Khi phát hiện một người đang làm việc đã nộp văn bằng không do trường cấp, công ty có căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019 vì người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết, làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng; nhưng phải xác minh chắc, cho người đó giải trình và đi đúng trình tự. Làm vội, gọi sai tên căn cứ hay công bố rộng rãi trước khi có kết luận là những lỗi biến công ty từ bên bị lừa thành bên thua tranh chấp.
Bài dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, nhân sự, pháp chế kiêm nhiệm. Bài viết theo nguyên lý của Bộ luật Lao động 2019; thời hạn báo trước, chế độ trợ cấp và các chi tiết khác phụ thuộc loại hợp đồng và tình huống cụ thể, bạn đối chiếu văn bản hiện hành. Câu hỏi ai chịu trách nhiệm khi bằng giả lọt qua, ở góc rộng hơn, được bàn ở chuyên mục trách nhiệm xác thực của trang.
Bước đầu tiên: chắc chắn rằng bằng thật sự không hợp lệ
Mọi việc tiếp theo đều dựa vào kết luận này, nên nó phải đến từ nguồn chắc chắn. Nguồn mạnh nhất là văn bản trả lời của trường, hoặc của đơn vị đang giữ sổ gốc, xác nhận không cấp văn bằng có số hiệu đó cho người này. Kết quả tra cứu trực tuyến trống, lời đồn từ đồng nghiệp, hay nhận xét "trông bằng lạ" không đủ.
Nếu chưa có văn bản của trường, việc của bạn trước hết là xin văn bản đó: gửi đề nghị xác minh, kèm sự đồng ý của người lao động nếu có thể. Người lao động có thể không đồng ý; khi ấy bạn vẫn có thể hỏi trường về việc xác nhận văn bằng mà công ty đã nhận trong hồ sơ, nhưng nên hỏi ý kiến người có chuyên môn về dữ liệu cá nhân trước.
Phân biệt rõ ba tình huống: văn bằng không do trường cấp, văn bằng thật nhưng thông tin bị sửa (như xếp loại, ngành), và văn bằng thật nhưng của người khác. Cả ba đều là giấy tờ không trung thực, nhưng mức độ và cách nói khi làm việc với người lao động có khác.
Chọn đúng căn cứ: chấm dứt vì thông tin không trung thực, không phải kỷ luật sa thải
Căn cứ thường dùng. Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động cung cấp không trung thực thông tin khi giao kết hợp đồng, làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng. Văn bằng giả nộp lúc tuyển rơi đúng vào trường hợp này nếu văn bằng là yếu tố của quyết định tuyển.
Vì sao không gọi là sa thải. Sa thải là hình thức kỷ luật lao động, chỉ áp dụng cho những hành vi luật liệt kê và phải qua trình tự xử lý kỷ luật riêng. Dùng chữ "sa thải" cho một trường hợp mà căn cứ thật là đơn phương chấm dứt vì thông tin không trung thực dễ làm quyết định bị coi là sai căn cứ.
"Làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng" cần chứng minh. Nếu vị trí không đòi bằng cấp và công ty tuyển người vì kinh nghiệm, lập luận rằng bằng giả ảnh hưởng tới quyết định tuyển sẽ yếu hơn. Thông báo tuyển dụng, tiêu chí trong hồ sơ tuyển là chứng cứ cho thấy văn bằng là điều kiện.
Báo trước và thủ tục. Đơn phương chấm dứt theo căn cứ này vẫn phải tuân thủ yêu cầu báo trước và các thủ tục luật quy định cho trường hợp đó. Thời hạn cụ thể bạn đối chiếu theo loại hợp đồng và văn bản hiện hành.
Không tự đặt hình phạt khác. Phạt tiền, cắt lương là hình thức bị cấm thay cho xử lý kỷ luật. Đòi người lao động "bồi thường" khoản lương đã trả cho thời gian họ thực sự làm việc là yêu cầu khó có căn cứ.
Trình tự xử lý gợi ý
Trình tự dưới giúp công ty vừa tôn trọng người lao động vừa có hồ sơ chắc chắn nếu xảy ra tranh chấp. Mỗi bước đều nên có văn bản hoặc biên bản.
