Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời là giấy do trường cấp cho người học đã được công nhận tốt nghiệp nhưng chưa nhận được bằng; nó có giá trị xác nhận việc tốt nghiệp trong thời gian chờ cấp bằng chính thức. Người tuyển dụng hoàn toàn có thể nhận giấy này thay bằng ở thời điểm tuyển, miễn là kiểm được nó do trường cấp và có kế hoạch nhận bằng chính thức sau.
Bài dành cho doanh nghiệp tuyển sinh viên mới ra trường, đơn vị nhận hồ sơ học tiếp, thi tuyển. Bài giải thích vì sao có khoảng trống giữa ngày tốt nghiệp và ngày nhận bằng, kiểm giấy tạm thời ở đâu, ghi gì vào hợp đồng, và theo dõi việc nộp bằng sau mà không làm phiền người lao động.
Vì sao có khoảng trống giữa ngày tốt nghiệp và ngày nhận bằng
Quy trình thông thường của trường là: xét tốt nghiệp, ra quyết định công nhận tốt nghiệp, rồi in, ký, vào sổ và phát bằng. Khâu in và ký bằng thường mất một khoảng thời gian, có khi vài tuần, có khi vài tháng, tuỳ trường và số lượng người tốt nghiệp. Trong khoảng đó, người học đã tốt nghiệp về mặt pháp lý nhưng chưa có tấm bằng trong tay.
Để người học không bị lỡ việc, lỡ kỳ tuyển, trường cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời. Giấy thường ghi họ tên, ngày sinh, ngành, hình thức đào tạo, xếp loại, số và ngày quyết định công nhận tốt nghiệp, và thường ghi rõ có giá trị đến khi người học nhận bằng. Một số trường còn ghi thời hạn cụ thể. Mẫu giấy mỗi trường một kiểu; không có hình thức chung cho mọi trường.
Với bậc trung học phổ thông, cũng có giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời trong lúc chờ bằng. Logic giống nhau: xác nhận việc đã tốt nghiệp, dùng tạm cho đến khi có bằng.
Điều người nhận hồ sơ cần nhớ là giấy tạm thời không yếu hơn tấm bằng về sự thật nó xác nhận; nó chỉ là hình thức tạm. Một giấy tạm thời thật của trường có giá trị hơn một tấm bằng giả đẹp đẽ.
Giấy tạm thời và bằng chính thức khác nhau ở đâu
Bảng dưới so sánh để bạn biết kiểm gì trên từng loại. Chi tiết in trên giấy khác nhau giữa các trường, bạn đối chiếu với giấy thật của chính trường đó nếu có.
| Điểm so sánh | Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời | Bằng tốt nghiệp chính thức |
|---|---|---|
| Ai cấp | Cơ sở đào tạo, thường do người được hiệu trưởng giao ký | Người đứng đầu cơ sở đào tạo ký |
| Căn cứ | Quyết định công nhận tốt nghiệp | Quyết định công nhận tốt nghiệp, vào sổ gốc cấp văn bằng |
| Số hiệu văn bằng | Thường chưa có | Có số hiệu, số vào sổ |
| Thời hạn | Đến khi nhận bằng, hoặc thời hạn ghi trên giấy | Không có thời hạn |
| Tra cứu trực tuyến | Thường chưa có trên hệ thống tra cứu văn bằng | Có thể tra trên trang của trường nếu trường đã công khai |
| Kiểm thế nào | Hỏi trường xác nhận quyết định công nhận tốt nghiệp | Tra số hiệu hoặc gửi đề nghị xác minh |
Dòng "tra cứu trực tuyến" là chỗ người nhận hay nhầm: tra số giấy tạm thời trên trang tra cứu văn bằng không ra là chuyện bình thường, vì giấy tạm thời chưa phải văn bằng có số hiệu.
Kiểm một giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Giấy tạm thời không tra được như bằng, nhưng có những đường khác để kiểm, thường còn nhanh hơn.
- Đọc số và ngày quyết định công nhận tốt nghiệp ghi trên giấy.
- Tìm trên trang của trường: nhiều trường công bố danh sách tốt nghiệp từng đợt, hoặc thông báo lễ tốt nghiệp theo đợt quyết định.
- Đối chiếu ngày quyết định với lịch tốt nghiệp của trường; giấy ghi một đợt tốt nghiệp không có trong lịch là chỗ cần hỏi.
- Đề nghị ứng viên cho xem thêm thứ trường cấp cùng lúc: bảng điểm toàn khoá, thông báo nhận bằng, tài khoản sinh viên.
