Khi đối tác gửi tới một tệp hợp đồng đã ký số và nhắn "bên em ký rồi, anh chị ký nốt nhé", việc của bạn không chỉ là mở tệp, thấy dấu tích xanh rồi ký theo. Bạn đang là người nhận một văn bản điện tử, và mọi rủi ro nằm ở chỗ bạn tin vào cái gì: tin vào hình chữ ký hiện trên trang, hay tin vào chữ ký số kiểm được bằng phần mềm.
Bài này đi theo đúng thứ tự một người làm pháp chế kiêm nhiệm hay kế toán nhận hợp đồng nên làm: bảy việc kiểm, từ tệp có phải bản gốc không, chữ ký có hợp lệ không, ai đứng tên chứng thư, nội dung có bị sửa sau khi ký không, cho tới cách ký đáp lại mà không làm hỏng chữ ký của bên kia và cách giữ bản làm chứng cứ. Phần định nghĩa chữ ký số và cách đọc bảng chữ ký trong phần mềm đã có nhiều nơi viết; ở đây chỉ dùng chúng như công cụ.
Việc 1 và 2: tệp có phải bản gốc, có còn chữ ký số thật không
Nhận tệp gốc, không nhận ảnh hay bản in lại. Chữ ký số chỉ tồn tại trong tệp điện tử mà bên kia đã ký, thường là PDF hoặc tệp XML của một hệ thống. Nếu đối tác gửi ảnh chụp màn hình, bản in rồi quét lại, hoặc tệp đã bị "in ra PDF" một lần nữa, chữ ký số đã mất, chỉ còn hình. Hỏi thẳng: "Anh chị gửi giúp đúng tệp đã ký, không chuyển đổi". Tệp gửi qua ứng dụng nhắn tin đôi khi bị nén hoặc chuyển dạng; với hợp đồng, nên nhận qua thư điện tử hoặc qua nền tảng ký mà hai bên đã thống nhất.
Mở bằng phần mềm đọc được chữ ký. Một số trình xem PDF trên điện thoại và trình duyệt chỉ hiển thị hình, không kiểm chữ ký. Dùng phần mềm đọc PDF có bảng chữ ký (bảng liệt kê chữ ký, trạng thái, chứng thư) hoặc công cụ kiểm tra chữ ký số do cơ quan quản lý, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực cung cấp. Nếu phần mềm báo không tìm thấy chữ ký nào, tệp đó không có chữ ký số, dù trên trang có hình con dấu đỏ.
Đọc trạng thái, đừng đọc màu. Trạng thái hợp lệ nghĩa là tệp chưa bị sửa kể từ lúc ký và chứng thư kiểm được về một tổ chức chứng thực được tin cậy. Trạng thái "không xác định" có thể chỉ do máy bạn chưa cài chứng thư gốc, còn trạng thái "không hợp lệ" hoặc "tài liệu đã bị thay đổi" là dấu hiệu phải dừng. Gặp trạng thái lạ thì chụp lại bảng chữ ký, hỏi bên gửi và chưa ký đáp lại.
Việc 3: chứng thư đứng tên ai, có khớp với bên ký hợp đồng không
Đây là bước hay bị bỏ nhất. Một chữ ký số hoàn toàn hợp lệ về kỹ thuật vẫn có thể đứng tên một người không phải bên bạn đang giao dịch. Mở phần chi tiết chứng thư và soát:
- Tên tổ chức hoặc cá nhân trong chứng thư có trùng với tên bên ký ở đầu hợp đồng không, kể cả loại hình (công ty TNHH hay cổ phần) và mã số doanh nghiệp nếu chứng thư có ghi.
- Chứng thư là của tổ chức, của cá nhân thuộc tổ chức, hay của một cá nhân thuần tuý. Hợp đồng giữa hai công ty mà chỉ có chữ ký số cá nhân của một nhân viên thì phải hỏi thêm về thẩm quyền.
- Người ký có phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký loại hợp đồng này không. Nếu là người được uỷ quyền, xin bản giấy uỷ quyền hoặc văn bản phân công còn hiệu lực.
- Tổ chức cấp chứng thư là ai, có nằm trong danh sách được cấp phép hoặc được công nhận không. Chứng thư tự tạo trên máy tính cá nhân cũng hiện tên đẹp nhưng không có giá trị như chữ ký số công cộng.
Bài riêng về cách đối chiếu tên trong chứng thư với thẩm quyền ký nằm ở cùng danh mục này; ở đây chỉ cần nhớ: chữ ký đúng kỹ thuật chưa có nghĩa là đúng người.