- Thu thập và giữ chứng cứ: bản chụp văn bằng người lao động nộp khi tuyển, thông báo tuyển dụng thể hiện yêu cầu văn bằng, văn bản trả lời của trường.
- Hạn chế người biết: chỉ người có thẩm quyền quyết định và người phụ trách nhân sự nắm thông tin.
- Mời người lao động làm việc, thông báo trước nội dung; trình bày kết quả xác minh, cho họ giải trình và nộp giấy tờ phản bác nếu có.
- Lập biên bản buổi làm việc, ghi đúng lời giải trình, mời người lao động ký; nếu họ từ chối ký, ghi rõ việc từ chối.
- Cân nhắc lời giải trình; nếu có giấy tờ mới như văn bản khác của trường, xác minh lại trước khi quyết định.
- Ra quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng ghi đúng căn cứ, tuân thủ thời hạn báo trước theo quy định.
- Giải quyết các quyền lợi khi chấm dứt theo quy định: thanh toán lương những ngày đã làm, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả lại giấy tờ của người lao động.
Bước bảy hay bị bỏ vì tâm lý "người gian lận thì không đáng". Nhưng thời gian đã làm việc thật thì quyền lợi gắn với nó vẫn phải được giải quyết theo luật; giữ lại để "phạt" là tạo thêm một tranh chấp mới.
Khi người lao động phản bác bằng giấy tờ mới
Trong buổi làm việc, người lao động có thể đưa ra giấy tờ phản bác: một văn bản khác của trường xác nhận đã cấp bằng, quyết định chỉnh sửa văn bằng, bản sao từ sổ gốc. Đừng gạt đi. Có những trường hợp trường trả lời công ty dựa trên dữ liệu chưa đầy đủ, ví dụ tra ở sổ của hệ đào tạo này trong khi người đó học hệ khác, hoặc trường đã sáp nhập và bộ phận trả lời không giữ sổ gốc của trường cũ.
Khi có giấy tờ phản bác, việc đúng là tạm dừng quyết định, gửi lại đề nghị xác minh kèm giấy tờ mới, hỏi trường đối chiếu cả hai. Chờ thêm vài tuần để có câu trả lời chắc chắn rẻ hơn rất nhiều so với một vụ tranh chấp vì chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.
Ngược lại, nếu người lao động thừa nhận ngay trong buổi làm việc, hãy ghi lời thừa nhận vào biên bản đúng như họ nói, không gợi ý, không viết thay. Biên bản ghi trung thực là chứng cứ có giá trị cho cả hai bên.
Người đã làm việc lâu, làm tốt: có bắt buộc chấm dứt không
Luật cho phép, không bắt buộc. Công ty có thể cân nhắc tình huống: một nhân viên làm tốt nhiều năm ở vị trí thật ra không đòi hỏi văn bằng, khai bằng giả từ hồi xin việc. Có doanh nghiệp chọn chấm dứt để giữ kỷ cương, có doanh nghiệp chọn thoả thuận chuyển vị trí, điều chỉnh hồ sơ, ghi nhận trình độ thực tế. Cả hai cách đều là quyết định quản trị.
Tuy nhiên có ngoại lệ quan trọng: vị trí mà văn bằng là điều kiện pháp lý, như người phụ trách chuyên môn của cơ sở kinh doanh có điều kiện, người ký hồ sơ chuyên ngành. Ở đây, công ty không thể tiếp tục để người đó đảm nhiệm vị trí, vì điều kiện hoạt động của chính công ty bị ảnh hưởng. Công ty phải thay người, báo thay đổi với cơ quan quản lý nếu cần, rồi mới tính chuyện quan hệ lao động.
Dù chọn cách nào, cách xử lý nên nhất quán với những trường hợp tương tự trước đó trong công ty. Hai người cùng vi phạm mà một người bị chấm dứt, một người được giữ, là chỗ người bị chấm dứt có thể lập luận bị phân biệt đối xử.
Có phải báo công an không
Hành vi có thể bị xử lý. Làm giả và sử dụng giấy tờ giả của cơ quan, tổ chức là hành vi bị pháp luật xử lý, tuỳ mức độ có thể là xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Việc đánh giá thuộc cơ quan có thẩm quyền, không phải công ty.