- Nếu vẫn cần chắc, gửi đề nghị xác minh tới phòng đào tạo của trường, kèm sự đồng ý của ứng viên; câu hỏi là người này có tên trong quyết định công nhận tốt nghiệp số đó không.
Trường thường trả lời câu hỏi về quyết định công nhận tốt nghiệp nhanh hơn câu hỏi về văn bằng cũ, vì dữ liệu còn mới và nằm ngay ở phòng đào tạo.
Dấu hiệu một giấy tạm thời đáng ngờ
Không có số quyết định công nhận tốt nghiệp. Giấy tạm thời thật gần như luôn dẫn chiếu quyết định công nhận tốt nghiệp, vì đó là căn cứ để cấp giấy. Thiếu hẳn dòng này là điểm cần hỏi.
Ngày quyết định không thuộc đợt tốt nghiệp nào. Mỗi trường xét tốt nghiệp theo đợt. Một ngày quyết định rơi vào kỳ nghỉ, hoặc không khớp với bất kỳ đợt nào trường công bố, đáng được kiểm lại với trường.
Giấy tạm thời cấp đã quá lâu. Người tốt nghiệp nhiều năm trước mà vẫn chỉ có giấy tạm thời, không có bằng, là bất thường. Bằng thường đã được phát từ lâu; nếu thật sự chưa nhận, người đó nên giải thích được lý do và xin trường xác nhận.
Tên ngành không có trong danh mục của trường. Ngành ghi trên giấy không có trong danh sách ngành trường đào tạo vào khoá đó, hoặc dùng tên ngành theo cách gọi của trường khác.
Người ký và chức danh không hợp. Chức danh người ký không đúng với cơ cấu của trường, hoặc tên người ký không phải người đang giữ chức vụ đó vào ngày ký. Thông tin lãnh đạo trường thường được công khai trên trang của trường.
Ứng viên chưa tốt nghiệp nhưng khai là đã tốt nghiệp
Một tình huống gần với giấy tạm thời là ứng viên còn đang chờ xét tốt nghiệp, còn nợ học phần hoặc chưa hoàn thành chuẩn đầu ra ngoại ngữ, nhưng ghi trong hồ sơ là "đã tốt nghiệp". Không ít trường hợp xuất phát từ hiểu nhầm: người học nghĩ đã bảo vệ khoá luận là đã tốt nghiệp, trong khi quyết định công nhận chưa có. Cũng có trường hợp cố ý.
Cách xử lý công bằng là hỏi rõ ngay từ vòng hồ sơ: đã có quyết định công nhận tốt nghiệp chưa, số và ngày bao nhiêu. Nếu chưa, công ty quyết định có nhận người chưa tốt nghiệp vào vị trí đó không, và ghi rõ điều kiện, ví dụ tuyển với tư cách thực tập hoặc ký hợp đồng chính thức sau khi có quyết định. Cách này tránh được tình huống vài tháng sau phát hiện người đó chưa tốt nghiệp, phải xử lý như một trường hợp khai không trung thực.
Với ứng viên, điều nên biết là ghi trung thực "dự kiến tốt nghiệp tháng nào" không làm hồ sơ yếu đi, trong khi ghi sai là rủi ro thật cho chính họ.
Ghi gì vào hợp đồng và hồ sơ khi tuyển bằng giấy tạm thời
Ghi nhận đúng loại giấy đã nộp. Trong hồ sơ nhân sự ghi rõ người lao động nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, số quyết định công nhận tốt nghiệp, ngày nộp. Đừng ghi là "đã nộp bằng".
Thoả thuận thời hạn bổ sung bản sao bằng. Có thể ghi trong biên bản nhận hồ sơ hoặc phụ lục rằng người lao động bổ sung bản sao bằng khi nhận được. Không cần đặt hạn quá chặt, vì việc phát bằng phụ thuộc trường.
Không giữ bản chính. Khi người lao động mang bằng tới, chỉ đối chiếu rồi trả lại. Bộ luật Lao động 2019 cấm giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
Không gắn quyền lợi với việc nộp bằng một cách bất hợp lý. Chậm nộp bằng vì trường chậm phát không phải lỗi của người lao động. Trừ lương, trì hoãn ký hợp đồng chính thức chỉ vì lý do này là cách xử lý dễ gây tranh chấp.
Ghi kết quả đối chiếu khi nhận bằng. Khi có bằng, đối chiếu thông tin giữa bằng và giấy tạm thời, tra số hiệu, ghi kết quả vào hồ sơ.
