Hợp đồng do người không có quyền đại diện ký thay doanh nghiệp, về nguyên tắc, không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp đó. Bộ luật Dân sự 2015 đặt ra ba ngoại lệ: doanh nghiệp công nhận giao dịch; doanh nghiệp biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý; hoặc chính doanh nghiệp có lỗi khiến bên kia không biết, không thể biết người ký không có quyền. Ngoài ba trường hợp đó, người tự xưng đại diện phải tự chịu nghĩa vụ với bên đã giao dịch, trừ khi bên này biết hoặc phải biết chuyện thiếu thẩm quyền.
Quy tắc nằm ở Điều 142 (người không có quyền đại diện) và Điều 143 (vượt quá phạm vi đại diện) của Bộ luật Dân sự. Các bài trong mục đối tác, uỷ quyền đã hướng dẫn cách kiểm giấy uỷ quyền, người đại diện trước khi ký. Bài này đi tiếp phần sau: khi hợp đồng đã ký rồi mới lộ ra người ký không đủ quyền, hợp đồng đứng ở đâu, bên nào chịu, bên nào đòi ai.
Ba kiểu "không có thẩm quyền" hay gặp
Kiểu thứ nhất: hoàn toàn không có quyền. Người ký không phải người đại diện theo pháp luật, không có giấy uỷ quyền, hoặc giấy uỷ quyền là giả; chữ ký giám đốc bị giả mạo. Đây là trường hợp của Điều 142. Về bản chất, ý chí của doanh nghiệp chưa từng có mặt trong hợp đồng.
Kiểu thứ hai: có quyền nhưng vượt phạm vi. Trưởng chi nhánh được uỷ quyền ký hợp đồng dưới một hạn mức nhưng ký hợp đồng lớn hơn; phó giám đốc được giao ký hợp đồng mua hàng nhưng lại ký hợp đồng vay; nhân viên kinh doanh được ký báo giá nhưng ký luôn hợp đồng. Đây là trường hợp của Điều 143, và chỉ phần vượt mới không ràng buộc doanh nghiệp.
Kiểu thứ ba: đã hết quyền. Giám đốc đã bị miễn nhiệm nhưng chưa đăng ký thay đổi người đại diện; người được uỷ quyền đã nghỉ việc, giấy uỷ quyền đã hết hạn hoặc bị thu hồi mà bên kia không được báo. Kiểu này thường là chỗ tranh chấp gay gắt nhất, vì doanh nghiệp có thể chậm cập nhật, và câu hỏi "ai có lỗi" trở nên quan trọng.
Phân loại đúng là bước đầu tiên, vì hậu quả pháp lý của ba kiểu không hoàn toàn giống nhau, nhất là khi xét doanh nghiệp có lỗi hay không.
Ba ngoại lệ khiến doanh nghiệp vẫn bị ràng buộc
Doanh nghiệp công nhận giao dịch. Công nhận có thể bằng văn bản, nhưng cũng có thể bằng hành vi: nhận hàng, nhận tiền, thanh toán đợt một, xuất hoá đơn theo hợp đồng đó. Bên đã ký nên giữ lại mọi dấu vết thực hiện hợp đồng từ phía doanh nghiệp, vì đó là chứng cứ công nhận.
Doanh nghiệp biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý. Ví dụ giả định: kế toán trưởng công ty nhận được bản hợp đồng do một trưởng phòng ký vượt quyền, lưu vào hồ sơ, ba tháng không ai lên tiếng. Sự im lặng kéo dài sau khi đã biết có thể bị coi là chấp nhận. "Thời hạn hợp lý" không có con số cố định; toà xem xét theo tính chất giao dịch.
Doanh nghiệp có lỗi khiến bên kia không biết, không thể biết. Đây là ngoại lệ bảo vệ bên ngay tình. Cho người đã nghỉ việc tiếp tục giữ con dấu, giấy giới thiệu, địa chỉ email công ty; không đăng ký thay đổi người đại diện sau khi miễn nhiệm; để nhân viên dùng danh thiếp chức danh cao hơn thực tế; đều có thể là lỗi của doanh nghiệp.
Còn lại: người ký tự gánh. Nếu không rơi vào ngoại lệ nào, người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ với bên đã giao dịch, trừ khi bên đó biết hoặc phải biết. Nếu cả người ký lẫn doanh nghiệp cố ý gây thiệt hại, họ có thể phải liên đới chịu trách nhiệm.