Quyền tố giác. Công ty có quyền tố giác, trình báo với cơ quan công an khi có căn cứ. Đây là quyết định cân nhắc theo mức độ: vụ việc gây thiệt hại, liên quan tới nhiều người, hay có dấu hiệu đường dây làm bằng giả thì nên trình báo.
Không dùng tố giác để ép buộc. Doạ báo công an để buộc người lao động tự nghỉ việc, ký giấy nợ, hay từ bỏ quyền lợi là hành vi sai, có thể khiến công ty gặp rắc rối pháp lý.
Giữ chứng cứ nguyên vẹn. Nếu trình báo, cung cấp bản sao văn bằng, văn bản của trường, biên bản làm việc. Không tự công bố vụ việc ra ngoài.
Những lỗi khiến công ty thua tranh chấp và khi nào cần luật sư
Lỗi hay gặp nhất là ra quyết định trước khi có văn bản xác nhận của trường, dựa vào kết quả tra cứu trống. Lỗi thứ hai là ghi căn cứ "sa thải" hoặc "vi phạm kỷ luật" trong khi trình tự xử lý kỷ luật chưa hề được thực hiện. Lỗi thứ ba là không cho người lao động giải trình. Lỗi thứ tư là thông tin bị lan ra ngoài, qua nhóm chat, qua thư báo cho đối tác, khiến người lao động có thêm căn cứ khiếu nại về danh dự.
Một lỗi khác ít ai để ý: thông báo tuyển dụng ngày xưa không ghi văn bằng là điều kiện, và hồ sơ tuyển không thể hiện văn bằng đã được xét. Lúc đó lập luận "ảnh hưởng đến việc tuyển dụng" trở nên khó chứng minh. Đây là lý do nên lưu thông báo tuyển dụng và tiêu chí tuyển của từng vị trí trong hồ sơ.
Bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư lao động trước khi ra quyết định nếu người lao động đã làm lâu năm, giữ vị trí quản lý, có hợp đồng không xác định thời hạn, đang trong thời gian được luật bảo vệ đặc biệt như mang thai hay nuôi con nhỏ, là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động, hoặc khi vụ việc có dấu hiệu đường dây làm giả. Những trường hợp này có quy định riêng hoặc rủi ro cao, không nên tự xử lý theo khuôn chung.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện nhân viên dùng bằng giả thì có được sa thải ngay không?
Không nên gọi là sa thải và không nên làm ngay. Căn cứ phù hợp thường là đơn phương chấm dứt hợp đồng vì cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết, sau khi đã xác minh với trường, cho người lao động giải trình và tuân thủ thủ tục báo trước.
Kết quả tra cứu trực tuyến không có bằng có đủ để chấm dứt hợp đồng không?
Không đủ. Tra không ra có nhiều lý do bình thường. Công ty nên có văn bản của trường hoặc đơn vị giữ sổ gốc xác nhận không cấp văn bằng đó trước khi ra quyết định.
Có được đòi nhân viên trả lại lương đã nhận vì dùng bằng giả không?
Lương trả cho thời gian người lao động thực sự làm việc là khoản khó đòi lại. Công ty nên tập trung xử lý đúng căn cứ chấm dứt; nếu có thiệt hại cụ thể khác, cần đánh giá riêng với người có chuyên môn.
Nhân viên làm tốt nhiều năm thì có bắt buộc cho nghỉ không?
Không bắt buộc, trừ vị trí mà văn bằng là điều kiện pháp lý của hoạt động. Công ty có thể thoả thuận chuyển vị trí, điều chỉnh hồ sơ, miễn xử lý nhất quán với các trường hợp tương tự.
Công ty có phải báo công an khi phát hiện bằng giả không?
Công ty có quyền tố giác khi có căn cứ, nhất là khi có thiệt hại hoặc dấu hiệu đường dây làm giả. Không dùng việc báo công an để ép người lao động tự nghỉ hay từ bỏ quyền lợi.
Có được thông báo cho công ty khác về nhân viên dùng bằng giả không?
Không nên. Thông tin này là dữ liệu cá nhân và ảnh hưởng danh dự. Khi công ty khác hỏi tham chiếu, chỉ nói những gì đúng sự thật, cần thiết và tốt nhất là có sự đồng ý của người lao động.