Khi bằng chính thức không khớp với giấy tạm thời
Đôi khi, lúc người lao động nộp bằng, bạn thấy bằng khác giấy tạm thời ở một chi tiết: xếp loại, tên ngành, cách viết tên. Nhiều trường hợp có lời giải thích hợp lý: trường đổi cách ghi tên ngành theo danh mục mới, sửa một lỗi đánh máy ở giấy tạm thời, hay người học được phúc khảo sau khi giấy tạm thời đã cấp. Hỏi người lao động trước, và nếu cần, hỏi trường.
Chi tiết quan trọng nhất là xếp loại, nếu công ty tuyển người với điều kiện xếp loại nhất định. Giấy tạm thời ghi "giỏi" mà bằng ghi "khá" thì phải làm rõ ngay, vì một trong hai giấy có vấn đề, và nếu vấn đề nằm ở giấy tạm thời ứng viên nộp lúc tuyển, đó có thể là thông tin không trung thực khi giao kết.
Trường hợp hiếm hơn nhưng nghiêm trọng hơn: người lao động mãi không nộp bằng, sau một thời gian dài so với lịch phát bằng của trường. Lúc này bạn nên hỏi thẳng, đề nghị người đó xin văn bản xác nhận của trường về tình trạng cấp bằng. Có những người được cấp giấy tạm thời rồi sau đó bị huỷ quyết định công nhận tốt nghiệp vì phát hiện sai sót, hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ với trường nên chưa được phát bằng.
Sổ theo dõi gọn cho doanh nghiệp tuyển nhiều sinh viên mới
Nếu mỗi năm bạn tuyển một lứa thực tập sinh, quản trị viên tập sự, một bảng theo dõi đơn giản giúp không ai bị quên và không ai bị nhắc quá nhiều.
- Họ tên, trường, ngành, số quyết định công nhận tốt nghiệp, ngày nộp giấy tạm thời.
- Kết quả kiểm giấy tạm thời: kiểm qua danh sách công bố, qua trường, hoặc chưa kiểm.
- Thời gian dự kiến trường phát bằng, lấy từ thông báo của trường hoặc hỏi người lao động.
- Ngày nộp bản sao bằng, kết quả đối chiếu và tra cứu số hiệu.
- Ghi chú nếu có chỗ lệch và cách đã xử lý.
- Người phụ trách theo dõi và ngày nhắc tiếp theo, để việc nhắc nộp bằng không phụ thuộc trí nhớ của một người đã chuyển việc.
Bảng này chứa dữ liệu cá nhân, chỉ người phụ trách tuyển dụng nên có quyền xem. Khi người lao động đã nộp bằng và đối chiếu xong, các dòng ghi chú tạm có thể xoá.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được nhận giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời thay bằng không?
Được. Giấy tạm thời do trường cấp xác nhận việc đã tốt nghiệp trong thời gian chờ bằng. Doanh nghiệp nên kiểm giấy do trường cấp và thoả thuận việc nộp bản sao bằng khi người lao động nhận được.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời có thời hạn bao lâu?
Tuỳ trường. Nhiều giấy ghi có giá trị đến khi người học nhận bằng, một số ghi thời hạn cụ thể. Bạn đọc dòng thời hạn trên giấy và hỏi trường nếu không rõ.
Tra giấy tạm thời trên trang tra cứu văn bằng không ra có sao không?
Không sao. Giấy tạm thời thường chưa có số hiệu văn bằng nên không có trên hệ thống tra cứu. Bạn kiểm qua quyết định công nhận tốt nghiệp và danh sách tốt nghiệp trường công bố.
Người lao động chậm nộp bằng có bị xử lý không?
Nếu chậm vì trường chưa phát bằng thì không phải lỗi của người lao động. Doanh nghiệp chỉ nên hỏi rõ khi đã quá xa so với lịch phát bằng của trường, và đề nghị người đó xin văn bản xác nhận tình trạng cấp bằng.
Bằng chính thức ghi xếp loại khác giấy tạm thời thì xử lý thế nào?
Hỏi người lao động và trường để biết giấy nào phản ánh đúng. Nếu giấy nộp lúc tuyển có thông tin không đúng và xếp loại là điều kiện tuyển, đây là vấn đề cần xử lý theo quy định lao động.
Có nên giữ giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời bản chính của người lao động không?
Không. Giấy này cũng là giấy tờ xác nhận văn bằng của người lao động; công ty chỉ xem để đối chiếu rồi trả lại, giữ bản sao trong hồ sơ.