Một tệp PDF có hình con dấu đỏ, bên cạnh là khung chữ "Ký bởi: Công ty…, ngày…" kèm dấu tích xanh: nhìn qua ai cũng nghĩ đó là văn bản đã ký số. Nhưng toàn bộ phần đó có thể chỉ là một tấm ảnh được dán vào trang. Phần mềm đọc PDF không hề thấy chữ ký nào; người nhận thì thấy đủ cả. Đây là cách làm giả văn bản điện tử rẻ nhất và cũng hay gặp nhất.
Cách phân biệt rất đơn giản nếu bạn biết chữ ký số thật nằm ở đâu: không nằm ở hình, mà nằm trong cấu trúc tệp và chỉ hiện ra trong bảng chữ ký của phần mềm. Bài này chỉ các dấu hiệu nhận ra, cách kiểm trong vài phút, và việc nên làm khi phát hiện một văn bản "trông như đã ký số" mà thực ra không có chữ ký nào. Bài chỉ nhằm giúp người nhận tự phòng vệ; làm giả hay sử dụng văn bản giả là hành vi có thể bị xử lý hình sự.
Đối tượng hay gặp tình huống này nhất là kế toán nhận chứng từ, nhân viên bán hàng nhận xác nhận thanh toán, bộ phận nhân sự nhận văn bằng bản điện tử và người dân nhận thông báo qua thư điện tử. Cùng một kỹ năng kiểm áp dụng được cho tất cả.
Chữ ký số thật nằm ở đâu trong tệp
Chữ ký số là một khối dữ liệu mã hoá gắn vào tệp, tính từ toàn bộ nội dung tệp tại thời điểm ký và chứng thư của người ký. Khi mở bằng phần mềm có chức năng kiểm, phần mềm tính lại và cho biết nội dung có còn nguyên không, chứng thư của ai, do tổ chức nào cấp. Phần "hình" mà bạn thấy trên trang chỉ là cách hiển thị cho đẹp; người ký có thể chọn hiện hình chữ ký tay, hình con dấu, khung chữ, hoặc không hiện gì cả.
Điều đó dẫn tới hai hệ quả ngược nhau mà người nhận cần nhớ. Thứ nhất, một văn bản ký số thật có thể không có hình gì trên trang, chữ ký vẫn đầy đủ trong bảng chữ ký. Thứ hai, một văn bản có hình đẹp đến đâu mà bảng chữ ký trống thì không có chữ ký số. Hình chỉ là hình, ai cũng chèn được bằng phần mềm chỉnh sửa PDF thông thường.
Kẻ làm giả hiểu rất rõ thói quen của người nhận: phần lớn mọi người đọc văn bản trên điện thoại, nơi nhiều ứng dụng xem không hiện bảng chữ ký, và phần lớn chỉ liếc góc phải phía dưới trang để tìm con dấu. Một hình đủ giống là đủ qua mắt nếu không ai mở bảng chữ ký.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của người đó trên văn bản giấy, và chữ ký số của tổ chức đáp ứng yêu cầu đóng dấu với văn bản điện tử. Giá trị đó gắn với chữ ký số kiểm được, không gắn với hình con dấu.
Dấu hiệu nhận ra hình giả chữ ký số
Các dấu hiệu dưới đây không cần kiến thức kỹ thuật, chỉ cần mở tệp và để ý:
- Bấm vào khung chữ ký mà không có gì xảy ra, hoặc chỉ chọn được như một tấm ảnh. Với chữ ký số thật, bấm vào khung thường mở thông tin chữ ký.
- Phần mềm đọc PDF không hiện thanh thông báo về chữ ký và bảng chữ ký trống.
- Phóng to thấy khung chữ hơi nhoè, răng cưa hoặc nền không đồng màu với trang, dấu hiệu của ảnh được cắt dán.
- Bôi đen thử chữ trong khung "Ký bởi" mà không chọn được chữ, vì đó là ảnh; hoặc chọn được nhưng là chữ gõ thường như phần còn lại của văn bản.
- Nhiều văn bản khác nhau của cùng một nơi có khung chữ ký giống hệt từng điểm ảnh, kể cả ngày giờ ký.
- Tệp có thông tin thuộc tính (người tạo, phần mềm tạo) là một phần mềm chỉnh sửa ảnh hoặc chuyển đổi, không phải phần mềm ký.
- Người gửi chỉ chịu gửi ảnh chụp hoặc bản in, từ chối gửi tệp gốc với lý do "file nặng", "hệ thống không cho tải".
