Với khách hàng là người nước ngoài và khách hàng là người có ảnh hưởng chính trị, Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 yêu cầu đối tượng báo cáo làm kỹ hơn mức thông thường: xác minh giấy tờ nước ngoài, xác định người có ảnh hưởng chính trị nước ngoài cùng người thân của họ, tìm hiểu nguồn tiền và nguồn tài sản, được cấp quản lý phê duyệt trước khi thiết lập quan hệ, và theo dõi giao dịch sát hơn.
Hai nhóm này không giống nhau — phần lớn khách nước ngoài không phải người có ảnh hưởng chính trị, và quy định cũng nói về những người trong nước có chức vụ theo cách khác — nhưng chúng thường được xử lý trong cùng một quy trình vì có chung khó khăn: thông tin nằm ở nước khác, khó xác minh bằng nguồn trong nước.
Vì sao hai nhóm này cần làm kỹ hơn
Với khách nước ngoài, rủi ro nằm ở khả năng xác minh. Bạn không tra được hộ chiếu nước ngoài vào cơ sở dữ liệu dân cư Việt Nam, không biết hết các mẫu giấy tờ của hàng trăm quốc gia, và nguồn tiền thường đi qua hệ thống ngân hàng nước ngoài. Thêm vào đó là yếu tố địa lý: một số quốc gia, vùng lãnh thổ được tổ chức quốc tế đánh giá là có thiếu sót lớn trong phòng, chống rửa tiền.
Với người có ảnh hưởng chính trị, rủi ro nằm ở vị trí của họ. Người giữ chức vụ cao có quyền quyết định về ngân sách, hợp đồng, giấy phép, nên có rủi ro cao hơn về nhận hối lộ, tham nhũng. Tiền từ những hành vi đó cần được "làm sạch", và tài sản giá trị cao ở nước ngoài là kênh quen thuộc.
Không nhóm nào trong hai nhóm này là kẻ tình nghi. Phần lớn khách nước ngoài mua nhà, mua vàng, thuê dịch vụ kế toán ở Việt Nam hoàn toàn hợp pháp; người có ảnh hưởng chính trị cũng có nhu cầu tài chính bình thường. Biện pháp tăng cường là để có đủ thông tin, không phải để từ chối.
Giấy tờ cần có với khách cá nhân nước ngoài
Danh mục cụ thể cho ngành của bạn cần đối chiếu văn bản hướng dẫn. Bảng dưới là bộ nền thường gặp và cách kiểm.
| Giấy tờ, thông tin | Kiểm thế nào | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hộ chiếu còn hiệu lực | Xem bản chính, đối chiếu ảnh, kiểm trang thông tin; nhiều hộ chiếu có chip đọc được bằng thiết bị phù hợp | Hộ chiếu sắp hết hạn thì ghi chú để cập nhật |
| Thị thực, thẻ tạm trú, thẻ thường trú | Đối chiếu tên, số hộ chiếu, thời hạn; mục đích thị thực có hợp với giao dịch không | Khách vào bằng thị thực du lịch mà ký nhiều giao dịch kinh doanh là điểm cần hỏi |
| Địa chỉ cư trú ở Việt Nam và ở nước ngoài | Hợp đồng thuê nhà, xác nhận nơi lưu trú; địa chỉ nước ngoài do khách khai | Cơ sở lưu trú có nghĩa vụ khai báo tạm trú cho người nước ngoài |
| Nghề nghiệp, nơi làm việc | Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, hợp đồng lao động | Người làm việc tại Việt Nam thường có giấy tờ lao động kiểm được |
| Tài khoản định danh điện tử nếu có | Người nước ngoài có thể được cấp tài khoản định danh điện tử theo quy định; kiểm trên ứng dụng như với công dân | Không phải ai cũng có, không bắt buộc với mọi giao dịch |
| Nguồn tiền | Chứng từ chuyển tiền quốc tế, tài khoản tại ngân hàng ở Việt Nam | Thanh toán trong nước theo pháp luật ngoại hối; không nhận ngoại tệ nếu không được phép |
Khi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài không phải tiếng Anh, bạn có thể yêu cầu bản dịch. Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch giúp hồ sơ chắc hơn, nhưng vẫn phải xem bản gốc.
