dấu tự khắc, dấu đó không thay được chữ ký và không làm hộ trở thành công ty.
Tra cứu hộ kinh doanh ở đâu?
Thông tin hộ kinh doanh không được công khai đầy đủ như doanh nghiệp. Bạn có thể tra mã số thuế của hộ trên trang tra cứu của cơ quan thuế, xin xem giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và khi cần thì hỏi xác nhận tại cơ quan đăng ký nơi cấp.
Đối tác xưng là công ty nhưng không phải, hợp đồng đã ký có vô hiệu không?
Không đương nhiên vô hiệu. Hợp đồng vẫn ràng buộc người thực sự giao kết với bạn, nhưng bạn có thể phải chứng minh ai là người đó. Nên đề nghị ký phụ lục ghi lại đúng chủ thể, thông tin chủ hộ hoặc cá nhân, để rõ ràng về sau.
Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm đến đâu nếu vi phạm hợp đồng?
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, chủ hộ và các thành viên tham gia chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Phạm vi cụ thể trong từng vụ việc nên hỏi người làm nghề.
Có nên chuyển tiền cho hộ kinh doanh vào tài khoản cá nhân không?
Có thể, nếu tài khoản đứng tên đúng chủ hộ đã ghi trong hợp đồng. Không nên chuyển vào tài khoản của người khác như người thân, nhân viên của chủ hộ, trừ khi có văn bản đề nghị của chủ hộ và bạn đã xác nhận qua kênh độc lập.