Con dấu trên hợp đồng chỉ cho thấy văn bản đã được đóng một con dấu mang tên doanh nghiệp; nó không chứng minh người ký có quyền ký, cũng không chứng minh con dấu đó là dấu doanh nghiệp đang dùng. Từ khi doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng và hình thức dấu, không còn một nơi công khai để bạn tra mẫu dấu như trước. Muốn tin một văn bản, bạn dựa vào người ký và quyền của họ, sau đó mới tới dấu.
Thói quen coi dấu đỏ là "bảo chứng" ăn sâu trong cách làm việc ở Việt Nam. Nhiều người vẫn hỏi câu đầu tiên khi nhận hợp đồng là "có dấu chưa?". Câu đó không sai, nhưng chưa đủ. Bài này giải thích quy định con dấu hiện nay ở mức nguyên lý, những gì bạn có thể và không thể suy ra từ một con dấu, và những việc kiểm thêm khi nhận văn bản đóng dấu của đối tác.
Quy định về con dấu doanh nghiệp đã thay đổi thế nào
Trước đây, con dấu của doanh nghiệp do cơ quan công an quản lý: doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu, nhận giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Từ giữa năm 2015, theo Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng, nội dung con dấu nhưng phải thông báo mẫu dấu để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Giai đoạn này người ngoài còn có thể tra mẫu dấu đã thông báo.
Từ ngày 1/1/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; dấu có thể là dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu do điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp quy định. Riêng một số tổ chức có quy định chuyên ngành về dấu thì theo quy định đó.
Hệ quả cho bên nhận: một công ty có thể có nhiều con dấu khác nhau, đổi mẫu dấu bất kỳ lúc nào, và bạn không có cơ sở dữ liệu nhà nước nào để so con dấu trên hợp đồng với "dấu thật". Mẫu dấu từng đăng tải trước năm 2021 có thể đã không còn được dùng. Vì vậy, dấu chỉ còn là một yếu tố hình thức, giá trị pháp lý của văn bản phụ thuộc trước hết vào người ký và quyền của họ.
Con dấu nói được gì và không nói được gì
Dấu cho thấy văn bản được trình bày theo cách doanh nghiệp thường làm. Nhiều công ty có quy chế nội bộ yêu cầu đóng dấu lên hợp đồng; thiếu dấu không phải lúc nào cũng làm hợp đồng vô hiệu, nhưng có thể là dấu hiệu văn bản chưa đi hết quy trình duyệt của họ.
Dấu không chứng minh người ký có quyền. Người giữ con dấu và người có quyền ký thường là hai người khác nhau. Văn thư, kế toán hay người được giao giữ dấu có thể đóng dấu mà không có quyền ký hợp đồng.
Dấu không chứng minh văn bản là thật. Khắc một con dấu mang tên bất kỳ công ty nào không khó với kẻ gian. Một con dấu đẹp, rõ nét không phải bằng chứng gì.
Dấu khác lần trước chưa chắc là dấu giả. Doanh nghiệp có quyền có nhiều dấu và đổi dấu. Khi thấy dấu khác, hỏi lại đối tác thay vì kết luận ngay.
Ngược lại, hợp đồng không có dấu chưa chắc vô hiệu. Pháp luật dân sự và thương mại nhìn vào ý chí và thẩm quyền của các bên. Một số loại giao dịch có yêu cầu hình thức riêng; trong quan hệ hằng ngày, chữ ký của người có quyền mới là phần cốt lõi. Hợp đồng có thể thoả thuận rõ có cần đóng dấu hay không.