Việc 4 và 5: nội dung là bản cuối, thời điểm ký hợp lý
Đối chiếu nội dung tệp vừa nhận với bản dự thảo cuối hai bên đã chốt qua thư. Những chỗ dễ lệch là giá, số lượng, thời hạn thanh toán, số tài khoản nhận tiền, phụ lục đính kèm và điều khoản phạt. Nếu bạn có bản Word cuối, dùng tính năng so sánh văn bản để quét nhanh, rồi đọc lại bằng mắt các điều khoản tiền. Một hợp đồng ký số đúng quy trình nhưng ký trên bản chưa chốt vẫn ràng buộc theo bản đã ký, không theo trí nhớ của bạn.
Tiếp theo xem thời điểm ký. Bảng chữ ký thường hiện thời gian ký; nếu có dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp thì thời điểm đó có độ tin cậy cao hơn đồng hồ máy tính của người ký. Thời điểm ký phải nằm trong thời hạn hiệu lực của chứng thư và không mâu thuẫn với nội dung, ví dụ hợp đồng ghi "lập ngày 10" mà chữ ký ghi ngày 2 tháng trước. Lệch vài ngày giữa ngày ghi trên hợp đồng và ngày ký số là chuyện thường gặp; lệch lớn hoặc ngày ký nằm sau khi chứng thư đã hết hạn thì cần hỏi rõ.
Nếu tệp có nhiều chữ ký (ví dụ giám đốc ký rồi kế toán trưởng ký, hoặc có chữ ký của bên bảo lãnh), kiểm từng chữ ký một. Phần mềm sẽ cho biết chữ ký nào bao phủ toàn bộ tệp, chữ ký nào chỉ bao phủ phiên bản trước đó.
Việc 6: ký đáp lại sao cho không làm hỏng chữ ký của bên kia
Nhiều người ký đáp lại bằng cách mở tệp, sửa một chữ, lưu, rồi ký. Thao tác đó có thể làm chữ ký trước báo đã bị thay đổi. Trình tự an toàn:
- Lưu một bản tệp nhận được nguyên trạng vào thư mục riêng, đặt tên có ngày nhận. Bản này là chứng cứ cho việc đối tác đã ký gì.
- Mở bản làm việc bằng phần mềm ký số của bạn và chọn ký thêm (ký nối tiếp) vào tệp, không chuyển đổi định dạng, không dùng tính năng in ra PDF.
- Không sửa nội dung, không thêm chữ, không chèn trang. Muốn sửa gì thì gửi lại đề nghị sửa và yêu cầu ký lại từ đầu, không tự sửa trên bản đã có chữ ký bên kia.
- Sau khi ký, mở lại tệp và kiểm cả hai chữ ký: chữ ký của đối tác vẫn hợp lệ, chữ ký của bạn hợp lệ và là chữ ký sau cùng.
- Gửi lại tệp đã đủ chữ ký cho đối tác qua cùng kênh đã thống nhất, giữ thư gửi đi kèm tệp đính kèm.
Nếu hai bên dùng nền tảng hợp đồng điện tử, việc ký nối tiếp do nền tảng lo; bạn chỉ cần tải bản cuối và nhật ký ký về lưu.
Việc 7: giữ gì để sau này làm chứng cứ
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ và được đánh giá dựa trên độ tin cậy của cách khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi, cách bảo đảm tính toàn vẹn và cách xác định người khởi tạo. Vì vậy cần giữ cả "đường đi" chứ không chỉ tệp cuối:
| Cần giữ | Vì sao | Giữ ở đâu |
|---|---|---|
| Tệp nhận được nguyên trạng | Chứng minh đối tác đã ký nội dung gì, lúc nào | Thư mục hợp đồng, có sao lưu |
| Tệp đủ chữ ký hai bên | Bản hợp đồng đã giao kết | Cùng thư mục, thêm một bản sao lưu ngoài máy |
| Thư điện tử gửi và nhận kèm tệp | Chứng minh thời điểm gửi, nhận và người gửi | Hộp thư công ty, không xoá |
| Ảnh chụp bảng chữ ký lúc kiểm | Ghi lại trạng thái hợp lệ ở thời điểm nhận | Kèm hồ sơ hợp đồng |
| Nhật ký ký nếu dùng nền tảng | Ghi các bước xác thực, địa chỉ, thời gian | Tải về, không chỉ để trên nền tảng |
Đừng chỉ giữ bản in. Bản in của tệp ký số không mang chữ ký số; khi có tranh chấp, thứ cần là tệp điện tử gốc kiểm lại được.