Hậu quả theo từng tình huống
Bảng dưới gom nguyên tắc của Điều 142 và 143 thành tình huống thường gặp. Nó giúp bạn định hướng trước khi ngồi với luật sư, không thay cho đánh giá hồ sơ cụ thể.
| Tình huống | Hợp đồng với doanh nghiệp | Bên đã ký có quyền gì |
|---|---|---|
| Giấy uỷ quyền giả, doanh nghiệp không hề biết, không nhận gì | Không ràng buộc doanh nghiệp | Đòi người ký thực hiện nghĩa vụ hoặc bồi thường; tố giác nếu có dấu hiệu lừa đảo |
| Ký vượt hạn mức, doanh nghiệp đã nhận hàng đợt một | Có thể bị coi là đã công nhận | Yêu cầu doanh nghiệp tiếp tục thực hiện; giữ chứng cứ nhận hàng, thanh toán |
| Giám đốc đã bị miễn nhiệm nhưng chưa đăng ký thay đổi | Tuỳ đánh giá lỗi của doanh nghiệp | Viện dẫn thông tin đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm ký làm căn cứ ngay tình |
| Bên đã ký biết rõ người ký không có quyền | Không ràng buộc doanh nghiệp | Quyền đòi người ký bị hạn chế; khó viện dẫn ngay tình |
| Phần trong hạn mức và phần vượt hạn mức trong cùng hợp đồng | Phần trong hạn mức ràng buộc, phần vượt thì không (trừ ngoại lệ) | Chọn đơn phương chấm dứt, huỷ bỏ phần vượt hoặc toàn bộ, kèm yêu cầu bồi thường |
Khoản 3 của cả hai điều cho bên đã giao dịch ngay tình quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc huỷ bỏ giao dịch và yêu cầu bồi thường. Quyền này hữu ích khi bạn không muốn bị kẹt chờ doanh nghiệp quyết định có công nhận hay không.
Hợp đồng đã ký mới phát hiện người ký thiếu quyền: làm theo thứ tự
Đừng vội đơn phương huỷ hoặc ngừng mọi nghĩa vụ. Thứ tự dưới đây giúp bạn giữ được quyền chọn, tránh tự đặt mình vào thế vi phạm hợp đồng.
- Xác định kiểu thiếu thẩm quyền: không có quyền, vượt phạm vi hay hết quyền. Tra lại thông tin người đại diện theo pháp luật tại thời điểm ký, lưu bản tra cứu.
- Gom dấu vết công nhận từ phía doanh nghiệp: email, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán, hoá đơn, tin nhắn của người có thẩm quyền thật.
- Gửi văn bản tới người đại diện theo pháp luật hiện tại của doanh nghiệp, qua địa chỉ trụ sở và kênh chính thức, đề nghị trả lời có công nhận hợp đồng hay không trong một thời hạn cụ thể.
- Trong lúc chờ, cân nhắc tạm dừng phần nghĩa vụ chưa thực hiện, ghi rõ lý do trong văn bản để không bị coi là tự ý vi phạm.
- Nhận được trả lời không công nhận, hoặc hết thời hạn mà không trả lời: quyết định giữa yêu cầu người ký thực hiện, đơn phương chấm dứt hay huỷ bỏ, và đòi bồi thường.
- Có dấu hiệu chữ ký giả, giấy uỷ quyền giả, tiền đã chuyển đi: trình báo công an song song với hướng dân sự.
Câu hỏi về thời hạn hợp lý, chứng minh công nhận và cách tính thiệt hại phụ thuộc rất nhiều vào hồ sơ. Khi giá trị hợp đồng đáng kể, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để được đọc giúp hồ sơ trước khi gửi văn bản đầu tiên.
Ví dụ giả định: hợp đồng vật tư do giám đốc chi nhánh ký vượt hạn mức
Một công ty xây dựng ở Đồng Nai ký hợp đồng mua thép với chi nhánh Cần Thơ của một nhà phân phối. Giấy uỷ quyền của giám đốc chi nhánh ghi rõ chỉ được ký hợp đồng bán hàng tới một hạn mức nhất định; hợp đồng thực tế gấp ba lần hạn mức. Bên mua chuyển trước một phần tiền vào tài khoản đứng tên công ty phân phối, chi nhánh giao được hai đợt rồi ngừng vì trụ sở chính không duyệt thêm hàng.
Phân tích theo Điều 143: phần hợp đồng trong hạn mức ràng buộc công ty phân phối. Phần vượt về nguyên tắc không ràng buộc, trừ khi công ty công nhận hoặc biết mà không phản đối. Ở đây, tiền vào tài khoản đứng tên công ty, kế toán trụ sở chính đã ghi nhận, hai đợt hàng xuất từ kho chung: đó là những chi tiết bên mua sẽ dùng để chứng minh công ty đã biết và đã thực hiện. Ngược lại, nếu giấy uỷ quyền đã được đưa cho bên mua từ đầu và ghi rõ hạn mức, công ty phân phối có lý lẽ rằng bên mua phải biết việc vượt quyền.
Hai bên ngồi lại thường là lối ra rẻ nhất: công ty phân phối hoặc công nhận toàn bộ, hoặc thoả thuận chấm dứt phần vượt và hoàn tiền. Bài học từ phía bên mua: khi giấy uỷ quyền có hạn mức, hợp đồng vượt hạn mức phải có văn bản chấp thuận của người đại diện theo pháp luật kèm theo, ngay từ lúc ký.