Nhận văn bản có dấu: kiểm theo thứ tự nào
Thứ tự kiểm nên đi từ yếu tố có thể xác minh độc lập tới yếu tố hình thức. Con dấu nằm cuối danh sách, không phải vì nó vô dụng, mà vì nó khó xác minh nhất.
| Thứ tự | Kiểm cái gì | Kiểm bằng cách nào |
|---|---|---|
| 1 | Pháp nhân có thật, đang hoạt động | Tra mã số trên cổng đăng ký doanh nghiệp và tra cứu mã số thuế |
| 2 | Người ký là ai, có quyền không | So với người đại diện theo pháp luật; nếu là người khác, kiểm giấy uỷ quyền |
| 3 | Văn bản đến từ kênh chính thức | Nhận qua thư điện tử tên miền của công ty, bưu chính tới địa chỉ trụ sở, hoặc trao tay tại trụ sở |
| 4 | Văn bản có khớp những gì đã thống nhất | So từng điều khoản quan trọng với bản thảo cuối cùng |
| 5 | Con dấu | So với dấu trên các văn bản trước đây của đối tác; nếu khác, hỏi lại qua kênh chính thức |
Với văn bản điện tử, "dấu dưới hình thức chữ ký số" được kiểm bằng cách kiểm chữ ký số: chứng thư còn hiệu lực, đúng chủ thể, văn bản không bị sửa sau khi ký. Cách kiểm cụ thể thuộc danh mục văn bản ký số trên cùng trang này.
Dấu hiệu dấu đáng ngờ trên văn bản nhận được
Bạn không thể giám định dấu bằng mắt, và cũng không nên tự làm điều đó. Nhưng có vài dấu hiệu đủ để bạn hỏi thêm:
- Tên doanh nghiệp trên dấu khác tên đầy đủ trên cổng đăng ký, kể cả khác một từ.
- Mã số doanh nghiệp trên dấu (nếu có) khác mã số thật.
- Dấu xuất hiện trên ảnh chụp, bản quét nhưng đối tác không gửi được bản gốc.
- Dấu đóng chồng lên chữ ký nhưng chữ ký có vẻ được chèn vào sau dấu, nét mực nằm trên màu dấu.
- Văn bản có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc chữ ký không ghi rõ họ tên, chức danh.
- Cùng một đối tác, mỗi văn bản một kiểu dấu, mà đối tác không giải thích được.
- Người giao văn bản tự xưng là "người giữ dấu" và đề nghị bạn làm việc trực tiếp với họ.
Gặp những dấu hiệu này, hãy xác nhận lại với người đại diện của đối tác qua kênh chính thức. Nếu nghi có hành vi làm giả con dấu, tài liệu, đó là việc của cơ quan điều tra; bạn giữ nguyên văn bản và trình báo, không tự giám định.
Ví dụ giả định: một biên bản nghiệm thu có dấu
Ví dụ giả định: một công ty xây dựng nhỏ ở Khánh Hoà thi công xong cho một khách là công ty thương mại. Người giám sát của khách ký biên bản nghiệm thu, đóng dấu công ty. Đến khi đòi tiền, công ty khách nói người giám sát không có quyền nghiệm thu thay giám đốc, biên bản không có giá trị, dù dấu là dấu thật.
Câu chuyện này cho thấy dấu thật vẫn có thể đi kèm người ký không có quyền. Nếu ngay từ hợp đồng, hai bên ghi rõ ai là người được nghiệm thu, hoặc bên thi công xin giấy uỷ quyền cho người giám sát trước khi nghiệm thu, tranh cãi đã khó xảy ra. Bài học không nằm ở chuyện dấu thật hay giả, mà ở chỗ phải xác định người ký từ đầu.
Những tình huống như vậy cuối cùng có thể được giải quyết theo hướng có lợi cho bên ngay tình, tuỳ chứng cứ, nhưng tốn thời gian và chi phí. Một dòng ghi rõ người có quyền nghiệm thu trong hợp đồng rẻ hơn nhiều.
Viết điều khoản về chữ ký, con dấu ngay trong hợp đồng
Thay vì tranh cãi sau này dấu có cần hay không, hai bên có thể thoả thuận ngay trong hợp đồng. Vài điều khoản ngắn dưới đây giúp giảm hẳn rủi ro văn bản phát sinh bị chối bỏ:
- Ghi rõ người đại diện ký hợp đồng của mỗi bên, chức danh, căn cứ thẩm quyền (người đại diện theo pháp luật hay giấy uỷ quyền số, ngày).