Nhận hợp đồng theo lô hoặc định kỳ: làm sao kiểm mà không quá tải
Doanh nghiệp nhận vài chục hợp đồng, đơn đặt hàng, phụ lục ký số mỗi tháng sẽ thấy bảy việc trên khá nặng nếu làm thủ công từng tệp. Cách giảm tải là phân loại theo rủi ro. Hợp đồng khung, hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng với đối tác mới: kiểm đủ bảy việc. Đơn đặt hàng định kỳ với đối tác quen, cùng người ký, cùng chứng thư: kiểm trạng thái chữ ký, tên trong chứng thư và các con số tiền, bỏ qua phần đã kiểm ở lần đầu.
Nên lập một danh sách ngắn cho từng đối tác: tên và mã số trong chứng thư thường dùng, người ký, hạn của văn bản uỷ quyền nếu có. Khi một tệp mới đến với chứng thư khác danh sách, đó là tín hiệu kiểm lại từ đầu chứ không phải lỗi vặt. Một số phần mềm quản lý văn bản hoặc nền tảng hợp đồng điện tử tự kiểm chữ ký khi tải tệp lên và ghi kết quả; nếu dùng, vẫn nên giữ bản tệp gốc ngoài hệ thống phòng khi đổi nhà cung cấp phần mềm.
Những tình huống nên dừng lại và hỏi thêm
Có vài dấu hiệu cho thấy không nên ký đáp lại ngay. Chữ ký báo tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký. Tên trong chứng thư khác tên bên giao dịch. Tệp đến từ một địa chỉ thư khác với địa chỉ quen thuộc, đặc biệt khi kèm yêu cầu chuyển khoản gấp hoặc đổi số tài khoản. Đối tác từ chối gửi tệp gốc, chỉ gửi ảnh. Hợp đồng giá trị lớn mà người ký là một nhân viên không rõ chức danh.
Gặp các trường hợp này, cách làm gọn nhất là gọi lại cho đầu mối quen bằng số điện thoại đã có từ trước (không dùng số ghi trong thư mới), xác nhận nội dung và người ký, rồi yêu cầu ký lại nếu cần. Một cuộc gọi năm phút rẻ hơn nhiều so với việc tranh chấp hiệu lực hợp đồng về sau. Nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc đã phát sinh tranh chấp về việc ai ký, đó là lúc nên có người làm nghề luật xem hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác ký số còn bạn ký tay trên bản in thì hợp đồng có ổn không?
Về nguyên tắc hai bên có thể ký theo cách khác nhau nếu đã thoả thuận, nhưng sẽ sinh ra hai bản không giống nhau: một tệp điện tử có chữ ký số và một bản giấy có chữ ký tay. Khi tranh chấp, khó chứng minh hai bản là một. Nên thống nhất một hình thức, tốt nhất cả hai bên cùng ký số trên một tệp.
Bảng chữ ký báo "không xác định" có phải chữ ký giả không?
Chưa chắc. Trạng thái này thường do máy bạn chưa tin chứng thư gốc của tổ chức chứng thực, hoặc phần mềm không kiểm được trạng thái thu hồi vì không có mạng. Hãy dùng công cụ kiểm tra của cơ quan quản lý hoặc nhà cung cấp, và hỏi bên gửi. Chỉ khi báo không hợp lệ hoặc tài liệu đã bị thay đổi mới là dấu hiệu nặng.
Có cần đóng dấu lên hợp đồng điện tử không?
Với văn bản điện tử, yêu cầu đóng dấu của tổ chức được đáp ứng khi văn bản được ký bằng chữ ký số của chính tổ chức đó. Hình con dấu chèn vào tệp chỉ là phần hiển thị cho dễ nhìn; giá trị nằm ở chữ ký số kiểm được, không nằm ở hình.
Ký đáp lại xong có cần gửi lại cho đối tác không?
Nên gửi. Đối tác cần tệp đủ chữ ký của cả hai bên để lưu và làm căn cứ thực hiện. Gửi qua kênh đã thống nhất và giữ thư gửi đi; thư đó cùng tệp đính kèm giúp chứng minh thời điểm bạn hoàn tất việc ký.
Nếu muốn sửa một điều khoản thì có được sửa thẳng trên tệp đã ký không?
Không nên. Sửa trên tệp đã có chữ ký của bên kia sẽ làm chữ ký đó báo đã bị thay đổi, và về mặt nội dung bạn đang tự ý đổi điều bên kia đã ký. Hãy gửi đề nghị sửa, để hai bên chốt lại bản mới và ký lại từ đầu.
Hợp đồng nhận qua ứng dụng nhắn tin có dùng được không?
Dùng được nếu tệp vẫn nguyên chữ ký số khi bạn tải về và kiểm lại thấy hợp lệ. Tuy vậy một số ứng dụng nén hoặc đổi tên tệp, và lịch sử tin nhắn dễ mất khi đổi máy. Với hợp đồng, nên nhận và gửi qua thư điện tử công ty hoặc nền tảng ký số hai bên đã thống nhất.