Khách là tổ chức nước ngoài
Với doanh nghiệp, quỹ, tổ chức nước ngoài, ba lớp hồ sơ như khách tổ chức trong nước vẫn áp dụng, cộng thêm các điểm riêng:
- Giấy tờ thành lập của nước sở tại được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
- Bản dịch sang tiếng Việt khi cần, có chứng thực theo quy định.
- Người đại diện tại Việt Nam và văn bản uỷ quyền, kiểm phạm vi, thời hạn, chữ ký.
- Chủ sở hữu hưởng lợi xuyên biên giới: cấu trúc có thể qua nhiều nước, một số nơi không công khai thông tin chủ sở hữu. Xin sơ đồ sở hữu và cam kết bằng văn bản.
- Lý do kinh tế của giao dịch tại Việt Nam: công ty nước ngoài không có hoạt động gì ở Việt Nam bỗng mua bất động sản, vàng giá trị lớn cần được giải thích.
- Nơi đăng ký có thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ có rủi ro cao theo danh sách công bố không.
Hồ sơ tổ chức nước ngoài thường mất nhiều tuần để đủ, vì giấy tờ phải đi qua lãnh sự và dịch thuật. Hãy báo trước cho khách danh mục cần nộp ngay từ buổi làm việc đầu, thay vì để đến lúc ký hợp đồng mới phát hiện thiếu. Khách chuẩn bị kịp thì không ai phải chịu áp lực "làm trước, bổ sung sau".
Người có ảnh hưởng chính trị là ai
Theo cách hiểu phổ biến trong phòng, chống rửa tiền, người có ảnh hưởng chính trị là cá nhân đang hoặc đã giữ chức vụ cấp cao trong cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế, doanh nghiệp nhà nước quan trọng, quân đội, tư pháp. Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 đặt yêu cầu tăng cường rõ ràng với người có ảnh hưởng chính trị là người nước ngoài.
Yêu cầu tăng cường không chỉ áp cho bản thân người đó mà còn cho người thân — thường là cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột — và người có quan hệ mật thiết, chẳng hạn đồng sở hữu doanh nghiệp, người cùng đứng tên tài sản. Phạm vi chức vụ, mức quan hệ thân thích, và việc có áp dụng cho người trong nước hay không, cách áp dụng ra sao, cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành; quy định nội bộ của bạn nên chép lại đúng định nghĩa đó.
Một lưu ý thực tế: việc xác định một người là người có ảnh hưởng chính trị là để áp dụng biện pháp quản lý rủi ro, không phải để đánh giá con người họ. Hồ sơ nên ghi trung tính, không bình luận, và được bảo mật như mọi thông tin khách hàng khác.
Phát hiện người có ảnh hưởng chính trị khi không có cơ sở dữ liệu
Hỏi thẳng trong phiếu nhận biết. Một ô "Quý khách có đang hoặc đã từng giữ chức vụ trong cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế, hoặc là người thân của người đó không?" kèm cam kết khai trung thực. Đơn giản nhưng hiệu quả nhất với doanh nghiệp nhỏ.
Tra cứu thông tin công khai. Với khách giao dịch giá trị lớn, tìm tên trên các nguồn công khai đáng tin. Ghi lại đã tra ở đâu, khi nào, kết quả gì.
Dùng dữ liệu sàng lọc thương mại. Ngân hàng, công ty lớn thường mua dữ liệu sàng lọc. Doanh nghiệp nhỏ cân nhắc khi khách nước ngoài chiếm tỷ trọng đáng kể.
Để ý dấu hiệu gián tiếp. Nghề nghiệp khai là "công chức" nhưng giao dịch rất lớn; khách nhờ người thân đứng tên thay; công ty khách có người liên quan giữ vị trí trong cơ quan quản lý ngành.
Cập nhật trong suốt quan hệ. Một khách bình thường có thể trở thành người có ảnh hưởng chính trị khi được bổ nhiệm. Câu hỏi trong phiếu cập nhật định kỳ nên lặp lại.
Biện pháp tăng cường với người có ảnh hưởng chính trị
Khi đã xác định khách thuộc nhóm phải xử lý tăng cường, quy trình nội bộ nên có tối thiểu:
- Người quản lý cấp cao hoặc người phụ trách phòng, chống rửa tiền phê duyệt trước khi thiết lập quan hệ, hoặc trước khi tiếp tục nếu khách hiện hữu vừa trở thành người có ảnh hưởng chính trị.
