Với hợp đồng điện tử, rất ít khi hai bên ký cùng một lúc. Đối tác ký số sáng thứ Hai, gửi thư; bạn mở thư chiều thứ Ba, trình giám đốc, giám đốc ký thứ Sáu. Trên trang đầu hợp đồng lại ghi "lập ngày 1". Vậy hợp đồng được giao kết ngày nào, có hiệu lực từ ngày nào, và hạn thanh toán "30 ngày kể từ ngày ký" tính từ mốc nào.
Câu trả lời ngắn: với hợp đồng bằng văn bản, kể cả văn bản điện tử, thời điểm giao kết theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự là lúc bên sau cùng ký; hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi hai bên thoả thuận khác hoặc luật quy định khác. Phần còn lại của bài giải thích vì sao, cách xác định "bên sau cùng ký" bằng chứng cứ điện tử, và cách ghi điều khoản để không phải tranh cãi về mốc ngày.
Giao kết, hiệu lực và ngày ghi trên hợp đồng: ba mốc khác nhau
Thời điểm giao kết là lúc thoả thuận hình thành. Thời điểm có hiệu lực là lúc quyền và nghĩa vụ bắt đầu ràng buộc; mặc định trùng thời điểm giao kết, nhưng hai bên có thể thoả thuận một ngày khác, ví dụ "hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên mua nhận được tiền đặt cọc" hoặc "từ ngày 1 tháng sau". Ngày ghi trên đầu hợp đồng ("lập ngày…") thì chỉ là ngày soạn hoặc ngày dự kiến, tự nó không quyết định giao kết.
Với hợp đồng giấy ký cùng buổi, ba mốc thường trùng nhau nên ít ai để ý. Với hợp đồng điện tử ký nối tiếp, chúng tách ra, có khi cách nhau cả tuần. Nhầm lẫn giữa ba mốc là nguồn của nhiều tranh cãi nhỏ: hạn giao hàng, hạn thanh toán, thời gian bảo hành, thời điểm chịu rủi ro, thời hạn thuê bắt đầu từ đâu.
Cách gọn nhất để nhớ: giao kết là chuyện "đã thành hợp đồng chưa", hiệu lực là chuyện "bắt đầu phải làm từ bao giờ", còn ngày ghi trên văn bản chỉ có giá trị khi hợp đồng nói rõ dùng nó làm mốc. Với một số loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, thời điểm có hiệu lực còn phụ thuộc vào các thủ tục đó; khi gặp loại này, đối chiếu quy định riêng thay vì áp nguyên tắc chung.
Nguyên tắc pháp lý về thời điểm giao kết
Hợp đồng bằng văn bản: bên sau cùng ký. Bộ luật Dân sự xác định thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản. Văn bản điện tử có chữ ký số là một dạng văn bản, nên nguyên tắc này áp dụng.
Đề nghị và chấp nhận. Ở tầng sâu hơn, hợp đồng được giao kết khi bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết. Khi đối tác ký trước và gửi cho bạn, tệp đó là một đề nghị; bạn ký đáp lại và gửi trả là chấp nhận. Nếu bạn sửa nội dung trước khi ký, đó là một đề nghị mới chứ không còn là chấp nhận.
Đề nghị có thể có thời hạn. Nếu bên kia ghi "đề nghị có giá trị đến hết ngày 15", việc bạn ký sau ngày đó về nguyên tắc là một đề nghị mới, bên kia có quyền không chấp nhận. Đọc kỹ thư gửi kèm tệp.
Im lặng không phải chấp nhận. Trừ khi hai bên đã thoả thuận hoặc có thói quen giao dịch như vậy, việc bạn không trả lời không có nghĩa là đồng ý. Ngược lại, nếu bạn đã thực hiện (giao hàng, chuyển tiền) theo hợp đồng chưa ký, việc thực hiện đó có thể được xem xét như hành vi chấp nhận.
Thời điểm gửi và nhận văn bản điện tử
Khi giao kết qua thư điện tử hoặc nền tảng, còn một câu hỏi nữa: chấp nhận được coi là "đến" bên kia lúc nào. Về nguyên tắc của pháp luật giao dịch điện tử, thông điệp dữ liệu được coi là đã gửi khi nó đi vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người gửi, và được coi là đã nhận khi đi vào hệ thống thông tin mà người nhận đã chỉ định và có thể truy cập được, trừ khi các bên thoả thuận khác. Đối chiếu chi tiết với Luật Giao dịch điện tử 2023 khi cần dùng trong tranh chấp.
Hệ quả thực tế: thư bạn gửi tới đúng địa chỉ thư mà đối tác ghi trong hợp đồng thì được coi là đã đến, kể cả khi họ chưa mở. Gửi tới địa chỉ cá nhân của một nhân viên không được chỉ định thì yếu hơn. Vì vậy hợp đồng nên ghi rõ địa chỉ thư nhận thông báo của mỗi bên, và hai bên nên gửi tệp đã ký tới đúng địa chỉ đó.
Nếu hai bên ký trên nền tảng hợp đồng điện tử, nền tảng ghi nhận thời điểm từng bên ký và thời điểm hoàn tất; mốc hoàn tất trong nhật ký thường được dùng làm thời điểm giao kết.
Xác định "bên sau cùng ký" bằng chứng cứ gì
Trong tranh chấp, người ta không hỏi bạn nhớ ký ngày nào mà hỏi chứng cứ nào cho thấy. Bảng dưới xếp các nguồn theo mức tin cậy thường gặp:
| Nguồn | Cho biết gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Dấu thời gian của tổ chức dịch vụ tin cậy gắn với chữ ký | Thời điểm ký được bên thứ ba xác nhận | Tin cậy cao; nên yêu cầu với hợp đồng quan trọng |
| Nhật ký của nền tảng hợp đồng điện tử | Thời điểm từng bên ký và hoàn tất | Tải về và giữ, đừng chỉ để trên nền tảng |
| Giờ ký trong chữ ký số không có dấu thời gian | Thời điểm theo đồng hồ máy người ký | Có thể bị nghi ngờ nếu máy chỉnh giờ |
| Thư điện tử gửi tệp đã ký | Thời điểm gửi và nhận tệp | Giữ thư gốc trong hộp thư, kèm tệp đính kèm |
| Ngày ghi trên trang đầu hợp đồng | Ngày soạn hoặc ngày dự kiến | Không tự quyết định thời điểm giao kết |
Khi các nguồn mâu thuẫn, ví dụ giờ ký trong chữ ký là ngày 10 nhưng thư gửi tệp là ngày 8, phải giải thích được vì sao. Phần lớn là do đồng hồ máy sai hoặc tệp được ký lại; ghi chú lại lý do ngay khi phát hiện.
Những điều khoản bị ảnh hưởng khi mốc ngày lệch
Hiểu đúng mốc giao kết và hiệu lực giúp tránh tranh cãi ở các điều khoản tính theo thời gian. Rà lại hợp đồng của bạn ở những chỗ sau:
- Hạn thanh toán "trong vòng N ngày kể từ ngày ký": ngày ký của ai, bên đầu hay bên sau cùng.
- Hạn giao hàng, hạn hoàn thành công việc tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
- Thời hạn thuê, thời hạn dịch vụ: bắt đầu từ ngày giao kết hay ngày bàn giao.
- Hiệu lực của bảo lãnh, đặt cọc: bên nhận cọc có nghĩa vụ từ lúc nào.
- Thời hạn bảo hành, thời hạn khiếu nại chất lượng.
- Điều khoản đơn phương chấm dứt "sau N ngày kể từ ngày ký".
- Các mốc liên quan tới hoá đơn và kê khai: phần này thuộc nghiệp vụ thuế, chỉ cần lưu ý hợp đồng và hoá đơn nên khớp mốc.
Chỗ nào đang ghi "kể từ ngày ký", hãy cân nhắc đổi thành "kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực" và định nghĩa rõ ngày hiệu lực ở một điều riêng.
Ghi điều khoản để khỏi tranh cãi về ngày
Vài câu chữ trong hợp đồng giúp hai bên không phải dò lại nhật ký sau này. Thứ tự gợi ý khi soạn hoặc góp ý hợp đồng điện tử:
- Một điều nói rõ hình thức giao kết: các bên ký bằng chữ ký số, hợp đồng được giao kết khi bên sau cùng ký và gửi tệp tới địa chỉ thư đã chỉ định của bên kia.
- Một điều nói rõ ngày hiệu lực: trùng ngày giao kết, hoặc một ngày cụ thể, hoặc khi có sự kiện nhất định xảy ra.