Một dấu hiệu đơn lẻ chưa đủ kết luận, vì có văn bản thật được in ra rồi quét lại vì nhu cầu lưu trữ. Nhưng nếu bảng chữ ký trống, kết luận về pháp lý đã rõ: tệp bạn đang cầm không mang chữ ký số.
Kiểm trong năm phút
Trình tự này dùng được cho hợp đồng, giấy xác nhận, thông báo, chứng từ dạng PDF:
- Lưu tệp về máy, không mở trực tiếp trong trình duyệt hay ứng dụng nhắn tin vì nhiều trình xem không kiểm chữ ký.
- Mở bằng phần mềm đọc PDF có bảng chữ ký, hoặc tải lên công cụ kiểm tra chữ ký số do cơ quan quản lý hay tổ chức chứng thực cung cấp.
- Xem bảng chữ ký: có bao nhiêu chữ ký, trạng thái từng chữ ký, tên trong chứng thư, tổ chức cấp, thời điểm ký.
- Nếu bảng chữ ký trống mà trang có hình chữ ký số, ghi nhận tệp không có chữ ký số. Chụp màn hình kết quả kiểm.
- Nếu có chữ ký, đối chiếu tên trong chứng thư với tên hiển thị trên hình. Hình ghi "Công ty A" mà chứng thư là cá nhân B cũng là dấu hiệu bất thường.
- Liên hệ bên được cho là đã ký qua kênh bạn đã có từ trước để xác nhận, không dùng thông tin liên hệ ghi trong tệp đáng ngờ.
Những dạng hay gặp và rủi ro cho người nhận
Hình giả chữ ký số xuất hiện trong nhiều loại văn bản. Bảng sau gom các dạng hay gặp theo ví dụ giả định:
| Dạng văn bản | Cách làm giả thường thấy | Rủi ro nếu tin |
|---|---|---|
| Giấy xác nhận chuyển khoản, uỷ nhiệm chi | PDF có logo, con dấu ngân hàng và khung "đã ký số" | Giao hàng khi tiền chưa về |
| Hợp đồng, phụ lục từ đối tác lạ | Chèn hình con dấu và khung ký vào bản dự thảo | Hợp đồng không có giá trị chứng minh như bản ký số |
| Thông báo của cơ quan nhà nước | Văn bản giả có hình quốc huy và khung chữ ký số | Làm theo yêu cầu nộp tiền, cung cấp dữ liệu |
| Văn bằng, chứng chỉ bản điện tử | Chèn khung chữ ký của trường vào tệp tự soạn | Tuyển nhầm người, sai hồ sơ |
| Giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu | Ảnh chữ ký và con dấu dán vào mẫu | Giao tài sản, giao hàng cho người không có quyền |
Với chứng từ thanh toán, cách duy nhất chắc chắn là kiểm tiền đã vào tài khoản của bạn qua ngân hàng, không dựa vào bất kỳ tệp xác nhận nào bên kia gửi.
Phát hiện văn bản giả thì làm gì
Dừng giao dịch liên quan. Chưa giao hàng, chưa chuyển tiền, chưa cung cấp dữ liệu, chưa ký đáp lại. Thông báo cho người phụ trách trong đơn vị bạn để không ai khác xử lý tiếp tệp đó.
Giữ nguyên chứng cứ. Lưu tệp gốc như đã nhận, thư điện tử hoặc tin nhắn kèm theo, thông tin người gửi, ảnh chụp kết quả kiểm chữ ký. Không chỉnh sửa, không chuyển đổi tệp.
Báo cho bên bị mạo danh. Nếu văn bản mạo danh một doanh nghiệp, ngân hàng hay cơ quan có thật, báo cho họ qua kênh chính thức. Họ có thể đang bị dùng tên để lừa nhiều người khác.
Trình báo khi có dấu hiệu lừa đảo. Nếu bạn đã chuyển tiền hoặc giao tài sản dựa trên văn bản giả, trình báo cơ quan công an nơi gần nhất, kèm toàn bộ chứng cứ. Làm giả và sử dụng tài liệu giả của cơ quan, tổ chức là hành vi có thể bị xử lý hình sự; việc xác định tội danh thuộc cơ quan tiến hành tố tụng.
Khi văn bản thật nhưng đã mất chữ ký số trên đường đi
Không phải tệp nào mất chữ ký số cũng là giả. Có những đường đi làm chữ ký số biến mất dù người gửi không có ý gian: văn bản được ký thật nhưng sau đó ai đó in ra rồi quét lại để gửi; tệp được mở bằng phần mềm chỉnh sửa và lưu lại dưới dạng mới; tệp bị chuyển qua công cụ nén, ghép trang hoặc chuyển đổi định dạng trực tuyến; hoặc người gửi chụp màn hình thay vì đính kèm tệp.