Góc của doanh nghiệp bị "ký thay" mà không biết
Bài viết đến đây đứng nhiều ở phía bên đã ký. Phía doanh nghiệp cũng có lợi ích chính đáng: không ai muốn bị ràng buộc bởi chữ ký của người không được giao việc. Điều doanh nghiệp cần làm khi phát hiện là phản đối sớm và rõ ràng bằng văn bản gửi bên kia, vì im lặng kéo dài có thể bị hiểu là chấp nhận.
Cùng lúc, doanh nghiệp nên tự rà những chỗ mình có thể bị coi là có lỗi: đã thu hồi giấy uỷ quyền, con dấu, danh thiếp của người nghỉ việc chưa; đã đăng ký thay đổi người đại diện chưa; đã thông báo cho đối tác thường xuyên về thay đổi nhân sự có quyền ký chưa. Lỗi của doanh nghiệp là cửa để bên ngay tình buộc doanh nghiệp chịu trách nhiệm.
Nếu chính nhân viên của mình ký vượt quyền vì lợi ích riêng, doanh nghiệp còn phải tính tới việc xử lý kỷ luật, yêu cầu bồi thường nội bộ, và trình báo nếu có dấu hiệu tội phạm. Quy chế phân quyền ký ghi rõ hạn mức, được phổ biến cho đối tác ở mức cần thiết, là cách phòng rẻ nhất.
Những hiểu lầm khiến bên đã ký thua thiệt
Nhiều tranh chấp về thẩm quyền ký thua từ lúc ký, không phải lúc ra toà. Các hiểu lầm hay gặp:
- "Có dấu đỏ là công ty chịu." Con dấu không còn là bằng chứng thẩm quyền; người ký mới là chỗ quyết định. Bài về con dấu trên hợp đồng của đối tác đã phân tích kỹ.
- "Người đó là phó giám đốc nên ký được." Chức danh không tự sinh quyền đại diện; phó giám đốc ký phải có uỷ quyền hoặc quy định trong điều lệ.
- "Công ty đã nhận tiền rồi thì hết chối." Đúng là dấu hiệu công nhận, nhưng cần chứng minh người có thẩm quyền ở công ty biết và chấp nhận, chứ không chỉ một nhân viên nhận tiền vào tài khoản cá nhân.
- "Hợp đồng vô hiệu thì mất trắng." Không ràng buộc doanh nghiệp không có nghĩa là bạn hết đường; người ký vẫn có nghĩa vụ với bạn, và bạn có quyền đòi bồi thường.
- "Cứ ngừng thực hiện là an toàn." Ngừng mà không thông báo, không có căn cứ, có thể khiến chính bạn bị coi là vi phạm nếu sau đó hợp đồng được xác định là ràng buộc.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc ký hợp đồng trái điều lệ công ty thì hợp đồng có hiệu lực không?
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật nhưng điều lệ có thể giới hạn quyền, chẳng hạn hợp đồng giá trị lớn phải được hội đồng thành viên chấp thuận. Hiệu lực khi vi phạm giới hạn này còn phụ thuộc Luật Doanh nghiệp và việc bên kia có biết hay phải biết; nên nhờ luật sư đọc điều lệ.
Người ký thiếu quyền đã chuyển tiền cọc vào tài khoản cá nhân thì đòi ai?
Bạn đòi trực tiếp người đã nhận tiền. Nếu có dấu hiệu gian dối để chiếm đoạt, có thể tố giác về hình sự. Doanh nghiệp chỉ phải trả nếu rơi vào ba ngoại lệ, chẳng hạn doanh nghiệp có lỗi để người đó dùng danh nghĩa công ty.
Bao lâu thì coi là doanh nghiệp đã biết mà không phản đối?
Bộ luật Dân sự dùng khái niệm thời hạn hợp lý, không có số ngày cố định. Toà xem xét tính chất giao dịch, mức độ cần thiết phải phản hồi và thói quen giữa hai bên. Bạn nên gửi văn bản yêu cầu trả lời trong một thời hạn cụ thể để tạo mốc rõ ràng.
Có thể yêu cầu cả người ký và doanh nghiệp cùng bồi thường không?
Có thể, nếu chứng minh được cả hai cùng có lỗi cố ý gây thiệt hại, hoặc doanh nghiệp có lỗi dẫn tới giao dịch được xác lập. Khi đó toà xem xét trách nhiệm liên đới hoặc chia theo mức lỗi tuỳ hồ sơ.
Hợp đồng ký số mà người ký dùng chữ ký số của công ty nhưng không có quyền thì sao?
Chữ ký số chứng minh khoá ký của công ty đã được dùng, nhưng câu hỏi ai được phép dùng vẫn là câu hỏi về quyền đại diện. Doanh nghiệp để người không có quyền giữ thiết bị ký số thường bị coi là có lỗi trong quản lý.
Có nên ký lại hợp đồng với đúng người có thẩm quyền không?
Đây thường là cách gọn nhất khi cả hai bên vẫn muốn tiếp tục. Văn bản ký lại hoặc văn bản công nhận nên ghi rõ việc công nhận các phần đã thực hiện trước đó để tránh tranh cãi về giai đoạn trống.