Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mình chứng nhận, nhưng không phải bảo đảm tuyệt đối trước mọi thủ đoạn làm giả. Khi kẻ gian dùng giấy tờ giả để công chứng, công chứng viên chỉ bị coi là có lỗi nếu đã không làm đúng các bước nghiệp vụ mà luật và quy trình đòi hỏi: đối chiếu bản chính, đối chiếu người thật, tra cứu thông tin ngăn chặn, xác minh khi có dấu hiệu nghi ngờ. Có lỗi thì tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường cho người bị thiệt, rồi yêu cầu công chứng viên hoàn trả; công chứng viên còn có thể bị xử lý kỷ luật, hành chính hoặc hình sự tuỳ mức độ.
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025 thay cho Luật Công chứng 2014, tiếp tục giữ nguyên tắc bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp bắt buộc đối với công chứng viên. Bài này giải thích khi nào có thể quy lỗi cho khâu công chứng, khi nào không, và người bị thiệt đi đường nào. Cách nhận ra hợp đồng công chứng giả (văn bản không hề qua tổ chức công chứng) đã có ở mục giấy tờ nhà đất, xe; ở đây là văn bản công chứng thật nhưng được lập dựa trên giấy tờ giả.
Công chứng viên kiểm những gì và tới mức nào
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng một hợp đồng chuyển nhượng, công chứng viên kiểm giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, tình trạng ngăn chặn, thế chấp của tài sản qua cơ sở dữ liệu, năng lực hành vi dân sự của các bên, và ý chí tự nguyện khi ký. Với giấy tờ có dấu hiệu bất thường, công chứng viên có quyền đề nghị xác minh, yêu cầu giám định, hoặc từ chối công chứng.
Chuẩn mực áp dụng là chuẩn của người làm nghề, không phải chuẩn của người thường. Một chủ trọ không nhận ra căn cước giả có thể được thông cảm; một công chứng viên bỏ qua dấu hiệu dễ thấy như ảnh chân dung không giống người, chữ ký khác hẳn mẫu đã lưu, sổ có số phát hành trùng với sổ khác trên cơ sở dữ liệu, thì khó được coi là không có lỗi. Ngược lại, giấy giả tinh vi đến mức chỉ giám định kỹ thuật mới phát hiện, trong khi mọi bước nghiệp vụ đã làm đủ, là tình huống công chứng viên có lý lẽ để chứng minh mình không có lỗi.
Câu hỏi "có lỗi không" vì vậy được trả lời bằng hồ sơ công chứng: lưu những gì, tra cứu lúc nào, ghi nhận gì về người yêu cầu, có ảnh chụp hay dấu vân tay lúc ký không. Hồ sơ này được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng và là chứng cứ quan trọng khi có tranh chấp.
Phân biệt các dạng sai phạm và hậu quả
Không phải văn bản công chứng nào liên quan giấy tờ giả cũng dẫn tới trách nhiệm của công chứng viên. Bảng dưới phân theo mức độ để bạn hình dung.
| Dạng việc | Lỗi của công chứng viên | Hậu quả thường gặp |
|---|---|---|
| Giấy giả tinh vi, mọi bước nghiệp vụ đã làm đủ, hồ sơ lưu đầy đủ | Thường không có lỗi | Văn bản có thể bị tuyên vô hiệu; người bị thiệt đòi kẻ làm giả |
| Bỏ qua bước đối chiếu người thật với ảnh trên giấy tờ | Có lỗi vô ý | Tổ chức hành nghề bồi thường; công chứng viên hoàn trả, có thể bị kỷ luật, xử phạt |
| Không tra cứu thông tin ngăn chặn đã có trong cơ sở dữ liệu | Có lỗi vô ý | Như trên; mức bồi thường tuỳ thiệt hại |
| Ký chứng nhận khi các bên không có mặt, hoặc chứng nhận chữ ký không phải ký trước mặt | Vi phạm nghiêm trọng quy trình | Bồi thường, xử lý kỷ luật, có thể bị tạm đình chỉ hành nghề |
| Biết giấy giả hoặc thông đồng với kẻ gian | Lỗi cố ý | Có thể bị truy cứu hình sự cùng kẻ gian; bồi thường toàn bộ |
Mức xử phạt hành chính, thời hạn đình chỉ cụ thể nằm trong văn bản hướng dẫn và nghị định xử phạt hiện hành; không nêu con số ở đây.
Ai bồi thường, và bảo hiểm nghề nghiệp đứng ở đâu
Tổ chức hành nghề công chứng là đầu mối bồi thường. Người bị thiệt không phải đi đòi từng công chứng viên. Văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nơi công chứng viên hành nghề chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra cho người yêu cầu công chứng và cho người khác.
Công chứng viên hoàn trả theo lỗi. Sau khi bồi thường, tổ chức hành nghề có quyền yêu cầu công chứng viên có lỗi hoàn trả một khoản theo quy định. Đây là quan hệ nội bộ, không làm giảm quyền của người bị thiệt.
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp là nguồn chi trả. Luật buộc công chứng viên phải được mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. Khi phát sinh bồi thường, doanh nghiệp bảo hiểm chi trả trong phạm vi hợp đồng; phần vượt hạn mức bảo hiểm vẫn thuộc trách nhiệm của tổ chức hành nghề.
Người có lỗi chính vẫn là kẻ làm giả. Trách nhiệm của khâu công chứng không thay thế trách nhiệm của kẻ gian. Trong cùng một vụ, toà có thể xác định nhiều bên có lỗi và phân chia trách nhiệm bồi thường theo mức độ lỗi, hoặc liên đới.
Người bị thiệt đòi bồi thường từ khâu công chứng: các bước
Người bị thiệt có thể là chủ tài sản thật bị mất nhà, hoặc người mua bị lừa tiền. Dù ở phía nào, cách đi cũng tương tự.
- Xin bản sao văn bản công chứng và hỏi tổ chức hành nghề về hồ sơ đã lưu; nếu bị từ chối, đề nghị cơ quan tiến hành tố tụng thu thập.
- Trình báo công an về hành vi làm giả, mạo danh; kết quả điều tra về giấy giả thường là chứng cứ then chốt cho phần dân sự.
- Gửi văn bản yêu cầu bồi thường tới tổ chức hành nghề công chứng, nêu rõ bước nghiệp vụ nào bị bỏ qua và thiệt hại cụ thể.
- Nếu không thương lượng được, khởi kiện tại toà án có thẩm quyền, yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu (nếu cần) và buộc các bên có lỗi bồi thường.
- Song song, có thể phản ánh tới Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề đăng ký hoạt động để cơ quan quản lý xem xét vi phạm nghề nghiệp.
Đây là hồ sơ đòi hỏi đọc kỹ quy trình nghiệp vụ và chứng minh lỗi. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để được xem trước hồ sơ, chỉ ra chỗ nào có cơ sở và chỗ nào chưa.
Chứng thực chữ ký khác công chứng ở chỗ nào
Nhiều giấy uỷ quyền, giấy cam kết chỉ được chứng thực chữ ký tại uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, chứ không phải công chứng nội dung. Người thực hiện chứng thực chữ ký chỉ chịu trách nhiệm về việc chữ ký đó đúng là của người đã ký trước mặt mình; họ không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Vì vậy, khi kẻ gian dùng căn cước giả để chứng thực chữ ký trên một giấy uỷ quyền, câu hỏi về lỗi của người chứng thực xoay quanh việc đối chiếu người thật và giấy tờ tuỳ thân. Còn việc giấy uỷ quyền đó có trao quyền bán nhà hay không, có hợp pháp không, là chuyện của bên nhận giấy phải tự kiểm.
Đây cũng là lý do người mua nhà không nên coi một giấy uỷ quyền "có chứng thực" là đã an toàn. Chứng thực chữ ký chỉ là một lớp kiểm hẹp. Với giao dịch nhà đất, giấy uỷ quyền thường phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định riêng, và bên mua vẫn phải xác minh với người uỷ quyền.