- Ghi danh sách người được ký các văn bản phát sinh: phụ lục, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ. Ai được ký loại nào, đến mức nào.
- Thoả thuận các văn bản phát sinh có cần đóng dấu hay không; nếu cần, dấu nào được dùng (dấu công ty hay dấu chi nhánh).
- Thoả thuận văn bản điện tử ký số có giá trị như văn bản giấy có chữ ký và dấu, nếu hai bên muốn làm việc bằng văn bản điện tử.
- Ghi địa chỉ thư điện tử chính thức của mỗi bên để gửi, nhận văn bản; văn bản gửi từ địa chỉ khác phải được xác nhận lại.
- Ghi nghĩa vụ thông báo khi thay đổi người đại diện, người được uỷ quyền, mẫu dấu, tài khoản nhận tiền, kèm thời hạn thông báo.
Những điều khoản này không làm hợp đồng dài thêm bao nhiêu, nhưng chúng biến các câu hỏi "người đó có quyền không, dấu đó có đúng không" thành những điều đã được hai bên thống nhất bằng chữ. Khi có tranh chấp, bên nào làm trái điều đã thống nhất sẽ ở thế yếu hơn.
Quản lý dấu của chính doanh nghiệp bạn
Hiểu quy định dấu mới cũng giúp bạn quản lý dấu của mình chặt hơn. Doanh nghiệp nên có quy chế dấu bằng văn bản: có mấy con dấu, dấu nào dùng cho loại văn bản nào, ai giữ, ai được quyền yêu cầu đóng dấu, sổ theo dõi văn bản đã đóng dấu. Khi người giữ dấu nghỉ việc, bàn giao có biên bản.
Khi doanh nghiệp đổi mẫu dấu, nên thông báo bằng văn bản cho đối tác thường xuyên, ngân hàng và các nơi có lưu mẫu dấu của bạn. Mất dấu thì lập biên bản, thông báo cho đối tác và cân nhắc trình báo cơ quan công an nếu nghi bị lấy để sử dụng trái phép. Những việc này không còn là nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký như trước, nhưng là cách bảo vệ chính bạn trước rủi ro văn bản giả mạo mang dấu của mình.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 1/1/2021, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu, việc quản lý dấu theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
Hợp đồng không đóng dấu có hiệu lực không?
Hợp đồng không đóng dấu chưa chắc vô hiệu. Điều cốt lõi là người ký có thẩm quyền và các bên thể hiện ý chí giao kết. Tuy vậy, nếu hai bên thoả thuận phải đóng dấu, hoặc có quy định riêng cho loại giao dịch, thì cần tuân theo.
Có thể tra mẫu dấu của một công ty ở đâu?
Hiện không có cơ sở dữ liệu công khai để tra mẫu dấu đang dùng của doanh nghiệp. Mẫu dấu từng thông báo trước năm 2021 có thể đã thay. Cách thực tế là so với dấu trên văn bản đối tác gửi trước đây và hỏi lại qua kênh chính thức.
Dấu trên hợp đồng khác với dấu trên hoá đơn trước đây thì có phải giả không?
Chưa chắc. Doanh nghiệp được có nhiều dấu và có thể đổi dấu. Hãy hỏi đối tác qua tổng đài hoặc thư điện tử chính thức về việc đổi dấu, đồng thời kiểm người ký có quyền ký văn bản đó hay không.
Dấu dưới hình thức chữ ký số là gì?
Đó là việc doanh nghiệp dùng chữ ký số của mình thay cho con dấu khắc trên văn bản điện tử. Bên nhận kiểm loại dấu này bằng cách kiểm chữ ký số: chứng thư số còn hiệu lực, cấp cho đúng doanh nghiệp, và văn bản không bị sửa sau khi ký.
Nghi văn bản có dấu giả thì nên làm gì?
Giữ nguyên văn bản gốc, không tự tẩy xoá hay đem đi đóng thử. Xác nhận với người đại diện của doanh nghiệp mang tên trên dấu qua kênh chính thức. Nếu xác định có dấu hiệu làm giả, trình báo cơ quan công an và cung cấp văn bản cùng các trao đổi liên quan.