- Mọi thời hạn khác tính từ ngày hiệu lực, không tính từ "ngày ký" chung chung.
- Ghi địa chỉ thư nhận thông báo của mỗi bên và nghĩa vụ báo khi đổi địa chỉ.
- Nếu hai bên đã thực hiện một phần trước khi ký (ví dụ đã giao hàng mẫu), thêm một điều ghi nhận phần đã thực hiện thay vì ghi lùi ngày hợp đồng.
Ghi lùi ngày hợp đồng để "khớp" với việc đã làm trước đó là thói quen nên bỏ: với văn bản ký số, thời điểm ký vẫn nằm trong chữ ký và nhật ký, sự lệch sẽ lộ ra và có thể gây rắc rối với cơ quan quản lý, bảo hiểm hay thuế.
Tình huống hay gặp khi bạn là bên nhận
Ví dụ giả định: công ty bạn nhận hợp đồng mua hàng do bên bán ký số ngày 3, trong thư ghi "bên em giữ giá đến hết ngày 7". Bạn ký ngày 10 vì chờ giám đốc đi công tác về. Bên bán giao hàng với giá mới, nói giá cũ đã hết hạn. Về nguyên tắc, chữ ký ngày 10 của bạn là một chấp nhận muộn, bên bán có quyền coi đó là đề nghị mới. Nếu bên bán vẫn im lặng và giao hàng theo hợp đồng đã ký, tình hình phức tạp hơn và phụ thuộc vào trao đổi giữa hai bên.
Ví dụ giả định thứ hai: hợp đồng thuê kho ghi "thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký", bên cho thuê ký ngày 1, bạn ký ngày 20. Bên cho thuê tính tiền từ ngày 1, bạn tính từ ngày 20. Theo nguyên tắc chung, hợp đồng giao kết ngày 20; nhưng nếu bạn đã nhận bàn giao kho từ ngày 1 thì câu chuyện chuyển sang việc sử dụng thực tế. Cả hai ví dụ cho thấy cách phòng tốt nhất là ký nhanh trong thời hạn đề nghị, hoặc trả lời bằng thư khi biết sẽ ký muộn, và ghi điều khoản ngày hiệu lực rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ghi "lập ngày 1" nhưng ký số ngày 5 thì ngày nào là ngày ký?
Ngày ký là thời điểm chữ ký số được tạo, thể hiện trong chữ ký hoặc dấu thời gian. Ngày "lập" ghi trên trang đầu chỉ là ngày soạn. Nếu hai bên muốn hợp đồng có hiệu lực từ ngày 1, cần ghi rõ điều khoản hiệu lực, không dựa vào dòng "lập ngày".
Đối tác ký trước, bạn ký sau thì hợp đồng có hiệu lực từ lúc bạn ký hay lúc đối tác nhận được tệp?
Theo nguyên tắc chung với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết là lúc bên sau cùng ký. Trong thực tế, nên gửi tệp đã ký cho đối tác ngay và hợp đồng nên ghi rõ cách xác định, để hai bên không phải tranh luận về khoảng cách giữa lúc ký và lúc gửi.
Ký số vào ban đêm hoặc ngày nghỉ có được tính không?
Có. Không có quy định chung cấm ký vào ngày nghỉ hay ban đêm. Thời điểm ký vẫn là thời điểm ghi nhận trong chữ ký hoặc dấu thời gian. Các thời hạn tính theo ngày làm việc thì đọc theo cách hợp đồng định nghĩa.
Có nên ghi lùi ngày hợp đồng điện tử cho khớp với ngày bắt đầu làm việc không?
Không nên. Thời điểm ký nằm trong chữ ký số và nhật ký, ngày ghi lùi sẽ mâu thuẫn với dữ liệu đó. Cách đúng là ghi ngày hiệu lực hoặc ghi nhận phần việc các bên đã thực hiện trước khi ký trong một điều khoản riêng.
Nếu hai bên cùng ký trên nền tảng thì lấy mốc nào?
Thường lấy mốc hoàn tất trong nhật ký của nền tảng, tức là lúc người ký cuối cùng xác thực xong. Tải nhật ký về và giữ cùng tệp hợp đồng, vì đó là chứng cứ chính về thời điểm giao kết.