Ví dụ giả định: hai hồ sơ, hai kết quả
Hồ sơ thứ nhất: một người mang căn cước giả mang tên chủ đất ở Lâm Đồng đến công chứng hợp đồng chuyển nhượng. Ảnh trên thẻ giống người đến ký, thẻ có chip nhưng văn phòng chỉ nhìn mặt thẻ, không đọc chip. Thông tin trên thẻ khớp với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Công chứng viên có ghi nhận ảnh chụp lúc ký. Sau này chủ thật xuất hiện. Khi xem xét lỗi, câu hỏi đặt ra là trong điều kiện thiết bị và quy trình hiện có, việc không đọc chip có phải là bỏ qua bước cần thiết hay không. Nếu quy trình của văn phòng và hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành coi việc khai thác dữ liệu căn cước là bước phải làm, lập luận "đã làm đủ" sẽ yếu đi nhiều.
Hồ sơ thứ hai: cũng thủ đoạn đó, nhưng ảnh trên thẻ khác hẳn người đến ký, chữ ký trên hợp đồng khác rõ chữ ký trên hồ sơ cũ của chủ đất mà văn phòng đã lưu từ một lần công chứng trước. Văn phòng vẫn chứng nhận vì người môi giới quen "bảo lãnh miệng". Đây là tình huống khó tránh bị coi là có lỗi, và nếu có dấu hiệu biết mà vẫn làm, câu chuyện có thể vượt ra ngoài phạm vi dân sự.
Hai hồ sơ cho thấy điều quyết định không phải là kết quả (giấy giả lọt qua) mà là quá trình (bước nào đã làm, bước nào bị bỏ). Người bị thiệt nên tập trung chứng cứ vào quá trình, không chỉ vào kết quả.
Góc nhìn từ phía công chứng viên
Công chứng viên mỗi ngày tiếp nhận nhiều hồ sơ, chịu áp lực thời gian của khách hàng và áp lực từ những người môi giới muốn "ký nhanh". Kẻ gian biết điều đó và thường chọn lúc đông người, cuối ngày, hoặc đi cùng người môi giới quen mặt với văn phòng.
Những biện pháp mà nhiều tổ chức hành nghề đã áp dụng để tự bảo vệ: chụp ảnh người ký tại thời điểm ký, lấy dấu vân tay khi giao dịch tài sản có giá trị lớn, đọc chip căn cước thay vì chỉ nhìn mặt thẻ, đối chiếu chéo chữ ký với các hồ sơ đã lưu, và từ chối dứt khoát khi người yêu cầu từ chối các bước này. Những biện pháp đó vừa phòng gian, vừa là bằng chứng công chứng viên đã làm đủ nếu sau này có tranh chấp.
Người yêu cầu công chứng ngay thẳng không nên khó chịu khi bị kiểm kỹ. Chính sự kỹ lưỡng ấy bảo vệ tài sản của họ khỏi bị một người khác đem ra công chứng.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản công chứng bị tuyên vô hiệu thì công chứng viên có chắc phải bồi thường không?
Không chắc. Văn bản có thể vô hiệu vì giấy tờ giả mà công chứng viên không có lỗi. Trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề chỉ phát sinh khi chứng minh được lỗi của công chứng viên và mối quan hệ giữa lỗi đó với thiệt hại.
Ai có quyền yêu cầu toà tuyên văn bản công chứng vô hiệu?
Theo nguyên tắc của luật công chứng, công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền và lợi ích liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu toà án tuyên văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng vi phạm pháp luật.
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên trả tối đa bao nhiêu?
Mức chi trả phụ thuộc hợp đồng bảo hiểm cụ thể mà công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề đã mua, trong khuôn khổ quy định hiện hành. Phần thiệt hại vượt mức bảo hiểm vẫn do tổ chức hành nghề và người có lỗi gánh.
Có thể kiện thẳng công chứng viên thay vì văn phòng công chứng không?
Đầu mối bồi thường theo luật là tổ chức hành nghề công chứng. Nếu có dấu hiệu công chứng viên cố ý thông đồng, phần trách nhiệm cá nhân của họ được xem xét trong vụ án hình sự hoặc vụ án dân sự với tư cách người có lỗi cùng gây thiệt hại.
Công chứng điện tử có giảm rủi ro mạo danh không?
Luật Công chứng 2024 mở đường cho công chứng điện tử, với yêu cầu định danh và xác thực điện tử. Khi được triển khai, việc đối chiếu danh tính dựa trên dữ liệu căn cước điện tử có thể giảm rủi ro dùng thẻ giả, nhưng cách thức cụ thể phụ thuộc văn bản hướng dẫn.