Với người nhận, cách xử lý giống nhau: coi tệp đó như một bản chụp, không có giá trị của văn bản ký số, và đề nghị gửi lại đúng tệp đã ký. Một đối tác làm ăn đàng hoàng sẽ gửi lại dễ dàng. Nếu bên gửi nói không còn tệp gốc, có thể đề nghị họ ký lại bản điện tử mới hoặc gửi bản giấy có chữ ký và con dấu theo cách truyền thống. Điều cần tránh là "thôi cứ dùng tạm" bản đã mất chữ ký cho những việc liên quan tới tiền, tài sản, quyền lợi người lao động hay nghĩa vụ với cơ quan nhà nước.
Thói quen giúp đơn vị không bị lừa bằng hình
Cách phòng tốt nhất là đổi câu hỏi trong đầu nhân viên: thay vì "có con dấu chưa", hãy hỏi "bảng chữ ký có gì". Một quy định nội bộ ngắn đủ dùng: mọi văn bản điện tử làm căn cứ chi tiền, giao hàng, ký hợp đồng phải được kiểm chữ ký số bằng phần mềm, người kiểm ghi lại kết quả. Văn bản không có chữ ký số thì xử lý như bản chụp, cần xác nhận bằng kênh khác. Quy định đó nên ghi cả việc ai được quyền quyết định khi kết quả kiểm có vấn đề, để nhân viên không phải tự xoay xở dưới sức ép "khách đang chờ".
Với đối tác thường xuyên, thống nhất từ đầu hình thức gửi văn bản: gửi tệp ký số gốc qua địa chỉ thư nào, ai là người ký, chứng thư nào. Khi có tệp đến khác cách đã thống nhất, nhân viên biết ngay phải hỏi. Đào tạo năm phút cho bộ phận kế toán, bán hàng, hành chính về chuyện "hình không phải chữ ký" thường hiệu quả hơn bất kỳ phần mềm nào.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản ký số thật có bắt buộc phải hiện hình con dấu không?
Không. Hình hiển thị là tuỳ chọn của người ký. Có văn bản ký số thật không hiện hình gì trên trang, chữ ký chỉ thấy trong bảng chữ ký của phần mềm. Vì vậy không nên đánh giá văn bản qua việc có hay không có hình con dấu.
In văn bản ký số ra giấy thì còn chữ ký số không?
Không. Bản in chỉ giữ hình hiển thị, chữ ký số nằm trong tệp điện tử. Khi cần dùng bản giấy có giá trị, thường phải làm thủ tục chuyển đổi từ văn bản điện tử sang văn bản giấy theo quy định, hoặc dùng chính tệp điện tử để đối chiếu.
Mở trên điện thoại không thấy chữ ký có phải là giả không?
Chưa chắc. Nhiều ứng dụng xem PDF trên điện thoại và trình duyệt không kiểm chữ ký số. Hãy mở lại bằng phần mềm có bảng chữ ký trên máy tính hoặc dùng công cụ kiểm tra trực tuyến của cơ quan, tổ chức chứng thực trước khi kết luận.
Tự tạo hình con dấu điện tử của công ty mình để chèn vào tệp có sao không?
Chèn hình con dấu của chính đơn vị mình vào tệp không thay được chữ ký số và dễ gây hiểu nhầm cho người nhận. Nếu cần văn bản điện tử có giá trị như văn bản đóng dấu, hãy ký bằng chữ ký số của tổ chức; hình chỉ nên là phần hiển thị đi kèm chữ ký thật.
Đã giao hàng vì tin vào giấy xác nhận chuyển khoản giả thì làm gì?
Giữ toàn bộ tệp, tin nhắn, thông tin người nhận hàng, rồi trình báo công an nơi gần nhất càng sớm càng tốt. Báo cho ngân hàng bị mạo danh. Với số tiền lớn hoặc có tranh chấp với người trung gian, nên nhờ người làm nghề luật xem hồ sơ để biết hướng xử lý tiếp.
Có cách nào chắc chắn biết tệp đã bị chèn hình sau khi tạo không?
Không cần chứng minh điều đó. Với người nhận, câu hỏi quan trọng là tệp có chữ ký số kiểm được hay không. Nếu bảng chữ ký trống, dù hình do ai chèn vào và vào lúc nào, tệp vẫn không có giá trị như văn bản ký số.