- Tìm hiểu nguồn tài sản (toàn bộ của cải) và nguồn tiền (tiền dùng cho giao dịch này), có chứng từ ở mức tương xứng với giá trị giao dịch.
- Đánh giá mức hợp lý: giao dịch có tương xứng với thu nhập, tài sản đã biết của khách không.
- Theo dõi giao dịch liên tục ở mức sát hơn, rà soát mỗi giao dịch lớn.
- Cập nhật hồ sơ thường xuyên hơn khách thông thường.
- Ghi rõ toàn bộ các bước, người phê duyệt, ngày, và lý do quyết định.
Khi khách thôi giữ chức vụ, việc giảm mức biện pháp tăng cường nên dựa trên đánh giá rủi ro thực tế và hướng dẫn hiện hành, không tự động bỏ ngay.
Quốc gia rủi ro cao và tiền chuyển từ nước ngoài
Tổ chức quốc tế về chống rửa tiền định kỳ công bố danh sách quốc gia, vùng lãnh thổ cần tăng cường giám sát hoặc có biện pháp đối phó. Danh sách thay đổi theo từng kỳ, nên đừng chép một lần rồi dùng mãi. Người phụ trách tuân thủ cần có nguồn theo dõi danh sách này và cập nhật vào bảng chấm điểm rủi ro.
Với tiền chuyển từ nước ngoài, câu hỏi cơ bản là: người chuyển có đúng là khách hoặc có quan hệ hợp lý với khách không, tiền đi qua ngân hàng ở nước nào, mục đích ghi trên lệnh chuyển có khớp với giao dịch không. Ngân hàng nhận tiền ở Việt Nam đã có một lớp kiểm tra, nhưng không thay được việc doanh nghiệp bạn tự đánh giá giao dịch của chính mình.
Cuối cùng, thanh toán, niêm yết giá bằng ngoại tệ trong nước bị hạn chế theo pháp luật ngoại hối. Khách nước ngoài muốn trả bằng ngoại tệ tiền mặt cần được hướng dẫn đổi tiền ở nơi được phép. Nhận ngoại tệ trái phép không chỉ là vi phạm ngoại hối mà còn làm hồ sơ phòng, chống rửa tiền khó giải thích.
Câu hỏi thường gặp
Khách là Việt kiều mang hộ chiếu nước ngoài thì xem là khách nước ngoài hay khách trong nước?
Người mang quốc tịch nước ngoài được nhận biết theo giấy tờ nước ngoài họ xuất trình. Nếu họ đồng thời còn quốc tịch Việt Nam và có căn cước, bạn có thể nhận biết bằng căn cước và ghi thêm thông tin hộ chiếu. Ghi rõ giấy tờ nào đã dùng.
Có phải hỏi mọi khách xem họ có phải người có ảnh hưởng chính trị không?
Đưa câu hỏi vào phiếu nhận biết chung là cách đơn giản và công bằng nhất, vì không ai bị hỏi riêng. Với doanh nghiệp có ít khách nước ngoài, ít nhất phải hỏi với khách nước ngoài và với giao dịch giá trị lớn.
Khách nước ngoài chỉ có bản chụp hộ chiếu, hộ chiếu bản chính đang nộp làm thị thực thì sao?
Với giao dịch thuộc diện nhận biết, bản chụp không đủ. Có thể chờ khách nhận lại hộ chiếu, hoặc dùng giấy biên nhận của cơ quan xuất nhập cảnh kèm các giấy tờ khác nếu quy định cho phép. Không làm trước rồi bổ sung sau.
Người có ảnh hưởng chính trị trong nước có bị xử lý như người nước ngoài không?
Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 đặt yêu cầu rõ với người có ảnh hưởng chính trị nước ngoài. Với người trong nước, bạn xem văn bản hướng dẫn hiện hành và vẫn đánh giá theo bảng rủi ro chung; giao dịch không tương xứng với thu nhập luôn là lý do làm kỹ hơn.
Giấy tờ công ty nước ngoài đã hợp pháp hoá lãnh sự có còn phải kiểm nữa không?
Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận con dấu, chữ ký của cơ quan nước ngoài, không xác nhận công ty đang hoạt động hay ai là chủ thật. Bạn vẫn phải kiểm tình trạng hiện tại, người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi.